operations | 7 mins read

5 خطوات سهلة لأتمتة نظام ساعة لكمة الموظف الخاص بك

5 easy steps to automating your employee punch clock system
Victoria Brunette

By Victoria Brunette

إدخال الخاص بك موظف جديد لكمة على مدار الساعة يأخذ بعض الأعمال الإعدادية

تشغيل أي عمل ناجح يأخذ التخطيط والصبر والعين جيدة للتفاصيل. من إجراء المقابلات وتوظيف الموظفين، والبحث وإطلاق أحدث السبل الترويجية، على طول الطريق إلى تحديد كيفية تنفيذ التكنولوجيا الجديدة - هناك الكثير للتفكير والعديد من النقاط التي تتطلب اهتمامك غير المجزأ.

لسوء الحظ، هذا يعني أن هناك أيضا الكثير من المجال للأخطاء. يعرف كل مدير أنه حتى أصغر خطأ يمكن أن ينفجر في قضية ضخمة ومكلفة إذا لم يتم الاهتمام بها على الفور، وهذا ينطبق بشكل خاص على عالم التكنولوجيا سريعة الخطى للأعمال. معظم الشركات لديها خطط طوارئ عندما تسوء الأمور، خطة عمل للتخفيف من الأضرار وإنقاذ أكبر قدر ممكن من الوقت والموارد. انها فكرة جيدة لخلق مجموعة من الخطوات لاتخاذ عندما تخرج الأمور عن السيطرة، ونحن على استعداد للمراهنة لديك على الأقل خطة طوارئ واحدة أو اثنين من خطط الطوارئ الخاصة بك بالفعل.

لكن ألن يكون من الأفضل تجنب الأخطاء في المقام الأول؟ نعتقد ذلك، وهذا هو السبب في أننا أنشأنا هذا الدليل السريع من خمس خطوات سهلة لأتمتة نظام ساعة لكمة الموظفالخاص بك. نظام لكمة الوقت الخاص بك هو الاتصال الرئيسي بين الموظفين والإدارة، لذلك يستحق اهتمامك غير المجزأة عندما يحين الوقت للترقية. على الرغم من أن هذه المقالة سوف تركز على أنظمة وإجراءات لكمة وقت الموظفين، يمكن بسهولة تعديل هذه الخطوات لأي تغييرات تقنية تحتاج إلى القيام بها داخل عملك.

لماذا تبدأ مع نظام ساعة لكمة؟

كما ذكرنا بإيجاز أعلاه، فإن نظام الساعة لكمة الموظف هو اتصالك الرئيسي بموظفيك. يستخدم الموظفون هذا النظام للتحقق من الجداول الزمنية الخاصة بهم، على مدار الساعة من العمل والخروج منه، وتتبع مقدار ما حصلوا عليه. سيرى الموظفون هذا النظام مرتين على الأقل في اليوم، وسيتفاعلون معه وسيعتمدون عليه.

على الجانب الإداري، يظهر لك نظام ساعة لكمة الموظفين الذين يؤدون بشكل جيد، أي منهم يدعو في كثير من الأحيان، والتي على مدار الساعة في وقت متأخر. فهو يساعد المحاسبة على تتبع شيكات الرواتب، وهو المصدر الرئيسي للبيانات التي تحتاجها من أجل التوصل إلى خطة ميزنة العمل والالتزام بها.

نظرًا لأن حل الساعة المثقبة الذي تختاره لاستخدامه لنشاطك التجاري يلعب دورًا رئيسيًا في نجاح شركتك، يمكنك معرفة سبب اقتراحنا البدء من هنا عندما تقرر ترقية أنظمة أعمالك الحالية.

دون مزيد من اللغط، وهنا لدينا 5 خطوات سهلة لأتمتة نظام ساعة لكمة الموظف الخاص بك.

طرح الأسئلة الصحيحةأولا

وقبل كل شيء، تحتاج إلى تحديد المشاكل التي تحاول حلها عن طريق الترقية نظام ساعة لكمة الخاص بك. هل القديم الخاص بك بطيء، مرهق، أو عرضة للكسر؟ هل موظفيك يشتكي من إجراءات لكمة الوقت؟ هل كل مرة تستغرق لكمة وقتا طويلا لإكمالها، أم أن هناك الكثير من الأخطاء في نهاية كل أسبوع؟ هل تشك في أن الموظف مذنب بسرقة الوقت، يكلف شركتك الكثير من المال؟


هذه كلها أسباب شائعة لماذا الشركات الصغيرة والمتوسطة قد تنظر في الترقية إلى نظام ساعة لكمة. لقد أصبح من المعرفة الشائعة في السنوات القليلة الماضية أن الحل الرقمي، لكمة الوقت المحمول وحضور الموظفين يحل القضايا المذكورة أعلاه، بالإضافة إلى بعض. إذا كان هذا يبدو مثلك، فقد حان الوقت لجعل التبديل.

اكتب أسئلتك ومخاوفك وقضايا أسفل. ستحتاج إلى هذه القائمة في الخطوة التالية، لذا كن شاملاً. إذا كان لديك مخاوف أخرى غير نظام ساعة لكمة، يمكنك كتابة تلك، أيضا، ولكن إبقاء ذلك على قائمة منفصلة. سنغطي تلك الأشياء الأخرى في الخطوة الخامسة

خطة، خطة، خطة لا

يمكننا التأكيد على هذه الخطوة بما فيه الكفاية. كل الأعمال التجارية، بغض النظر عن صناعتك، يجب أن تأخذ الوقت وتنفق الجهد للبحث والتخطيط، ومن ثم التخطيط أكثر قليلا. أنت تعرف لماذا تقوم بالتغيير - لقد غطينا ذلك في الخطوة الأولى - لذا حان الوقت الآن لمعرفة كيفية القيام بذلك. احصل على قائمتك، واطلاق متصفح الويب. حان الوقت لإيجاد حلول!

أ. ستحتاج إلى البحث عن خيارات الساعة الخاصة بك واختيار واحد مرن، ويمكن أن يتطور مع شركتك (لذلك لن تضطر إلى تبديل الحلول مرة أخرى في المستقبل)، وبأسعار معقولة، وبسيط الإعداد.

نقاط المكافأة إذا كان المرشحون الخاص بك تقدم خدمة العملاء رهيبة وتمحاكمة مجانية.

مقارنة العقود — نقترح العثور على العقود التي لا تتطلب عقدا؛ عدم وجود عقد يمنحك المزيد من الحرية، كما يساعدك على التحكم في أموالك أيضًا. اسأل عن الميزات الإضافية والتوافق أيضًا. تريد أن تعرف ما يقدم كل حل على مدار الساعة لكمة، ومن ثم مقارنتها بقائمة القضايا الحالية. اختيار واحد الذي يحل معظم، إن لم يكن كل شيء.

ب. بمجرد اختيار نظام ساعة جديد، قم بإعداد قائمة بجميع موظفيك، بما في ذلك أرقام موظفيهم، أو أي شيء تستخدمه للتعرف عليهم في نظامك الخاص. ومن شأن جمع كل هذه المعلومات الآن أن يعجل بعملية دخول الجميع إلى النظام الجديد في وقت لاحق. كما أنها طريقة رائعة لتتبع الموظفين الذين لم يتم إدخالها في النظام الجديد حتى الآن، لذلك حافظ على هذه القائمة في متناول اليد حتى اكتمال التبديل الخاص بك بنسبة 100٪!

ج: ليست فكرة سيئة أن تأخذ هذا الوقت لتجاوز اللوائح المحلية لعملك. تأكد من أنك في حالة امتثال حاليًا، وإذا لم تكن كذلك، قم بإصلاحه! قواعد العمل يمكن أن تتغير بسرعة وأحيانا تحدث دون إشعار كبير، وخاصة إذا كنت مثل معظم المديرين ودفن رأسك في الأوراق والمهام اليومية. قبل تنفيذ نظام لكمة الوقت الجديد الخاص بك، تحدث إلى القسم القانوني الخاص بك وتأكد من أنك في الامتثال تماما. إذا لزم الأمر، قم بإجراء التغييرات التي تحتاج إليها قبل الحصول على كل شيء آخر الإعداد. الأمر يستحق القليل من الجهد الإضافي الآن للمساعدة في منع التباطؤ عند البدء في تنفيذ نظام ساعة المثقاب الجديد. تذكر: نحن نحاول تجنب المشاكل تماما، وليس إيجاد طرق لتجربة خطط الطوارئ لدينا.

منحهم شيئا للحديث عنه... وطريقة للقيام بذلك

give them something to talk about and a way to do it

بالطبع، الإدارة هي المسؤولة ولها الحق والمسؤولية لإجراء تغييرات عندما يحين الوقت. لكن هذا لا يعني أنك لا يجب أن تبقي موظفيك على علم بالوضع. في الواقع، إجراء تغيير مثل هذا دون إعلامهم هو وسيلة رائعة لإثارة ضجة في غرفة الموظفين - وهذا ليس من النوع الجيد، سواء. التحول إلى ساعة مثقبة المحمول ونظام الحضور هو فرصة مثالية للتواصل مع موظفيك، وإنه وقت رائع لإظهار أنك تستمع أيضًا.

إعداد اجتماع، كتابة حزمة تشرح التغييرات (لماذا وكيف ومتى، على سبيل المثال)، أو القيام بأشياء أكثر قليلا عرضا والتخطيط لشواء موظف أو نزهة للذهاب على الأساسيات. تعتمد الطريقة التي تختار بها إبلاغ الموظفين والحصول على تعليقاتهم على سياسات شركتك وتناعيتها، لذا اذهب مع كل ما يبدو صحيحًا. النقطة الرئيسية هنا هي أن موظفيك يستحقون أن يكونوا في الحلقة، لذا تأكد من منحهم الفرصة ليتواجدوا هناك.

وهذا يعني منحهم الوسائل لتقديم ردود الفعل، أيضا. بعض الناس لن يشعرون بالراحة في الشكوى أو تثير المخاوف شخصياً، ولا بأس بذلك. أي شيء ينطوي على حضورهم و راتبهم لا بد أن يجعلهم عصبيين بعض الشيء. أظهر لهم أنك تفهم، والاستماع عندما تثير القلق، ومحاولة لإيجاد طرق للتخفيف من مخاوفهم. امنح الموظفين طريقة للاتصال بك بشكل خاص، فقط في حالة عدم شعورهم بأنهم يستطيعون قول شيء وجها لوجه. الهدف هو الشفافية وإظهار موظفيك يهمك مخاوفهم وأفكارهم.

تدريب وضبط

من خلال هذه الخطوة، كنت على استعداد لتثبيت نظام ساعة لكمة الموظف الجديد، وينبغي أن يكون موظفيك على متن الطائرة أيضا. حتى لو كان لا يزال لديهم مخاوف، تذكر أنه أمر طبيعي، وتبين لهم على سبيل المثال أنه يمكنك التعامل مع أي شيء قد ينشأ. من الناحية المثالية، كنت قد اخترت لكمة الوقت المحمول والحضور الحل الذي يأتي مع الإعداد السوبر بسيطة وسريعة. إذا كان لديك للذهاب من خلال أدلة معقدة ورسائل البريد الإلكتروني المحبطة والمكالمات الهاتفية إلى مزود نظام ساعة لكمة، ربما كنت قد اخترت الحل الخاطئ لعملك.

أتذكرين ما قلناه عن التجارب المجانية و بدون عقود؟ هذه الخطوة هي المكان الذي تأتي فيه تلك الاقتراحات في متناول اليدين. إذا كنت لا تحب عملية الإعداد أو عملية التدريب، فمن المحتمل أنك لن تحب النظام أيضًا. تراجعوا قبل فوات الأوان! هناك الكثير من التطبيقات القوية، وبأسعار معقولة، والمرونة على مدار الساعة لكمة في السوق لتكون عالقة باستخدام شيء تكره.

في كلتا الحالتين، عندما يتم إعداد كل شيء، حان الوقت لتدريب الجميع. هذا هو الوقت المناسب للمديرين والمشرفين وجميع الموظفين لمعرفة كيفية عمل نظام ساعة لكمة الجديد، وكيفية الإبلاغ عن أي مشاكل أو إعطاء ردود الفعل، وماذا تفعل إذا حدث خطأ ما. هذا هو المكان الذي تؤتي ثماره كل أعمالك الإعدادية! لديك قائمة موظفيك وأرقام هويتهم كلها جاهزة للذهاب، لذلك جعل الجميع في النظام يجب أن يكون قطعة من الكعكة. إذا كنت تستخدم نظام بيومترية - بصمات الأصابع - فمن الواضح أن موظفيك سوف تحتاج إلى الحضور عند إعداد كل شيء، ولكن نظام لكمة الوقت الرقمي الصحيح سيسمح لك بإجراء تغييرات في أي وقت بسيطة، وفي الوقت الحقيقي.

بعد كل شيء قيد التشغيل، إذا كنت تسمع تقارير غير سعيدة من الموظفين، قد تحتاج إلى النظر أعمق في تعليقاتهم ومعرفة ما إذا كان هناك حاجة إلى مزيد من التدريب أو إذا كان النظام لا يعمل بشكل صحيح. يمكنك الحفاظ على نظام ساعة لكمة القديم الخاص بك يعمل جنبا إلى جنب مع واحد جديد، فقط لبضعة أسابيع، في حالة. فكر في النظام القديم مثل عجلات التدريب. يمكنك إزالته تماما عندما يبدو أن الجميع قد تعلم نظام ساعة لكمة جديدة.

كن مستعدًا للمستقبل قد

تفكر في أن الخطوات لأتمتة نظام الساعة لكمة الموظف الخاص بك يجب أن تنتهي عند رقم 4، ولكن تحمل معنا لحظة. الترقية إلى نظام رقمي متحرك لكمة وقت الموظفين والحضور ليست سوى الخطوة الأولى في خطة أكبر بكثير. يمكنك، بالطبع، تجربة هذا النظام لفترة من الوقت قبل إجراء أي تغييرات كبيرة إضافية، ولكن هذا لا يعني أنك لا يجب أن تكون مستعدًا للمستقبل. أتذكر الخطوة الثانية؟ كل شيء يتعلق بالتخطيط، وبفضل الإنترنت، من السهل البقاء على اطلاع على أحدث الاتجاهات في تكنولوجيا الأعمال.

سيأتي اليوم عندما يكون كل شيء رقمي، وليس فقط نظام لكمة الوقت، فلماذا لا تكون مستعدة الآن؟ والأفضل من ذلك، يمكنك البدء في إجراء التبديل اليوم عن طريق تغيير جميع أنظمة أعمالك ببطء إلى إصدارات الجوال. بمجرد أن ترى مدى كفاءة وخالية من الأخطاء حل ساعة الموظف المحمول لكمة، نراهن أنك ستشعر بالفضول لمعرفة كيف يمكن لتطبيقات الإنتاجية الأخرى أن تساعد أيضًا. لهذا السبب نقول أن الخطوة 5 هي إعداد عملك للمستقبل؛ ولكن كيف، بالضبط، هل تستعد للمستقبل؟

انظر إلى عملك - اسأل نفسك ما يمكن أن يكون أفضل ثم ابدأ هذه العملية مرة أخرى. هل صادف أنك قمت بعمل قائمة ثانية خلال الخطوة الأولى؟ الأشياء التي تحتاج إلى أن تكون أفضل، ولكن لم تكن مرتبطة بنظام لكمة الوقت؟ إذا كان الأمر كذلك، فهذا مكان جيد للبدء؛ هذه هي العناصر التي تعرفها بالفعل، لذا فهي تحتاج إلى اهتمامك. يمكنك أيضا أن تسأل الموظفين ما يعتقدون. بما أنهم على الخطوط الأمامية لعملك، فهم يعرفون ما يعمل وما يمكن أن يستفيدوا من بعض المساعدة. احصل على آرائهم، انظر ماذا سيغيرون!

لا تكن سريعاً جداً، على الرغم من ذلك. اختر منطقة واحدة في كل مرة يمكن أن تستخدم بعض المساعدة، وانظر إلى التطبيقات والحلول الأخرى التي تعمل بشكل جيد مع نظام ساعة المثقاب الجديد. نأمل أن تكون قد اخترت واحدًا يحتوي بالفعل على قائمة كبيرة من التطبيقات المتوافقة، لذا سيكون المفتاح الكبير التالي أسهل. الآن يتم إعداد هذا للمستقبل!

1542069596

كيف يحفظ التحول إلى حل لكمة الوقت الرقمي

المال. الوقت. الإجهاد والإحباط. القوى العاملة. ويؤثر سوء التخطيط والأدوات ذات الجودة المنخفضة والعمليات غير الفعالة على كل هذه الأمور. كانت هذه حقيقة حياة للشركات منذ فجر الزمن. يتم تكليف المديرين والمشغلين المالكين كل يوم بمهمة تكاليف الحلاقة وإيجاد طرق أفضل وأكثر كفاءة للقيام بالأشياء.

نحن نعيش في وقت من التقدم التكنولوجي الكبير الذي يوفر الوقت والمال وحتى البيئة. دعونا ننظر إلى أنظمة لكمة قديمة، على سبيل المثال. كانت عادة كبيرة، ثقيلة، آلات عالية الكعب التي تحتاج إلى صيانة متكررة أو حتى لاستبدالها بالكامل. كان على الموظفين استخدام بطاقات لكمة الورق. كانت الآلات والبطاقات على حد سواء مضيعة كبيرة للموارد - ليس فقط المال والقوى العاملة، ولكن الموارد المادية أيضا. أين تعتقد أن كل أجزاء ساعة الوقت المكسورة ذهبت؟ وماذا عن كل تلك الورقة منذ أسابيع مضت؟

تعمل تطبيقات ساعة المثقاب الرقمية المحمولة على إزالة الآلات عالية الكعب والورق المهدئ، مما يجعل الساعة في العملية أسرع وأكثر كفاءة وأقل تكلفة. يتم تخزين البيانات في السحابة، مما يجعلها سهلة الوصول إليها من قبل أي أجهزة متصلة. وهذا يعني أن التقارير هي دائما مجرد نقرة أو انتقاد بعيدا. حتى لو حدث شيء كارثي لعملك المادي، فإن جميع بياناتك آمنة وسليمة في السحابة وسيتم دفع موظفيك في الوقت المحدد والمبلغ الصحيح. لا يمكنك قول الشيء نفسه لتلك الديناصورات القديمة مع البطاقات الورقية.

الآن، تخيل كفاءة وسهولة الوصول إلى هذا التطبيق على مدار الساعة لكمة توسعت إلى التحكم في المخزون، وسلامة الأغذية، وجدولة النوبات، وقوائم المهام اليومية، وسجلات الموظفين. ماذا عن التواصل في الوقت الحقيقي مع جميع فروعك، حتى لو لم تكن حاضراً جسدياً؟ التكنولوجيا يمكن أن تفعل كل ذلك. في الواقع، انها تفعل ذلك الآن. يمكنك شراء معدات جديدة وتثبيت برامج معقدة، ولكن ألن يكون من الأسهل ببساطة استخدام ما يملكه معظم الناس في جيوبهم على أي حال؟ الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية والأجهزة المحمولة من جميع الأشكال والأحجام - وهذا هو مستقبل الأعمال، والمستقبل هو الآن.

هل حصلنا على انتباهك؟ إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول إدارة الأعمال الصغيرة والمتوسطة باستخدام تطبيقات الإنتاجية من جميع الأنواع، فتحقق من بعض مقالاتنا الأخرى.

27 cta content inline and exit intent

اطلع على آراء العملاء.

smb business management logo famousdaves
"ثقة عملائنا هي المحرك الرئيسي لنجاحنا. فالعميل يرغب دومًا في الحصول على طعام جيد المذاق، ولا يتسبب في إصابته بالأمراض. يجعلنا Zip HACCP على توافق دائم بلوائح نظام تحليل المخاطر و نقاط التحكم الحرجة HACCP ولوائح هيئة الدواء والغذاء الأمريكية من خلال الحلول المتكاملة للتحكم في درجة الحرارة، ومراقبة جودة الغذاء، وإعداد التقارير حول المهام. نستخدم كذلك حزمة Zip Inventory لتوفير الوقت أثناء أعمال الجرد، وكذلك توفر لنا قدرة أكبر على التنبؤ بمتطلبات المشتريات. تطبيقات Hubworks لإدارة الأعمال تعتبر الحل المثالي لمطاعم الشركة."

,

حضور ندوة عبر الإنترنت

الندوات التي ننظمها عبر الإنترنت هي طريقة رائعة لمعرفة المزيد من المعلومات.

تسجيل الاشتراك