scheduling | 3 mins read

7 خطوات لإنشاء سجل جدول عمل مع برنامج إدارة المهام

7 steps to creating a work schedule log with task management software
Caroline Sams

By Caroline Sams

أحد جوانب إدارة الأعمال التي غالبا ما يتم تجاهلها هو ضرورة إنشاء جدول عمل للموظفين. في هذه المقالة، نناقش الخطوات السبع لجعل هذه الأداة الأساسية وكيف يمكن لتطبيق جدولة المحمول تسريع العملية.

هناك جوانب لإدارة الأعمال التي لا يدرك العديد من المسؤولين عندما يبدأون منصبهم. في أغلب الأحيان، تتضمن هذه الجوانب أشياء مثل أدوات الجدولة والمخزون والطلب وإدارة المبيعات. كل هذه الجوانب مهمة، لكنها لا تزال تستبعد أحد المكونات الرئيسية لإدارة أعمال ناجحة؛ هذا المكون هو سجل جدول عمل الموظف.

يمكن أن تأتي سجلات جدول عمل الموظفين في مجموعة من الأنماط ويمكن استخدامها لإدارة وتوثيق عدد كبير من ميزات متوسط تجربة النوبات. ومن بين هذه الميزات إدراج كلمات الثناء، وأي شكاوى قد تكون قد وردت، وأي إجراءات إيجابية (أو سلبية) رئيسية يتخذها موظفوك؛ الخيارات تبدو غير محدودة.

في هذه المقالة، سنقوم بتقديم الخطوات السبع لإنشاء سجل جدول عمل من خلال استخدام برنامج إدارة المهام. بعض هذه الخطوات قد تبدو أكثر بديهية من غيرها، ولكن كلها ضرورية لاستكمال ليس فقط سجل جدول الأعمال حسن المظهر، ولكن واحد الذي هو أيضا وظيفية للغاية. بحلول الوقت الذي ننتهي فيه، يجب أن يكون لديك قبضة قوية جدا على هذه العملية، والطرق التي يمكن أن يقف بها سجل العمل اليومي للموظفين لصالح عملك.

تحديد احتياجات إدارة المهام الخاصة بك

determine your task management needs 802

هذه الخطوة الأولى هي دائماً الخطوة التي يبدو أن الأشخاص يتغاضى عنها، بغض النظر عما إذا كنا نناقش سجل جدول عمل الموظف أو جداول بيانات المخزون أو قوالب الجدولة (مثل قالب جدول عمل excel أو قالب جدول موظفي Microsoft). لهذا السبب، سنكرر، تحتاج إلى معرفة ما تحتاج إليه هذه الأداة للقيام به لنشاطك التجاري قبل أن تتمكن من إنشائها. إذا كنت بحاجة إلى وظيفة تقويم لجدولة المواعيد، فتأكد من تحديد وإنشاء سجل يحتوي على واحد، بحيث يلبي هذه الحاجة. يمكن أن يساعد وضع كل هذه الاحتياجات في الاعتبار بشكل كبير عندما يتعلق الأمر إما بإنشاء سجل جدول عمل للموظفين أو شراء نظام سجل العمل.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

تعيين كل شيء لإدارة المهام أكثر فعالية

بمجرد معرفة ما تحتاجه من سجل جدول عمل الموظف، تحتاج إلى تحديد بالضبط ما سوف تحصل عليه هذه العناصر هناك. تعريفها، وتنظيمها حسب الموضوع إذا كان ينطبق (أي، جميع الاحتياجات المتعلقة بالمخزون معا، وجميع احتياجات التحول اليومية، وما إلى ذلك)، ومن ثم العمل للتأكد من أنك قد وصلت إلى كل نقطة تحتاج إليها.

هل يجب أن يكون مدير المهام أسبوعيا أو يوميا؟

وهناك قرار آخر يجب اتخاذه وهو ما إذا كان يجب أن يكون سجل جدول عمل الموظف يوميًا أو أسبوعيًا بدلاً من ذلك. هناك إيجابيات وسلبيات لكليهما، ولكن الآن، نعرف أن ما إذا كان سجل جدول العمل المستخدم يوميا أو أسبوعيا يعتمد إلى حد كبير على حجم عملك وعدد الموظفين لديك.

اختيار نظام إدارة المهام لنشاطك التجاري

choosing a task manager platform for your business 805

بالنسبة لبرنامجك الأساسي، يمكنك اختيار استخدام برنامج Excel أو طريقة جدول بيانات مشابهة بدلاً من برنامج إدارة المهام؛ ومع ذلك، يمكنك اختيار نظام برامج إدارة المهام يوميًا أو أسبوعيًا معينًا، مثل الرمز البريدي التحول كتاب، الذي يعالج العديد من الجوانب التقنية بالنسبة لك.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

تحقق من قالب إدارة المهام

نوصي دائمًا باستخدام قالب لأشياء مثل المخزون والجدولة، ولا يختلف سجل جدول عمل الموظف. هناك بعض القوالب المتاحة، والعديد من القوالب الجيدة يمكن العثور عليها في الصفحة الأولى من بحث Google. القوالب رائعة لتوفير الوقت والطاقة، لأنك لا تحتاج إلى إنشاء جدول بيانات من الصفر، وكثير منها قابل للتحرير حتى تتمكن من الحصول عليها لتناسب احتياجاتك بالضبط.

بدء تنظيم لإدارة المهام أكثر فعالية

دعونا نتحدث عن كيفية تنظيم سجل جدول عمل الموظف الخاص بك. واحدة من النقاط التي تريد الذهاب إلى ضرب هو واضح، والفصل المحدد لفئات الحاجة المختلفة. على سبيل المثال، تريد أن تكون واضحة في لمحة عن مكان وجود شكاوى العملاء في جدول البيانات. هناك العديد من الدروس عبر الإنترنت للحصول على طرق لجعل هذه الأقسام، وجعلها جذابة بصريا كذلك.

تأكد من أن برنامج إدارة المهام يتم نسخه احتياطيًا

ensure the task management software is backed up 808

هذه هي الخطوة التي ينسى الجميع القيام بها ثم ينتقل إلى لعنة أنفسهم لنسيان عندما يصادفون مشكلة في الجهاز. قم دائمًا بنسخ بياناتك احتياطيًا؛ وهذا ينطبق على كل شيء بدءًا من سجل جدول عمل الموظف وبرامج إدارة المهاموتطبيق إدارة المهام إلى الجداول أو المستندات الضريبية وكل شيء بينهما. عندما تتأكد من نسخ بياناتك احتياطيًا، فإنك تعلم أنك ستتمكن من الوصول إليها بغض النظر عما يحدث لأجهزتك.

حسنا، هناك لديك، لدينا سبع خطوات لإنشاء سجل جدول عمل فعال للموظفين. نأمل أن تكون قد وجدت هذه المقالة مفيدة، وأنك الآن أكثر ثقة في قدرتك على تنفيذ هذه الأداة الأساسية في عملك.

إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد حول موضوع جداول عمل الموظفين، حيث أنها تتعلق بمفاهيم مثل التنبؤ بالمخزون، فتأكد من تحقق من مقالنا حول «7 طرق التنبؤ وتخطيط القوى العاملة يمكن أن تزيد أرباحك»، والتي هي أيضا على مدونة Hubworks.

27 cta content inline and exit intent

اطلع على آراء العملاء.

smb business management logo famousdaves
"ثقة عملائنا هي المحرك الرئيسي لنجاحنا. فالعميل يرغب دومًا في الحصول على طعام جيد المذاق، ولا يتسبب في إصابته بالأمراض. يجعلنا Zip HACCP على توافق دائم بلوائح نظام تحليل المخاطر و نقاط التحكم الحرجة HACCP ولوائح هيئة الدواء والغذاء الأمريكية من خلال الحلول المتكاملة للتحكم في درجة الحرارة، ومراقبة جودة الغذاء، وإعداد التقارير حول المهام. نستخدم كذلك حزمة Zip Inventory لتوفير الوقت أثناء أعمال الجرد، وكذلك توفر لنا قدرة أكبر على التنبؤ بمتطلبات المشتريات. تطبيقات Hubworks لإدارة الأعمال تعتبر الحل المثالي لمطاعم الشركة."

,

حضور ندوة عبر الإنترنت

الندوات التي ننظمها عبر الإنترنت هي طريقة رائعة لمعرفة المزيد من المعلومات.

تسجيل الاشتراك