operations | 3 mins read

يساعد برنامج Logbook والتطبيقات الحديثة على تبسيط عمليات إدارة Shift

modern logbook software and apps simplify shift management operations
Caroline Sams

By Caroline Sams

تدير الشركات في العديد من الصناعات نوبات متعددة، بما في ذلك الرعاية الصحية، والتصنيع، والمطاعم، ومحلات البيع بالتجزئة وأكثر من ذلك بكثير. وعادة ما تكون العمليات سريعة الخطى ولا تتسامح مع توقف العمل بشكل جيد للغاية. ومع ذلك، تحدث الأمور، ويحتاج المشرفون إلى التعامل مع هذه القضايا، وتوثيقها، ومشاركة التحديثات مع إدارتهم أو أصحاب الأعمال، بالإضافة إلى المشرفين الآخرين على المناوبات.إن

حفظ السجلات بشكل فعال والاتصالات السلسة أمران أساسيان للحفاظ على عملية متسقة ومربحة. يمكن أن يؤدي الفشل في تسجيل ما يحدث أثناء كل نوبة إلى مشاكل في التوظيف والموظفين، وتحديات الصيانة، وضعف تجارب العملاء، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى فقدان السمعة والإيرادات.

في أي يوم من الأيام، يمكن أن تحدث العديد من الأشياء التي قد تؤثر على عملياتك. موظف يدعو في المرضى أو يمرض أثناء العمل. قطعة من المعدات تنهار. العميل لديه خبرة كبيرة والمجاملات أحد موظفيك، أو لديه تجربة سيئة ويشكو. يحصل عامل التحول في معركة، يتم القبض عليه سرقة، أو خلاف ذلك يتطلب الانضباط. ويجب توثيق جميع هذه الأحداث ومشاركتها مع قادة المناوبات الآخرين، فضلا عن مديري الأعمال وأصحاب الأعمال. وغالبا ما يتم تسجيل معلومات التحول في سجل التحول وتستخدم لتحسين العمليات التجارية، والاحتفاظ بالموظفين ممتازة، وتوفير الحماية من الدعاوى القضائية.

تميل المؤسسات الكبيرة إلى استخدام برامج السجل المدمجة في بيئات كبيرة ومعقدة ومكلفة، مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؛ ولكن ماذا عن العمليات الأصغر التي لا تستطيع شراء وتشغيل حل مخصص للشركات الأكبر؟ وكان الجواب للمشرفين التحول SMB وإدارة الشركات الموثق 3 حلقة والحافظة. كان الكتابة اليدوية المقروءة مؤهل رئيسي للترقية إلى المشرف؛ ومع ذلك، فإن ذلك يتغير الآن مع توافر برمجيات سجلات سهلة الاستخدام وميسورة التكلفة وقابلة للتكيف مع الهاتف الذكي أو الكمبيوتر اللوحي أو الكمبيوتر المحمول.قم

بسهولة بتوثيق كل ما يحدث أثناء نوبتك إلى بوابة برمجيات السجل الخاص بك، ومشاركته مع نظرائك ومديريك. الوصول إلى سجل رقمي آمن لأداء الموظفين وتسجيل المعلومات حول الحوادث ومشاكل المعدات والإصلاحات. الحفاظ على قائمة جهات اتصال سهلة الوصول للموظفين والموردين وخدمات الصيانة وجهات الاتصال في حالات الطوارئ في برنامج السجل الخاص بك، وتتبع الجداول الزمنية، والإجازات، والتغيب، والأحداث - كل ذلك دون التقاط قلم!

يتم سرد السمات العشر التي يجب أن يتضمن حل برامج السجل الفعال لعمليات الأعمال الصغيرة والمتوسطة أدناه!

إدارة المهام يحتاج تكوين نشر بسيط واستخدام مشرفي

Shift ليس لديهم الوقت لفصول تدريب طويلة وإدخال البيانات مملة. يجب أن تكون واجهة السجل الرقمي نظيفة وبديهية وسريعة. تريد الإدارة إدخال البيانات والوصول إليها أثناء قيامهم بعملهم، كما تحدث الأحداث، وليس كنشاط في نهاية التحول عندما يمكن نسيان معظم ما حدث.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

المعلومات قابلة للمشاركة ولكن آمنة مع إدارة البرامج

information is shareable but secure with task management software 1553704366 4326

إدارة المهام يجب أن تكون قادرة على رؤية الرموز التي تركها المشرفون على المناوبة السابقة لمعرفة المشاكل التي لم يتم حلها، وما هي المهام العادية التي لم تكتمل، والموظفون الذين تم منحهم الثناء أو الانضباط. وينبغي أن تضمن ضوابط الوصول القائمة على الأدوار أن كل شخص يستطيع فقط عرض البيانات التي يحق له الحصول عليها وإدخالها، وينبغي تشفير بيانات برمجيات السجل.

يجب أن يكون

لمديري ومالكي إدارة برامج إدارة المهام إمكانية الوصول إلى التقارير ولوحات المعلومات لتقييم فعالية العملية، عبر مواقع متعددة، واتجاهات الرسم البياني لتمكين التحسين المستمر.

يجب تضمين دفتر يومية الموظف في

an employee journal should be included in task management software 1553704982 3323

مجموعة برامج إدارة المهام وتتبع أهداف الموظفين وسجل الإنجازات وتوثيق الحوادث والمرض والحوادث والإجراءات التأديبية عند حدوثها. قم بتخزين هذه البيانات بأمان في السحابة لتوثيق الامتثال القابل للدفاع مع لوائح التوظيف المحلية والوطنية.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

سجل تجارب العملاء مع برامج إدارة المهام

record customer experiences with task management software 1553705412 9151

العملاء لديهم كل السلطة لجعل أو كسر عملك من خلال وسائل الاعلام الاجتماعية ومواقع ردود الفعل العملاء مثل الصرخة. استخدم برنامج السجل لتسجيل تفاعلات العملاء على الفور بحيث يمكنك اتخاذ إجراء تصحيحي على الفور أو الاستجابة بذكاء عند نشر تعليق سلبي.

يجب أن تعمل برامج السجل كإدارة مهام قابلة للتخصيص

لا يوجد شركتين متشابهتين. يجب أن يتعرف برنامج السجل الخاص بك على ذلك ويسمح بتخصيص الواجهة والوظائف لتلبية احتياجات عملك المحددة.

يجب تضمين تقويم الأحداث في برنامج إدارة المهام

an events calendar should be included in task management software 1553703930 5220

بسهولة إدارة جداول الموظفين وتوفرهم وتفضيلاتهم. لاحظ الأحداث الخاصة، مثل حملات مبيعات التجزئة أو الحفلات الكبيرة في مطعمك أو أنشطة الصيانة المخطط لها. اطبع التقويم لنشره على لوحة الإعلانات الخاصة بك للعرض من قبل العاملين لديك.

يجب أن يكون دفتر عناوين جهات الاتصال مضمنًا في برنامج إدارة المهام

مستعدًا للاتصال بالموظفين إذا كانت هناك حاجة إلى ملئه، أو الاتصال بالموردين أو خدمات الصيانة. تعرف على من يدعو لحالات الطوارئ، مرة أخرى الحق من الهاتف الذكي أو الكمبيوتر اللوحي أو الكمبيوتر الشخصي.

يجب أن تتضمن برامج إدارة المهام منصة اتصالات

مشاركة ما يجري في العمل مع المستخدمين الآخرين، من خلال المراسلة الفورية.

الدفع مقابل برامج السجل الرقمي مع نمو الأعمال التجارية تضطر الشركات

information is shareable but secure with task management software 1553704366 4326

الأكبر إلى دفع ثمن أنظمة أجهزة محددة، وتراخيص البرامج، ورسوم الصيانة، بالإضافة إلى التعامل مع الترقيات الدورية وإصلاح الأخطاء. يجب أن يكون برنامج سجل إدارة النوبات الخاص بك متاحًا كخدمة الدفع حسب النمو، وهي نفقات تشغيلية، مثل الكهرباء، بدلاً من حساب رأس المال الذي تتعثر به الشركات الكبيرة.

عادة ما يحدث الكثير أثناء عمليات النوبات، ومن الأهمية بمكان تسجيل الأنشطة والحوادث والتواصل بشكل فعال مع الآخرين في فريق الإدارة لتجنب حدوث مشاكل تزداد سوءا مع مرور الوقت. تريد أن تدع قائد المناوبة التالية يعرف أن نوبتك لم تكن قادرة على إعداد محطاتهم للنوبة التالية، أو أن هناك البلاط المكسور الذي قد يسبب إصابة، أو أنه كان عليك تأديب موظف قد يعمل عبر نوبات.

كانت السجلات اليومية هي الطريقة المفضلة لتسجيل والتواصل ما يحدث خلال كل نوبة منذ عقود. وقد تمكنت المؤسسات الكبيرة من إدماج هذه المهمة الحاسمة في نظمها التشغيلية الأكبر, وإن كان ذلك بتكلفة عالية.

في العصر الرقمي لتطبيقات الهواتف الذكية والتخزين القائم على السحابة ، يتوفر برنامج سجل وسهل الاستخدام بأسعار معقولة للشركات من جميع الأحجام. يمكن للشركات الصغيرة الآن تجربة نفس الفوائد التي تتمتع بها المؤسسات الكبيرة مع الحلول الرقمية، ولكن من دون استثمارات كبيرة في المعدات والوقت. يسمح سجل رقمي يعمل كمدير مهام للمستخدمين بإدارة عمليات التحول في موقع واحد أو آلاف المواقع.

إذا كنت لا تزال مترددًا في تنفيذ برنامج logbook في نشاطك التجاري، على الرغم من أنه يعمل أيضًا كحل برمجي لإدارة المهام وتطبيق مدير المهام، تحقق من مقالنا حول «10 طرق برنامج إدارة المهام سوف تحول عملك» وهو أيضا على مدونة Hubworks.

27 cta content inline and exit intent

اطلع على آراء العملاء.

smb business management logo famousdaves
"ثقة عملائنا هي المحرك الرئيسي لنجاحنا. فالعميل يرغب دومًا في الحصول على طعام جيد المذاق، ولا يتسبب في إصابته بالأمراض. يجعلنا Zip HACCP على توافق دائم بلوائح نظام تحليل المخاطر و نقاط التحكم الحرجة HACCP ولوائح هيئة الدواء والغذاء الأمريكية من خلال الحلول المتكاملة للتحكم في درجة الحرارة، ومراقبة جودة الغذاء، وإعداد التقارير حول المهام. نستخدم كذلك حزمة Zip Inventory لتوفير الوقت أثناء أعمال الجرد، وكذلك توفر لنا قدرة أكبر على التنبؤ بمتطلبات المشتريات. تطبيقات Hubworks لإدارة الأعمال تعتبر الحل المثالي لمطاعم الشركة."

,

حضور ندوة عبر الإنترنت

الندوات التي ننظمها عبر الإنترنت هي طريقة رائعة لمعرفة المزيد من المعلومات.

تسجيل الاشتراك