scheduling | 5 mins read

يمكن وصف الدليل الكامل خطوة بخطوة لجدولة

the complete step by step guide to effective employee scheduling
Grace Njaramba

By Grace Njaramba

مفاتيح الجدولة الفعالة للموظفين

the keys to effective employee scheduling 1037

في معظم الشركات، غالباً ما تكون جدولة الموظفين مسؤولية المدير. ومع ذلك، في المنظمات الأكبر حجماً، قد تكون المهمة مخصصة فقط لأخصائي جدولة أو لمدير الموارد البشرية.

الهدف من جدولة الموظفين هو تعيين المهام بأكبر قدر ممكن من الفعالية. تسمح جدولة الموظفين الفعالة للشركات بجني فوائد مختلفة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر خفض تكاليف العمالة، والامتثال، ورضا الموظفين والعملاء. لسوء الحظ، فإن معظم الأشخاص المسؤولين عن إنشاء جداول زمنية للموظفين نادراً ما يقومون بإنشاء جداول فعالة. و القيام بذلك أمر مفهوم, لا سيما في ظل ظروف لا مفر منها مثل تغييرات النوبات في اللحظة الأخيرة و طلبات الإجازة لل تعامل معها. لحسن الحظ، الشركات تتعلم، والعديد من الشركات تجني بالفعل فوائد جدولة الموظفين فعالة بمساعدة برنامج جدولة الموظفين مثل Zip Schedules ، والتي عند استخدامها جنبا إلى جنب مع برنامج تتبع الوقت، مثل زيب ساعة، يمكن أن توفر لك ما يصل إلى 2،000 $ شهريا.

مفاتيح الجدولة الفعالة للموظفين هي احتياجات جدولة الأعمال واحتياجات جدولة الموظفين. و بدون تحقيق التوازن بين الاثنين, يصبح تحقيق جداول زمنية فعالة أمرا مستحيلا. إذا كنت تركز على واحد وإهمال الآخر، فإن الأعمال سوف تعاني. على سبيل المثال، إذا وضعت أهمية كبيرة على احتياجات جدولة الموظفين، فإن العمليات التجارية سوف تعاني أو تأتي إلى طريق مسدود. إذا قررت، من ناحية أخرى، تفضيل احتياجات جدولة الأعمال على احتياجات العمال، فإن أداء الموظفين ومعنياتهم سينخفض، وهذا، كما هو متوقع، سيؤثر سلبا على الأعمال التجارية.

وبالتالي، يكمن مفتاح الجدولة الفعالة للموظفين في الموازنة بين احتياجات جدولة الموظفين واحتياجات جدولة الأعمال.

احتياجات جدولة الأعمال
سوف تعتمد احتياجات أو متطلبات جدولة الأعمال التجارية الخاصة بك على نوع العمل الذي تقوم بتشغيله وتختلف من قسم إلى آخر.

يمكن أن تشمل احتياجات جدولة الأعمال -

  • الحاجة إلى جدولة تغطية كافية خلال ساعات الذروة.
  • الحاجة إلى توفير خدمة عملاء جيدة.
  • الحاجة إلى إدارة أو التحكم في معدلات دوران عالية، وهو تحد مشترك في صناعة المطاعم.
  • الحاجة إلى التحكم في تكاليف العمالة، والتي يمكن إدارتها من خلال إنشاء جداول زمنية تقضي على العمل الإضافي أو تقلل منه، تحت الجدولة، والجدولة.
  • الحاجة إلى الامتثال لقوانين العمل.
  • وما إلى ذلك.
احتياجات جدولة الموظفين
قد تتضمن بعض احتياجات جدولة الموظفين ما يلي المذكور أدناه.

قد تتضمن بعض احتياجات جدولة موظفيك ما يلي:
  • مهلة كافية، أي إشعار مسبق بشأن الجداول الزمنية الخاصة بهم حيث أن إشعارات اللحظة الأخيرة تعطل توازنهم بين العمل والحياة.
  • التحولات التي تتماشى مع نمط حياتهم. فعلى سبيل المثال، من المرجح أن تكون النوبة الليلية أكثر ملاءمة للموظف غير المتزوج، وليس للعامل المتزوج وله أسرة لرعاية.
  • الرغبة في ملء التحولات والأدوار التي تسير جنبا إلى جنب مع نقاط قوتها وقدراتها.
  • القدرة على الإدارة الذاتية لمبادلة التحول، واختيار نوبات إضافية وإرسال طلبات مهلة دون الكثير من المضاعفات.
مع تزويدك بالمعلومات، يمكنك بعد ذلك تعيين لإنشاء جداول توازن بين العوامل الرئيسية لجدولة الموظفين. إذا لم تكن لديك أي فكرة عما يريده موظفوك، فاجلس معهم، واسمح لهم بمشاركة احتياجاتهم. بالطبع، قد لا تكون في وضع يسمح لك بالامتثال لكل حاجة جدولة مقدمة لك، ولكنك على الأقل ستتمكن من تحقيق التوازن بين كل شيء بطريقة لا تؤثر سلبًا على عملك.

دليل خطوة بخطوة لجدولة الموظفين الفعالة

the step by step guide to effective employee scheduling 1124

دعونا الآن نلقي نظرة على دليل سهل من 4 خطوات لجدولة موظفيك بشكل فعال.

1 - تحديد معايير إنتاج العمل الخاصة بك
ستحتاج إلى معرفة المدة التي يحتاجها الموظف لإكمال مهمة معينة بنجاح. يمكنك بعد ذلك تكرار إجراء مماثل لهذا الدور الوظيفي في عملك.

2 - فحص مستويات نشاطك خلال الأيام أو الأسابيع القليلة الماضية
الخطوة التالية هي فحص مستويات نشاطك خلال الأسابيع القليلة الماضية، أي معرفة مدى انشغالك أو بطء نشاطك التجاري خلال الأسابيع القليلة الماضية. على سبيل المثال، إذا كنت تدير مطعمًا، فكيف كانت الأعمال التجارية خلال ليالي الأحد خلال الأسبوعين الماضيين؟ يجب أن يكون نظام نقاط البيع الخاص بك قادرًا على توفير هذا النوع من المعلومات بناءً على تقارير المبيعات الخاصة بك.

مع تزويدك بالمعلومات، يمكنك اتخاذ قرار بشأن عدد ونوع العمال الذين من المحتمل أن تحتاجونهم خلال ساعات العمل الخاصة بك ليوم معين. لست بحاجة إلى تحديد احتياجات العمل يدويًا كأداة للتنبؤ، مثل توقعات Zip، يمكنها التنبؤ بمستويات نشاطك ليوم معينأو فترة زمنية معينة استنادًا إلى مبيعاتك تقارير بنقرة واحدة. بالإضافة إلى ذلك، عندما تستخدم جنبا إلى جنب مع برنامج جدولة الموظف الخاص بك، سوف يعطيك Zip Forecult تلقائيا فكرة عن عدد ونوع الموظفين الذين تحتاج إلى جدولتهم خلال فترة زمنية محددة. عند دمجها مع أداة إدارة المخزون، يمكنك مراقبة المخزون الخاص بك من هاتفك المحمول، والحصول على تنبيهات عند انخفاض مستوى الإمدادات.

3 - عامل في احتياجات الجدولة واحتياجات جدولة موظفيك
لتحقيق التوازن بين احتياجات العاملين لديك واحتياجات عملك، إليك بعض النصائح المفيدة.

  • نوبات المباراة وفقا للمؤهلات والقدرات.
  • إنشاء جداول الموظفين مقدما للسماح بوقت كاف.
  • توزيع النوبات إلى حد ما.
  • تحديد أدوار الموظفين بوضوح.
  • السماح بالتبديل عند الاقتضاء.
  • اجعل من السهل على الموظفين إعادة توجيه طلبات الإجازة الخاصة بهم.
  • توفير وسيلة للموظفين لالتقاط نوبات مفتوحة.
  • التخطيط لظروف غير متوقعة، مثل التغيب.
  • الامتثال لقوانين العمل. يجب أن تكون أداة جدولة الموظفين عالية الجودة قادرة على إعلامك بأي قوانين أنت على وشك كسرها.
4 - إنشاء جدول الموظفين
يمكنك الآن إنشاء جدول الموظفين اليومي أو الأسبوعي أو الشهري بناءً على تفضيلاتك. لإنشاء جدول زمني للموظفين، هناك 3 طرق رئيسية يمكنك استخدامها.

1) القلم والورق
2) Excel أو جداول بيانات Google
3) برنامج جدولة الموظفين

باستخدام طريقة القلم والورق هو إلى حد بعيد أرخص طريقة لإنشاء الموظف ، ولكنها أيضًا الطريقة الأكثر استهلاكًا للوقت وعرضة للخطأ. برنامج جدولة الموظفين هو الآن طريقة الجدولة الأكثر تفضيلاً لأنه يأتي مع العديد من الفوائد التي تتجاوز الجدولة. على سبيل المثال، يمكن لنظام الجودة إعلامك بأي تعارضات في الجدولة، واقتراح التغييرات، وإرسال الإخطارات، والسماح بالاتصال الجماعي، وتمكين تبديل التحول بين العديد من الفوائد الأخرى، وبعضها سبق أن ناقشنا في هذا المنصب.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

27 cta content inline and exit intent

اطلع على آراء العملاء.

smb business management logo famousdaves
"ثقة عملائنا هي المحرك الرئيسي لنجاحنا. فالعميل يرغب دومًا في الحصول على طعام جيد المذاق، ولا يتسبب في إصابته بالأمراض. يجعلنا Zip HACCP على توافق دائم بلوائح نظام تحليل المخاطر و نقاط التحكم الحرجة HACCP ولوائح هيئة الدواء والغذاء الأمريكية من خلال الحلول المتكاملة للتحكم في درجة الحرارة، ومراقبة جودة الغذاء، وإعداد التقارير حول المهام. نستخدم كذلك حزمة Zip Inventory لتوفير الوقت أثناء أعمال الجرد، وكذلك توفر لنا قدرة أكبر على التنبؤ بمتطلبات المشتريات. تطبيقات Hubworks لإدارة الأعمال تعتبر الحل المثالي لمطاعم الشركة."

,

حضور ندوة عبر الإنترنت

الندوات التي ننظمها عبر الإنترنت هي طريقة رائعة لمعرفة المزيد من المعلومات.

تسجيل الاشتراك