operations | 5 mins read

ما هو قالب SOP، ولماذا أحتاج إلى واحد؟

what is an sop template and why do i need one
Caroline Sams

By Caroline Sams

ما هو SOP وقالب SOP؟

قالب SOP لتقف على قالب «إجراءات التشغيل القياسية». إن SOP هو وسيلة لتوحيد الإجراءات المختلفة لعملك بشكل رسمي في مكان واحد ومساعدة الموظفين على التعلم والبقاء على المسار الصحيح، كل ذلك ضمن إرشاداتك المحددة. إنها وثيقة السياسة والإجراءات الخاصة بك، أو خطواتك المكتوبة، أو وثيقة «كيفية العمل هنا». وهو يحدد توقعات الشركة، وإجراءات العمل، وأي لوائح مهمة يحتاج الموظفون إلى معرفتها قبل البدء في العمل لزيادة الكفاءة بين الموظفين وتعظيم أرباح شركتك.


ببساطة: إن إجراء التشغيل السريع هو طريقة سريعة للحصول على معلومات قيمة للجميع في أقصر وقت ممكن. وقالب SOP هو البنية الأساسية المستخدمة لإنشاء كل إجراء سوب.


سوف يتضمن الإجراء الموحد الجيد التعليمات واللوائح والإجراءات ومعلومات الاتصال الضرورية والأجوبة على الأسئلة الشائعة. عادة ما يكون إبقائها قصيرة وحلوة أفضل من جعلها شديدة اللهجة ومعقدة؛ على الرغم من أن طول وعمق إجراء العمليات التنفيذية الخاصة بك سيعتمدان بشكل كبير على حجم عملك، وعدد الأقسام التي تشرف عليها، ومدى تعقيد عملك. حاول أن تجعل إجراء التشغيل SOP موجزاً قدر الإمكان لتجنب أي ارتباك، ولكن كن مستعدًا لتحديثه حسب الحاجة. على سبيل المثال، إذا كان الموظفون يميلون إلى طرح نفس أنواع الأسئلة مرارًا وتكرارًا، فربما يكون الوقت قد حان لمراجعة إجراء العمل الاستراتيجي لتغطية تلك المواضيع بشكل أفضل.


قالب SOP الخاص بك هو المفتاح الخاص بك لتوحيد جميع إجراءات التشغيل الموحدة والحصول على كل واحد منها بسرعة وبدون إجهاد. عندما يستخدم كل نظام التشغيل SOPS القالب نفسه، فإنه يحافظ على العملية أنيقة وفعالة، وسيعرف الموظفون دائمًا مكان البحث في كل إجراء من إجراءات التشغيل الموحدة للعثور على إجابات لأسئلتهم. وهذا يعود بالنفع بشكل أساسي على الموظفين الجدد من خلال مساعدتهم على التكيف بشكل أسرع مع بيئة عمل جديدة مع إمكانية الوصول الفوري إلى جميع أنظمة وإجراءات الشركة.

كيفية كتابة قالب SOP

how to write an sop template

كما ذكر أعلاه، يعتمد طول وعمق SOP على العديد من العوامل التي لا يمكن لهذه المقالة التنبؤ بها. ومع ذلك، يمكننا تقديم بعض الإرشادات الأساسية لإنشاء قالب SOP ممتاز، والذي يمكنك تعديله بسهولة وفقًا لاحتياجاتك الخاصة. في حين أن بعض الشركات لا تزال تستخدم إجراءات التشغيل الموحدة المطبوعة والورق، في مجتمعنا المتقدم تكنولوجياً، فمن الأذكى والأكثر فعالية من حيث التكلفة استخدام برامج الإنتاجية لإنشاء وتحديث وتوزيع إجراءات التشغيل الموحدة، وهذا ما ستغطيه بقية هذه المقالة. لمزيد من المعلومات حول برامج الإنتاجية، لدينا مقالة ممتازة حول 5 تطبيقات إدارة الأعمال لأجهزة iPhone و Andriod.

نظرة عامة على قالب SOP

sop template overview

تغطية الأساسيات.

  • يجب أن يتضمن نموذج SOP الخاص بك مقدمة موجزة عن الشركة، ورؤيتك، وطريقة للموظفين للاتصال بالمشرفين أو لك مباشرة في حالة ظهور أي مشاكل أو أنهم بحاجة إلى مزيد من التعليمات.


حافظ على تخطيط بسيط لتجنب الارتباك.

  • النقطة الكاملة لقالب SOP هي جعل العثور على الإجابات سريعة وسهلة. استخدام البرامج لإنشاء إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك هو وسيلة ممتازة للحفاظ على الأمور بسيطة. حافظ على تصميمك نظيفًا ومباشرًا إلى الأمام وسهل التنقل.


اترك مجالاً للتغييرات المستقبلية.

  • عند إنشاء قالب SOP، اترك مجالاً للتحرير وإعادة الكتابة والتغييرات. تتغير الأعمال دائمًا، ويجب تغيير إجراء إجراء SOP الخاص بك معه.



يجب أن يتضمن قالب SOP الخاص بك أقسام من أجل:

  1. السياسة والغرض. وصف ما هي المهمة، أو سبب هذه النقطة.
  2. نطاق. تغطية الإدارات التي تتأثر بهذا الإجراء. ما هي الخطوات المطلوبة؟
  3. المسؤوليات. من سيكون مسؤولا عن هذه العملية، وكيف ينبغي لهم إكمال هذه المهمة؟

  4. التعاريف. قد تكون هناك كلمات في هذا الإجراء قد لا يعرفها القراء، لذا استخدم هذا القسم لتحديد الكلمات أو المختصرات.

  5. الإجراء. هذه هي القائمة الدقيقة للتعليمات خطوة بخطوة لتنفيذ الإجراء بأكمله. في هذا القسم، من الأفضل أن نقول الكثير من لا يكفي. كن واضحًا وموجزًا لتجنب أي سوء فهم أو أخطاء محتملة.


يمكنك أيضًا تضمين قسم للمعايير المفيدة (أو كيفية تحديد ما إذا كان هذا الإجراء ناجحًا)، ومراجع لدعم الإجراء، وسجل التغييرات التي تم إجراؤها على الإجراء SOP معين. يمكن لقالب SOP الخاص بك أيضًا أن يتضمن نصًا مثالًا في كل قسم، بحيث يمكن لأي شخص ينتهي به الأمر إنشاء SOP من القالب أن يرى عينات مما تتوقع رؤيته هناك.

اجعل قالب SOP أسهل مع التطبيقات

إذا كانت فكرة الجلوس أمام معالج النصوص وكتابة قالب SOP الخاص بك تبدو مملة أو معقدة أو مثل مضيعة لوقتك، فلا تقلق. لدينا طريقة أسرع وأبسط وأكثر كفاءة للحصول على قوالب SOP الخاصة بك وSOP الخاصة بك مكتوبة وتوزيعها حتى تتمكن من العودة إلى المهام اليومية الهامة لإدارة عملك.


باستخدام قالب SOP مسبق الصنع، يسهل تبسيط SOP الخاص بك. ما عليك سوى ملء المناطق المناسبة مع تفاصيل من عملك، وحفظه، وتوزيعه على موظفيك. انها حقا بهذه البساطة. والتحديث هو بنفس السهولة. وبدلاً من إعادة طباعة مجموعة من كتب SOP في كل مرة تحتاج فيها إلى إجراء تغيير، يمكنك ببساطة إجراء التغيير مرة واحدة، ويتم تخزينه في قاعدة البيانات ليتمكن الجميع من الوصول إليها من أي جهاز وأي مكان. هذا هو الحد الأقصى من الكفاءة.

إجراءات التشغيل الموحدة وقوائم التدقيق الرقمية تعظيم الجهد وتوفير المال

عند الجمع بين برامج SOP وبرامج قائمة المهام الخاصة بك، لديك مزيج سحري من الكفاءة وتوفير المال وتوفير الوقت والإجراءات الصديقة للبيئة للحفاظ على عملك على المسار الصحيح. يتيح لك تطبيق واحد تحرير وتوزيع SOP الخاص بك من خلال تحميل الملفات ومشاركتها، بالإضافة إلى تحديث وتتبع قوائم التحقق اليومية للموظفين للتأكد من اتباع SOP. حدد بسرعة المشكلات أو التباطؤ أو الأخطاء واتخاذ إجراءات تصحيحية فورية، حتى لو لم تكن في المبنى. لمزيد من المعلومات حول كيفية مساعدة برنامج إدارة المهام لك ونشاط عملك، تحقق من Zip Checklist.

27 cta content inline and exit intent

اطلع على آراء العملاء.

smb business management logo famousdaves
"ثقة عملائنا هي المحرك الرئيسي لنجاحنا. فالعميل يرغب دومًا في الحصول على طعام جيد المذاق، ولا يتسبب في إصابته بالأمراض. يجعلنا Zip HACCP على توافق دائم بلوائح نظام تحليل المخاطر و نقاط التحكم الحرجة HACCP ولوائح هيئة الدواء والغذاء الأمريكية من خلال الحلول المتكاملة للتحكم في درجة الحرارة، ومراقبة جودة الغذاء، وإعداد التقارير حول المهام. نستخدم كذلك حزمة Zip Inventory لتوفير الوقت أثناء أعمال الجرد، وكذلك توفر لنا قدرة أكبر على التنبؤ بمتطلبات المشتريات. تطبيقات Hubworks لإدارة الأعمال تعتبر الحل المثالي لمطاعم الشركة."

,

حضور ندوة عبر الإنترنت

الندوات التي ننظمها عبر الإنترنت هي طريقة رائعة لمعرفة المزيد من المعلومات.

تسجيل الاشتراك