Scheduling Mistakes | 5 mins read

أخطاء جدولة الموظفين الشائعة التي تؤذي

common employee scheduling mistakes that hurt your business
Mitesh Gala

By Mitesh Gala

عملك لا يمكن أن تنجح شركتك مع ضعف الجدولة. هذا هو السبب في أنك تحتاج إلى أن تكون على بينة من بعض الأخطاء العديد من أصحاب الأعمال عند إنشاء الجداول الزمنية. جدولة نوبات بشكل صحيح أسهل عندما يمكنك مشاكل جدولة

لا يمكن لنشاط عملك النجاح مع ضعف الجدولة. هذا هو السبب في أنك تحتاج إلى أن تكون على بينة من بعض الأخطاء العديد من أصحاب الأعمال عند إنشاء الجداول الزمنية. جدولة التحولات بشكل صحيح أسهل بكثير عندما تقوم بعمل نقطة لتجنب الأخطاء الشائعة.
جدولة نوبات الموظفين هي واحدة من مسؤولياتك الأساسية كمالك أو مدير الأعمال. ومع ذلك، إذا لم تكن حذراً، فقد يكون ذلك واحداً من أكثر التحديات تحدياً. وتفشل العديد من المنظمات في تحقيق إمكاناتها الكاملة بسبب أخطاء الجدولة الشائعة.
لحسن الحظ، هذه الأخطاء يمكن تجنبها. تحتاج ببساطة إلى معرفة ما هي عليه. على وجه التحديد، تأكد من أنك لا تقع فريسة لهذه الأخطاء الرئيسية:


نسيان جدولة التحول

من السهل أن نفهم لماذا نسيان جدولة التحول هو خطأ تحتاج إلى تجنبه. إذا نسيت نوبة، فستحتاج إلى التدافع في اللحظة الأخيرة للعثور على موظف متاح. وهذا يمنعك من معالجة مهام الأعمال الهامة الأخرى.
فإنه يمكن أيضا تعقيد الجدول الزمني الخاص بك في المستقبل. على سبيل المثال، ربما كنت عادة قد جدولة الموظف أ للعمل في نوبة، ولكن كنت قد نسيت ذلك. في الوقت الذي تدرك فيه هذا، قد لا يكون الموظف أ متاحًا. حتى إذا كان الموظف B قادرا على تغطية لهم، سوف تحتاج إلى ضبط الجداول وفقا لذلك، وإلا فإن الموظف A سوف يكون مستاء من أنهم غاب عن الدخل لأنك ارتكبت خطأ في الجدولة.


Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

لعب المفضلة

اعتمادا على طبيعة عملك، قد تكون بعض التحولات أكثر مرغوبة من غيرها. على سبيل المثال، ربما كنت تملك مطعم حيث الموظفين لا تجمع نصائحهم. أو، ربما كنت تدير متجر التجزئة، وبعض التحولات هي أكثر بكثير مشغول من غيرها.
ضع هذا في اعتبارك عند وضع الجداول الزمنية. أنت لا تريد عدم احترام بعض العاملين لديك من خلال إعطاء دائما التحولات الأكثر المرغوب فيها لنفس الموظفين. مع
ذلك، في بعض الأحيان، لم يحصل الموظف الذي يكون أداؤه ضعيفًا نسبيًا على التحولات الأفضل. ربما ليسوا مؤهلين للتعامل معهم هل يمكن أن تجعل الانطباع الخاطئ على العملاء إذا قمت بجدولة موظف غير كفء خلال الوقت الأكثر ازدحاما من اليوم.
ناقش هذا أثناء المراجعات إذا كان الموظف غير مؤهل حقا لتغطية التحولات الأكثر رغبة حتى الآن. سيكون لديهم المزيد من الاحترام لك إذا كنت تعمل معهم لإجراء التحسينات اللازمة.


الانتظار حتى اللحظة الأخيرة

ضع في اعتبارك احتياجات موظفيك عند وضع الجداول الزمنية. لديهم حياة شخصية خارج العمل. تخطيط حياتهم الشخصية أسهل عندما يعرفون عن نوبات عملهم قبل أسبوعين أو أكثر. بالإضافة إلى ذلك، تتطلب بعض القوانين جدولة أنواع معينة من النوبات في وقت مبكر.

فقدان الوثائق الهامة التنظيم

السليم هو المفتاح لنجاحك. هذا صحيح بشكل خاص عندما تقوم بإنشاء جدول زمني. على سبيل المثال، يمكنك عن طريق الخطأ جدولة موظف للعمل ساعات أكثر مما يفترض أن يكون إذا فقدت عقدهم. و لأن هذه الأنواع من الوثائق تميل أيضا إلى احتواء معلومات سرية, فإن فقدانها يمكن أن يؤدي أيضا إلى اتخاذ إجراءات قانونية.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

لا المحاسبة لمستويات المهارة

ليس كل الموظفين قابلاً للتبديل. سوف تختلف مستويات المهارات والمؤهلات. تذكر هذا عند جدولة النوبات.
ربما كنت تدير مطعم مع بار شعبية. سوف تزعج زبائنك إذا لم يكن أي من الموظفين الذين يتعاملون مع نوبة يعرف كيفية السبار. عند تحديد من يجب جدولة لأي نوبة معينة، قم بتقييم أنواع المهام التي سيكون الأشخاص مسؤولين عنها. اتخاذ هذه الخطوة الأساسية يساعدك على تجنب مشكلة كبيرة.


التواصل بشكل سيئ

تحديد شكل من أشكال التواصل التي معظم موظفيك مرتاحًا لها. توحيد عمليات الاتصال الخاصة بك سيجعل الجدولة أسهل بكثير.
ومع ذلك، عليك أن تتذكر أن أنواع مختلفة من العمال مريحة مع أنواع مختلفة من أدوات الاتصال. قد يشعر جيل الألفية الشباب بالراحة في التنسيق مع تطبيق الرسائل مثل Slack، في حين أن الموظفين الأقل من ذوي الدهاء التقني قد يفضلون البريد الإلكتروني. لا تختار طريقة حتى تتأكد من أن الجميع يفهمها.


لا يمثل حساب

العمالة في الميزانية الخاصة بك 70% من النفقات الإجمالية الخاصة بك. وبالتالي، تحتاج إلى وضع ميزانيتك في الاعتبار عند إنشاء جدول زمني. ويتطلب ذلك مراعاة جميع العوامل ذات الصلة، بما في ذلك معدلات العمل الإضافي وأشكال التعويض الإضافية. على سبيل المثال، إذا كان موظفوك يعملون في بعض الأحيان في الميدان، فقد تحتاج إلى تعويضهم عن نفقات السفر.

تجاهل احتياجات موظفيك بشكل

عام، تأكد من أن موظفيك يشعرون بالراحة في التعبير عن احتياجاتهم لك. تأكد من أن عملية طلب الإجازة شفافة وبسيطة. إذا طلب الموظفون نوبات معينة، ففكر في التصرف بناءً على رغباتهم إذا كان الطلب معقولاً. وقد يحتاج الموظف القوي الذي لديه أطفال لرعاية لهم إلى نوبات تسمح لهم بتلبية احتياجاتهم المهنية والشخصية على حد سواء. طالما أنك لن تزعج الموظفين الآخرين من خلال الظهور للعب المفضلة، فكر في ذلك أثناء عملية الجدولة.

يصبح السماح بتبديل التحول للحصول على

جدولة معقدة بشكل صحيح أبسط بكثير عند استخدام الأدوات المناسبة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى استخدام أداة تسمح للموظفين بتبديل النوبات بسهولة. يمكنك الإشراف على العملية إلى حد ما، ولكن لا تحتاج إلى المشاركة مباشرة.
ستكون هناك أوقات يحتاج فيها الموظفون إلى تفويت العمل. عليهم أن يطلبوا من الآخرين أن يغطوا عليهم عندما يحدث هذا إذا كان لديك عملية موحدة الجميع على دراية، فلن يكون لديك ما يدعو للقلق حول هذه الحالات التي تؤدي إلى الفوضى.


عدم تقديم توقعات واضحة

الموظفين لا يحتاجون فقط إلى معرفة متى من المفترض أن يبلغوا عن العمل. كما يحتاجون إلى معرفة المهام التي تتوقع منهم التركيز عليها عند وصولهم. في بعض الأحيان، هذا ليس واضحا كما قد تعتقد.
ربما كنت تملك مكتبة. خلال بعض التحولات البطيئة، قد يكون الموظفون مسؤولين عن إعادة تخزين الرفوف. خلال حالات أخرى، قد تتوقع منهم إزالة العروض الموسمية القديمة واستبدالها بأخرى جديدة.
موظفيك لا يستطيعون قراءة عقلك إذا كانت هناك مهام متعددة يمكن أن تركز عليها خلال نوبة معينة، فتأكد من أنها تفهم أيهما أهم.

قضاء الكثير من الوقت لجعل الجداول

مرة أخرى، واستخدام الأدوات المناسبة أمر ضروري. قد تكون جدولة نوبات الموظفين بشكل صحيح واحدة من أعلى مسؤولياتك، ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك تخصيص يوم كامل للعملية. بدلاً من ذلك، أدوات البحث التي قد تستخدمها لتبسيطها. على سبيل المثال، تستخدم العديد من البرامج الذكاء الاصطناعي للتنبؤ باحتياجات الجدولة المستقبلية. هذا يساعدك على توفير الكثير من الوقت.

استخدام جداول البيانات

بقدر أهمية استخدام الأدوات الصحيحة، تحتاج أيضًا إلى تجنب استخدام الأدوات الخاطئة. الاعتماد على موارد الجدولة التي عفا عليها الزمن سيعزز احتمالات ارتكاب خطأ.
على وجه التحديد، لا تستخدم برامج جداول البيانات مثل Excel عند إنشاء الجداول. نعم، عندما يكون عملك صغيرًا، قد يبدو أن جداول البيانات تلبي احتياجاتك، ولكن مع نمو عملك، يمكن أن تصبح غير عملي.
إضافة الأذونات الصحيحة هو متاعب. في كثير من الحالات، من الصعب تحرير جداول البيانات عبر الأجهزة المحمولة (إن لم يكن مستحيلا). نظرًا لأن برامج جداول البيانات غير مصممة لتلبية احتياجاتك المحددة، فإنها لا توفر أيضًا أي ميزات جدولة خاصة. من الأفضل لك الترقية إلى أداة جدولة قوية.
لا تتغاضى عن أهمية هذه النقاط! تحتاج إلى إنشاء جداول بشكل صحيح وفعال للازدهار. من خلال تجنب هذه الأخطاء، سوف.


 cta content inline and exit intent