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5 einfache Schritte zur Automatisierung Ihres Mitarbeiters Punch-Uhrensystems

5 easy steps to automating your employee punch clock system
Victoria Brunette

By Victoria Brunette

Die Einfuehrung Ihres neuen Mitarbeiter-Punch-Uhrensystems nimmt einige VorbereitungsarbeitLaufen jedes erfolgreiche Geschaeft erfordert Planung, Geduld und ein gutes Auge fuer Details. Von der Befragung und Einstellung von Mitarbeitern, der Recherche und der Einfuehrung der neuesten Werbemoeglichkeiten bis hin zur Entscheidung, wie neue Technologien implementiert werden sollen es gibt viel zu denken und viele Punkte, die Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit erfordern.
Leider bedeutet das, dass auch viel Platz fuer Fehler ist. Jeder Manager weiss, dass selbst der kleinste Fehler in ein riesiges, kostspieliges Problem explodieren kann, wenn es nicht sofort erledigt wird, und dies gilt insbesondere fuer die schnelllebige Welt der Technologie fuer Unternehmen. Die meisten Unternehmen haben Notfallplaene fuer, wenn Dinge schief gehen, einen Aktionsplan, um Schaeden zu mildern und so viel Zeit und Ressourcen wie moeglich zu retten. Es ist eine gute Idee, eine Reihe von Schritten zu erstellen, die Sie ergreifen muessen, wenn die Dinge ausser Kontrolle gerettet werden, und wir sind bereit zu wetten, dass Sie mindestens ein oder zwei eigene Notfallplaene haben.
Aber waere es nicht besser, die Fehler ueberhaupt zu vermeiden? Wir denken das, weshalb wir diese Kurzanleitung mit fuenf einfachen Schritten zur Automatisierung Ihres Mitarbeiter-Punch-Uhr-Systemserstellt haben. Ihr Time-Punch-System ist Ihre Hauptverbindung zwischen Mitarbeitern und Management, so dass es Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit verdient, wenn es Zeit fuer ein Upgrade ist. Obwohl sich dieser Artikel auf die Zeitstanzsysteme und -verfahren des Personals konzentrieren wird, koennen diese Schritte leicht fuer alle technologischen Aenderungen geaendert werden, die Sie in Ihrem Unternehmen vornehmen muessen.

Warum mit dem Punch-Uhrensystem beginnen?Wie wir oben kurz erwaehnt haben, ist das Mitarbeiter-Punch-Uhr-System Ihre Hauptverbindung zu Ihren Mitarbeitern. Mitarbeiter verwenden dieses System, um ihre Zeitplaene zu ueberpruefen, ein- und arbeitslos zu machen und zu verfolgen, wie viel sie verdient haben. Die Mitarbeiter sehen dieses System mindestens zweimal am Tag, interagieren mit ihm und werden davon abhaengen.
Auf der leitenden Seite zeigt Ihnen das Punch-Uhr-System an, welche Mitarbeiter gut funktionieren, welche oft anrufen und welche spaet sind. Es hilft der Buchhaltung, die Gehaltsschecks zu verfolgen, und es ist die Hauptquelle fuer Daten, die Sie benoetigen, um mit einem Arbeitsbudgetierungsplan zu kommen und sich daran zu halten.
Da die Punch-Clock-Loesung, die Sie fuer Ihr Unternehmen verwenden moechten, eine so wichtige Rolle fuer den Erfolg Ihres Unternehmens spielt, koennen Sie sehen, warum wir vorschlagen, hier zu beginnen, wenn Sie sich entscheiden, Ihre aktuellen Geschaeftssysteme zu aktualisieren.
Ohne weiteres sind hier unsere 5 einfachen Schritte zur Automatisierung Ihres Mitarbeiter-Pounch-Systems.

Stellen Sie die richtigen FragenIn erster

Linie muessen Sie entscheiden, welche Probleme Sie loesen moechten, indem Sie Ihr Punch-Uhr-System. Ist dein altes langsam, umstaendlich oder anfaellig zu brechen? Beschweren sich Ihre Mitarbeiter ueber die Zeitstanzverfahren? Bedauert jeder Schlag zu lange, oder gibt es zu viele Fehler am Ende jeder Woche? Vermuten Sie, dass ein Mitarbeiter sich des Zeitdiebstahls schuldig macht und Ihr Unternehmen zu viel Geld kostet?

Dies sind allesamt haeufige Gruende, warum ein kleines bis mittelstaendisches Unternehmen ein Upgrade auf das Punch-Uhr-System in Betracht ziehen koennte. Es ist in den letzten Jahren allgemein bekannt geworden, dass eine digitale, mobile Zeitpunkt- und Mitarbeiteranwesenheitsloesung die oben genannten Probleme und einige loest. Wenn das nach dir klingt, ist es Zeit, den Schalter zu machen.
Schreiben Sie Ihre Fragen, Bedenken und Probleme auf. Sie werden diese Liste im naechsten Schritt benoetigen, also seien Sie gruendlich. Wenn Sie andere Bedenken als das Punch-Uhr-System haben, koennen Sie diese auch aufschreiben, aber halten Sie das auf einer separaten Liste. Wir werden das andere Zeug in Schritt fuenf abdecken.

Plan, Plan, Plan

Wir koennen diesen Schritt nicht genug betonen. Jedes Unternehmen, unabhaengig von Ihrer Branche, sollte sich die Zeit nehmen und die Muehe aufwenden, um zu recherchieren, zu planen und dann ein bisschen mehr zu planen. Sie wissen, warum Sie die Aenderung vornehmen - wir haben das in Schritt 1 behandelt - also ist es Zeit, herauszufinden, wie es geht. Holen Sie sich Ihre Liste heraus, und starten Sie den Web-Browser. Es ist Zeit, Loesungen zu finden!
a) Sie muessen Ihre Pounch-Optionen erforschen und eine auswaehlen, die flexibel ist, sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann (damit Sie in Zukunft keine Loesungen mehr wechseln muessen), erschwinglich und einfach einzurichten ist.
Bonuspunkte, wenn Ihre Kandidaten einen tollen Kundenservice und eine kostenlose Testversion anbieten.
Vergleichen Sie Vertraege wir schlagen vor, einen Vertrag zu finden, der keinen Vertrag erfordert. Wenn Sie keinen Vertrag haben, haben Sie mehr Freiheit, und es hilft Ihnen auch, die Kontrolle ueber Ihre Finanzen zu behalten. Fragen Sie auch nach zusaetzlichen Funktionen und Kompatibilitaet. Sie moechten wissen, was jede Punch-Clock-Loesung bietet, und diese dann mit Ihrer Liste der aktuellen Probleme vergleichen. Waehlen Sie diejenige, die am meisten loest, wenn nicht alle.
b. Nachdem Sie sich fuer ein neues Punch-Uhr-System entschieden haben, erstellen Sie eine Liste aller Mitarbeiter, einschliesslich ihrer Mitarbeiternummern, oder was auch immer Sie verwenden, um sie in Ihrem speziellen System zu identifizieren. Das Sammeln all dieser Informationen beschleunigt den Prozess, spaeter alle in das neue System einzutreten. Es ist auch eine gute Moeglichkeit, um zu verfolgen, welche Mitarbeiter noch nicht in das neue System aufgenommen wurden, also halten Sie diese Liste griffbereit, bis Ihr Wechsel zu 100% abgeschlossen ist!
c. Es ist keine schlechte Idee, sich diese Zeit zu nehmen, um die lokalen Vorschriften fuer Ihr Unternehmen zu uebergehen. Stellen Sie sicher, dass Sie derzeit in Uebereinstimmung sind, und wenn nicht, beheben Sie es! Arbeitsregeln koennen sich schnell aendern und manchmal ohne viel Vorankuendigung passieren, besonders wenn Sie wie die meisten Manager sind und Ihren Kopf in Papierkram und alltaeglichen Aufgaben vergraben haben. Bevor Sie Ihr neues Zeitstempelsystem implementieren, sprechen Sie mit Ihrer Rechtsabteilung und stellen Sie sicher, dass Sie vollstaendig in der Compliance sind. Nehmen Sie ggf. die Aenderungen vor, die Sie benoetigen, bevor Sie alles andere einrichten. Es lohnt sich jetzt ein bisschen zusaetzlichen Aufwand, um Verlangsamungen zu vermeiden, wenn Sie mit der Implementierung des neuen Punch-Clock-Systems beginnen. Denken Sie daran- Wir versuchen, Probleme ganz zu vermeiden, keine Wege zu finden, unsere Notfallplaene auszuprobieren.

Geben Sie ihnen etwas zu reden... und eine Moeglichkeit , es zu tun.

3 give them something to talk about and a way to do it 1542069596

Natuerlich ist das Management verantwortlich und hat das Recht und die Verantwortung, Aenderungen vorzunehmen, wenn es an der Zeit ist. Aber das bedeutet nicht, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht auf dem Laufenden halten sollten. In der Tat ist es eine gute Moeglichkeit, eine solche Veraenderung zu machen, ohne sie zu informieren, eine gute Moeglichkeit, im Personal Raum Aufsehen zu verursachen - und es ist auch nicht die gute Art, auch. Der Wechsel zu einem mobilen Pounch- und Anwesenheitssystem ist die perfekte Gelegenheit, mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren, und es ist eine grossartige Zeit, ihnen zu zeigen, dass Sie zuhoeren.
Richten Sie ein Meeting ein, schreiben Sie ein Paket, das die Aenderungen erklaert (warum, wie und wann, zum Beispiel), oder tun Sie Dinge etwas beilaeuferer und planen Sie einen Mitarbeiter BBQ oder Picknick, um ueber die Grundlagen zu gehen. Wie Sie sich entscheiden, Mitarbeiter zu informieren und ihr Feedback zu erhalten, haengt von den Richtlinien und der Stimmung Ihres Unternehmens ab. Gehen Sie also mit dem, was sich richtig anfuehlt. Der Hauptpunkt hier ist, dass Ihre Mitarbeiter es verdienen, auf dem Laufenden zu sein, also stellen Sie sicher, dass Sie ihnen die Moeglichkeit geben, dort zu sein.
Das bedeutet, ihnen auch die Moeglichkeit zu geben, Feedback zu geben. Manche Leute werden sich nicht wohl fuehlen, sich persoenlich zu beschweren oder Sorgen zu machen, und das ist okay. Alles, was ihre Anwesenheit und ihr Gehaltsscheck beinhaltet, wird sie ein bisschen nervoes machen. Zeigen Sie ihnen, dass Sie verstehen, hoeren Sie zu, wenn sie ein Anliegen aufbringen, und versuchen Sie, Wege zu finden, um ihre Aengste zu lindern. Geben Sie Mitarbeitern eine Moeglichkeit, Sie privat zu kontaktieren, nur fuer den Fall, dass sie nicht das Gefuehl haben, dass sie etwas von Angesicht zu Angesicht sagen koennen. Das Ziel ist Transparenz und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich um ihre Anliegen und ihre Gedanken kuemmern.

Trainieren und anpassen

Mit diesem Schritt sind Sie bereit, das neue Mitarbeiterlochsystem zu installieren, und Ihre Mitarbeiter sollten auch an Bord sein. Auch wenn sie noch Bedenken haben, denken Sie daran, dass es normal ist, und zeigen Sie ihnen mit Beispiel, dass Sie alles umgehen koennen, was entstehen kann. Idealerweise haben Sie sich fuer eine mobile Zeitstanz- und Anwesenheitsloesung entschieden, die mit einem super einfachen und schnellen Setup ausgestattet ist. Wenn Sie komplizierte Handbuecher und frustrierte E-Mails und Telefonanrufe an den Punch-Uhr-Systemanbieter durchlaufen muessen, haben Sie moeglicherweise die falsche Loesung fuer Ihr Unternehmen gewaehlt.
Erinnerst du dich daran, was wir ueber kostenlose Testversionen und keine Vertraege gesagt haben? Dieser Schritt ist, wo diese Vorschlaege nuetzlich sind. Wenn Ihnen der Einrichtungsprozess oder der Schulungsprozess nicht gefaellt, wird Ihnen das System wahrscheinlich auch nicht gefallen. Zurueck raus, bevor es zu spaet ist! Es gibt viel zu viele leistungsstarke, erschwingliche und flexible Punch-Uhr-Apps auf dem Markt, um mit etwas, das Sie hassen, stecken zu bleiben.
So oder so, wenn Sie alle eingerichtet sind, ist es Zeit, alle zu trainieren. Dies ist die Zeit fuer Manager, Vorgesetzte und alle Mitarbeiter, um zu erfahren, wie das neue Punch-Uhr-System funktioniert, wie Sie Probleme melden oder Feedback geben und was zu tun ist, wenn etwas schief geht. Hier zahlt sich all Ihre Vorbereitungsarbeit aus! Sie haben Ihre Mitarbeiterliste und ihre ID-Nummern alle bereit zu gehen, so dass jeder in das System zu bekommen sollte ein Stueck Kuchen sein. Wenn Sie ein biometrisches System (Fingerabdruecke) verwenden, muessen Ihre Mitarbeiter natuerlich anwesend sein, wenn alles eingerichtet ist, aber das richtige digitale Zeitstempelsystem ermoeglicht es Ihnen, Aenderungen jederzeit einfach und in Echtzeit vorzunehmen.
Wenn alles in Betrieb ist, wenn Sie unglueckliche Berichte von Mitarbeitern hoeren, muessen Sie moeglicherweise tiefer in ihre Kommentare schauen und sehen, ob vielleicht mehr Schulungen erforderlich sind oder ob das System nicht ganz richtig funktioniert. Sie koennen Ihr altes Punch-Uhr-System im Tandem mit dem neuen laufen lassen, nur fuer ein paar Wochen, fuer den Fall. Denken Sie an das alte System wie Trainingsraeder. Sie koennen es vollstaendig entfernen, wenn es scheint, dass jeder das neue Punch-Uhr-System gelernt hat.

Seien Sie bereit fuer die Zukunft Vielleicht denken

Sie, dass die Schritte zur Automatisierung Ihres Mitarbeiter-Punch-Uhr-Systems auf Nummer 4 beendet sein sollten, aber tragen Sie einen Moment bei uns. Ein Upgrade auf ein digitales, mobiles Zeitstempel- und Anwesenheitssystem fuer Mitarbeiter ist nur der erste Schritt in einem viel groesseren Plan. Sie koennen das System natuerlich fuer eine Weile ausprobieren, bevor Sie weitere grosse Aenderungen vornehmen, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht fuer die Zukunft vorbereitet sein sollten. Erinnerst du dich an Schritt zwei? Es geht um Planung, und dank des Internets ist es einfach, ueber die neuesten Trends in der Business-Technologie auf dem Laufenden zu bleiben.
Der Tag wird kommen, wenn alles digital ist, nicht nur das Time-Punch-System, also warum nicht jetzt vorbereitet werden? Noch besser- Sie koennen den Wechsel heute starten, indem Sie langsam alle Ihre Geschaeftssysteme auf mobile Versionen umstellen. Sobald Sie sehen, wie effizient und fehlerfrei eine mobile Punch Clock-Loesung fuer Mitarbeiter ist, werden Sie gespannt sein, wie auch andere Produktivitaets-Apps helfen koennen. Deshalb sagen wir, dass Schritt 5 darin besteht, Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten. Aber wie genau bereiten Sie sich auf die Zukunft vor?
Schauen Sie sich Ihr Unternehmen an - fragen Sie sich, was besser sein koennte, und starten Sie diesen Prozess erneut. Haben Sie zufaellig in Schritt 1 eine zweite Liste erstellt? Dinge, die besser sein mussten, aber nicht mit dem Zeitstanzsystem zusammenhaengen? Wenn ja, ist das ein guter Ausgangspunkt; das sind Gegenstaende, die Sie bereits kennen, also brauchen sie Ihre Aufmerksamkeit. Sie koennen auch Mitarbeiter fragen, was sie denken. Da sie an vorderster Front Ihres Unternehmens stehen, wissen sie, was funktioniert und was Hilfe gebrauchen koennte. Holen Sie sich ihre Meinungen, sehen Sie, was sie aendern wuerden!
Sei aber nicht zu schnell. Waehlen Sie einen Bereich nach dem anderen, der Hilfe benoetigen koennte, und schauen Sie sich andere Apps und Loesungen an, die gut mit Ihrem neuen Punch-Uhr-System funktionieren. Hoffentlich haben Sie eine ausgewaehlt, die bereits eine grosse Liste kompatibler Apps hat, so dass Ihr naechster grosser Switch noch einfacher wird. Jetzt wird das fuer die Zukunft vorbereitet!

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So spart der Wechsel zu einer digitalen Zeitstanzloesung Geld. Zeit. Stress und Frustration. Arbeitskraefte. Schlechte Planung, minderwertige Werkzeuge und ineffiziente Prozesse wirken sich auf all diese Faktoren aus. Das war eine Tatsache des Lebens fuer Unternehmen seit Anbeginn der Zeit. Manager und Eigentuemerbetreiber werden jeden Tag mit der Aufgabe beauftragt, Kosten zu rasieren und bessere, effizientere Wege zu finden, Dinge zu tun.
Wir leben in einer Zeit grosser technologischer Fortschritte, die Zeit, Geld und sogar die Umwelt sparen. Schauen wir uns zum Beispiel die alten Stanzsysteme an. Sie waren in der Regel grosse, schwere, klobige Maschinen, die haeufig gewartet oder sogar vollstaendig ausgetauscht werden mussten. Die Mitarbeiter mussten Papierlochkarten verwenden. Die Maschinen und die Karten waren sowohl eine grosse Verschwendung von Ressourcen nicht nur Geld und Arbeitskraefte, sondern auch physische Ressourcen. Wohin, glaubst du, all die kaputten Zeituhrteile gingen? Und was ist mit dem ganzen Papier aus Wochen vergangen?
Digitale, mobile Punch-Clock-Apps entfernen die klobigen Maschinen und das verschwenderische Papier, wodurch die Uhr schneller, effizienter und kostenguenstiger ist. Die Daten werden in der Cloud gespeichert, sodass sie fuer alle angeschlossenen Geraete leicht zugaenglich sind. Das bedeutet, dass Berichte immer nur ein Tippen oder Wischen entfernt sind. Selbst wenn Ihr physisches Geschaeft etwas katastrophales passiert, sind alle Ihre Daten sicher und solide in der Cloud und Ihre Mitarbeiter werden puenktlich und den korrekten Betrag bezahlt. Man kann nicht dasselbe fuer die alten Dinosaurier mit den Papierkarten sagen.
Stellen Sie sich nun die Effizienz und Zugaenglichkeit dieser Punch-Uhr App vor, die auf Bestandskontrolle, Lebensmittelsicherheit, Schichtplanung, taegliche Aufgabenlisten und Mitarbeiterdatensaetze erweitert wurde. Wie waere es mit Echtzeit-Kommunikation mit all Ihren Zweigen, auch wenn Sie nicht physisch anwesend sind? Technologie kann all das tun. Tatsaechlich macht es es gerade jetzt. Sie koennen neue Geraete kaufen und komplizierte Software installieren, aber waere es nicht einfacher, einfach zu verwenden, was die meisten Menschen in ihrer Tasche haben? Smartphones, Tablets, Mobilgeraete aller Formen und Groessen das ist die Zukunft des Unternehmens, und die Zukunft ist jetzt.
Haben wir Ihre Aufmerksamkeit bekommen? Wenn Sie mehr ueber die Verwaltung eines kleinen bis mittelstaendischen Unternehmens mit Produktivitaets-Apps aller Art erfahren moechten, lesen Sie einige unserer anderen Artikel.

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