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Was ist eine SOP-Vorlage und warum brauche ich eine?

what is an sop template and why do i need one
Caroline Sams

By Caroline Sams

Was ist eine SOP und eine SOP-Vorlage?

SOP-Vorlage steht fuer Standard Operating Procedures Vorlage. Eine SOP ist eine Moeglichkeit, verschiedene Ablaeufe Ihres Unternehmens an einem Ort offiziell zu standardisieren und Mitarbeitern dabei zu helfen, zu lernen und auf dem richtigen Weg zu bleiben, alles innerhalb Ihrer spezifischen Richtlinien. Es ist Ihr Richtlinien- und Verfahrensdokument, Ihre schriftlichen Schritte oder ein Dokument So arbeiten Sie hier. Sie beschreibt die Unternehmenserwartungen, die Arbeitsablaeufe und alle wichtigen Vorschriften, die Mitarbeiter wissen muessen, bevor sie anfangen zu arbeiten, um die Effizienz der Mitarbeiter zu steigern und die Gewinne Ihres Unternehmens zu maximieren.

Einfach gesagt- Eine SOP ist eine schnelle Moeglichkeit, wertvolle Informationen fuer alle in kuerzester Zeit zu erhalten. Und die SOP-Vorlage ist die grundlegende Struktur, die verwendet wird, um jede SOP zu erstellen.

Eine gute SOP enthaelt Anweisungen, Vorschriften, Verfahren, notwendige Kontaktinformationen und Antworten auf haeufig gestellte Fragen. Sie kurz und suess zu halten ist in der Regel besser, als sie sehr wortvoll und kompliziert zu machen; obwohl die Laenge und Tiefe Ihrer SOP stark von der Groesse Ihres Unternehmens abhaengen, wie viele Abteilungen Sie beaufsichtigen und wie komplex Ihr Unternehmen ist. Versuchen Sie, Ihre SOP so praegnant wie moeglich zu halten, um Verwirrung zu vermeiden, aber seien Sie bereit, sie bei Bedarf zu aktualisieren. Wenn Mitarbeiter zum Beispiel dazu neigen, immer wieder dieselben Fragen zu stellen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, die SOP zu ueberarbeiten, um diese Themen besser abzudecken.

Ihre SOP-Vorlage ist Ihr Schluessel zur Standardisierung aller SOPs und zur schnellen und muehelosen Fertigstellung aller SOPs. Wenn alle Ihre SOPS die gleiche Vorlage verwenden, haelt es den Prozess schlank und effizient, und die Mitarbeiter werden immer wissen, wo sie in jeder SOP suchen muessen, um Antworten auf ihre Fragen zu finden. Dies kommt in erster Linie neuen Mitarbeitern zugute, indem sie ihnen helfen, sich schneller an ein neues Arbeitsumfeld anzupassen, das sofortigen Zugriff auf alle Unternehmensvorschriften und -verfahren ermoeglicht.

Wie man eine SOP-Vorlage schreibt

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Wie oben erwaehnt, haengt die Laenge und Tiefe Ihrer SOP von vielen Faktoren ab, die dieser Artikel moeglicherweise nicht vorhersagen kann. Wir koennen jedoch einige grundlegende Richtlinien fuer die Erstellung einer erstklassigen SOP-Vorlage anbieten, die Sie einfach an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen koennen. Waehrend einige Unternehmen immer noch Papier- und gedruckte SOPs verwenden, ist es in unserer technologisch fortschrittlichen Gesellschaft intelligenter und kostenguenstiger, SOPs mit Produktivitaetssoftware zu erstellen, zu aktualisieren und zu verteilen. Das ist also, was der Rest dieses Artikels behandelt. Fuer weitere Informationen zur Produktivitaetssoftware haben wir einen ausgezeichneten Artikel ueber 5 Business Management Apps fuer iPhone und Andriod.

SOP-Vorlagenuebersicht Die Grundlagen werden

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abgedeckt.

  • Ihre SOP-Vorlage sollte eine kurze Einfuehrung in das Unternehmen, Ihre Vision und eine Moeglichkeit fuer Mitarbeiter, ihre Vorgesetzten oder Sie direkt zu kontaktieren, falls Probleme auftreten oder sie weitere Anweisungen benoetigen.


Halten Sie das Layout einfach, um Verwirrung zu vermeiden.
  • Der gesamte Punkt der SOP-Vorlage besteht darin, Antworten schnell und einfach zu finden. Die Verwendung von Software zur Erstellung Ihrer SOPs ist eine hervorragende Moeglichkeit, die Dinge einfach zu halten. Halten Sie Ihr Design sauber, unkompliziert und leicht zu navigieren.


Lassen Sie Raum fuer zukuenftige Aenderungen.
  • Lassen Sie beim Erstellen Ihrer SOP-Vorlage Platz fuer Aenderungen, Neuschreiben und Aenderungen. Das Geschaeft veraendert sich staendig, und Ihre SOP muss sich damit aendern.



Ihre SOP-Vorlage sollte Abschnitte enthalten fuer-
  1. Richtlinie und Zweck. Beschreiben Sie, was die Mission ist, oder den Grund fuer diesen Punkt.
  2. Geltungsbereich. Abdecken, welche Abteilungen von diesem Verfahren betroffen sind. Was sind die erforderlichen Schritte?
  3. Verantwortlichkeiten. Wer wird fuer diesen Prozess verantwortlich sein und wie sollten sie diese Aufgabe abschliessen?

  4. Definitionen. Moeglicherweise gibt es Woerter in diesem Verfahren, die Leser moeglicherweise nicht kennen. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um Woerter oder Akronyme zu definieren.

  5. Prozedur. Dies ist die genaue Liste der Schritt-fuer-Schritt-Anweisungen zur Durchfuehrung des gesamten Verfahrens. In diesem Abschnitt ist es besser, zu viel zu sagen, als nicht genug. Seien Sie klar und praegnant, um Missverstaendnisse oder moegliche Fehler zu vermeiden.


Sie koennen auch einen Abschnitt mit nuetzlichen Kriterien (oder wie Sie feststellen koennen, ob dies eine erfolgreiche Prozedur war), Referenzen zur Unterstuetzung der Prozedur und einen Verlauf der Aenderungen an der jeweiligen SOP hinzufuegen. Ihre SOP-Vorlage kann auch Beispieltext in jedem Abschnitt enthalten, so dass jeder, der am Ende eine SOP aus Ihrer Vorlage erstellt, Beispiele dessen sehen kann, was Sie dort erwarten.

Machen Sie die SOP-Vorlage noch einfacher mit Apps

Wenn die Idee, vor einem Textverarbeitungsprogramm zu sitzen und Ihre eigene SOP-Vorlage auszugeben, muehsam, kompliziert oder wie eine Verschwendung Ihrer Zeit, keine Sorge. Wir haben eine viel schnellere, einfachere und effizientere Moeglichkeit, Ihre SOP-Vorlagen und Ihre SOPs zu schreiben und zu verteilen, damit Sie wieder auf die wichtigen taeglichen Aufgaben der Geschaeftsfuehrung zurueckkommen koennen.

Mit einer vorgefertigten SOP-Vorlage ist die Vereinfachung Ihrer SOP ganz einfach. Fuellen Sie einfach die entsprechenden Bereiche mit Besonderheiten aus Ihrem Unternehmen aus, speichern Sie es und verteilen Sie es an Ihre Mitarbeiter. Es ist wirklich so einfach. Und die Aktualisierung ist genauso einfach. Und anstatt jedes Mal, wenn Sie eine Aenderung vornehmen muessen, eine Reihe von SOP-Buechern neu zu drucken, nehmen Sie Ihre Aenderung einfach einmal vor und sie wird in der Datenbank gespeichert, damit jeder von jedem Geraet und jedem Standort aus darauf zugreifen kann. Das ist maximale Effizienz.

SOPs und digitale Checklisten maximieren den Aufwand und sparen Geld

Wenn Ihre SOP-Software und Ihre Aufgaben-Checklisten-Software kombiniert werden, haben Sie eine magische Kombination aus Effizienz, Geld sparen, Zeit sparen und umweltfreundlichen Verfahren, um Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten. Mit einer App koennen Sie Ihre SOP durch Datei-Uploads und -Freigabe bearbeiten und verteilen sowie taegliche Mitarbeiter-Checklisten aktualisieren und verfolgen, um sicherzustellen, dass die SOP befolgt wird. Ermitteln Sie schnell Probleme, Verlangsamungen oder Fehler und ergreifen Sie sofortige Korrekturmassnahmen, selbst wenn Sie sich nicht im Gebaeude befinden. Weitere Informationen darueber, wie Task-Management-Software Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen kann, finden Sie in der Zip-Checkliste.

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