Cookie Consent by FreePrivacyPolicy.com
Fehler beim Planen | 6 mins read

Häufige Fehler bei der Mitarbeiterplanung, die Ihrem Unternehmen schaden

common employee scheduling mistakes that hurt your business
Mitesh Gala

By Mitesh Gala

Ihr Unternehmen kann mit einer schlechten Planung keinen Erfolg haben. Deshalb müssen Sie sich bestimmter Fehler bewusst sein, die viele Geschäftsinhaber bei der Erstellung von Zeitplänen machen. Die ordnungsgemäße Planung von Schichten ist viel einfacher, wenn Sie häufige Fehler vermeiden möchten.
Die Planung von Mitarbeiterschichten ist eine Ihrer Hauptaufgaben als Geschäftsinhaber oder Manager. Wenn Sie jedoch nicht aufpassen, kann dies auch eine der schwierigsten sein. Viele Unternehmen können ihr volles Potenzial aufgrund häufiger Planungsfehler nicht ausschöpfen.
Glücklicherweise sind diese Fehler vermeidbar. Man muss einfach wissen, was sie sind. Stellen Sie insbesondere sicher, dass Sie diesen wichtigen Fehlern nicht zum Opfer fallen -

Vergessen, eine Schicht zu planen

Es ist leicht zu verstehen, warum das Vergessen einer Schicht ein Fehler ist, den Sie vermeiden müssen. Wenn Sie eine Schicht vergessen, müssen Sie in letzter Minute nach einem verfügbaren Mitarbeiter suchen. Dies hindert Sie daran, andere wichtige Geschäftsaufgaben anzugehen.
Dies kann auch Ihren Zeitplan in der Zukunft erschweren. Zum Beispiel hätten Sie normalerweise Mitarbeiter A geplant, eine Schicht zu arbeiten, aber Sie haben es vergessen. Zu dem Zeitpunkt, an dem Sie dies feststellen, ist Mitarbeiter A möglicherweise nicht verfügbar. Selbst wenn Mitarbeiter B in der Lage ist, sie zu decken, müssen Sie seine Zeitpläne entsprechend anpassen, andernfalls ist Mitarbeiter A verärgert darüber, dass er das Einkommen verpasst hat, weil Sie einen Planungsfehler gemacht haben.

Online-Software zur Mitarbeiterplanung, die die Schichtplanung mühelos macht.
Probieren Sie es 14 Tage lang kostenlos aus.

Spielende Favoriten

Abhängig von der Art Ihres Unternehmens können einige Verschiebungen wünschenswerter sein als andere. Vielleicht besitzen Sie beispielsweise ein Restaurant, in dem Mitarbeiter ihre Tipps nicht bündeln. Oder vielleicht leiten Sie ein Einzelhandelsgeschäft, und einige Schichten sind weitaus überwältigender als andere.
Denken Sie daran, wenn Sie Zeitpläne erstellen. Sie möchten einige Ihrer Mitarbeiter nicht respektieren, indem Sie denselben Mitarbeitern immer die wünschenswertesten Schichten geben.
Das heißt, manchmal hat ein Mitarbeiter, dessen Leistung relativ schlecht ist, die besseren Schichten nicht verdient. Vielleicht sind sie nicht qualifiziert, mit ihnen umzugehen. Sie könnten bei Kunden einen falschen Eindruck hinterlassen, wenn Sie einen inkompetenten Mitarbeiter während der geschäftigsten Tageszeit einplanen.
Besprechen Sie dies bei Überprüfungen, wenn ein Mitarbeiter wirklich nicht qualifiziert ist, die bisher wünschenswertesten Schichten abzudecken. Sie haben mehr Respekt vor Ihnen, wenn Sie mit ihnen zusammenarbeiten, um die notwendigen Verbesserungen vorzunehmen.

Warten bis zur letzten Minute

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung von Zeitplänen die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. Sie haben ein Privatleben außerhalb der Arbeit. Die Planung ihres persönlichen Lebens ist einfacher, wenn sie zwei oder mehr Wochen im Voraus über ihre Schichten Bescheid wissen. Darüber hinaus müssen Sie nach einigen Gesetzen bestimmte Arten von Schichten im Voraus planen.

Wichtige Dokumente verlieren

Die richtige Organisation ist der Schlüssel zu Ihrem Erfolg. Dies gilt insbesondere, wenn Sie einen Zeitplan erstellen. Zum Beispiel könnten Sie versehentlich einen Mitarbeiter so planen, dass er mehr Stunden arbeitet, als er sollte, wenn Sie seinen Vertrag verlieren. Da diese Arten von Dokumenten in der Regel auch vertrauliche Informationen enthalten, kann deren Verlust auch zu rechtlichen Schritten führen.

Online-Software zur Mitarbeiterplanung, die die Schichtplanung mühelos macht.
Probieren Sie es 14 Tage lang kostenlos aus.

Keine Berücksichtigung von Qualifikationsniveaus

Nicht alle Mitarbeiter sind austauschbar. Die Qualifikationsniveaus und Qualifikationen variieren. Denken Sie daran, wenn Sie Schichten planen.
Vielleicht leiten Sie ein Restaurant mit einer beliebten Bar. Sie werden Ihre Kunden verärgern, wenn keiner der Mitarbeiter, die eine Schicht abwickeln, weiß, wie man Barkeeper macht. Wenn Sie entscheiden, wer für eine bestimmte Schicht geplant werden soll, beurteilen Sie, für welche Arten von Aufgaben die Personen verantwortlich sind. Wenn Sie diesen grundlegenden Schritt ausführen, können Sie ein erhebliches Problem vermeiden.

Schlecht kommunizieren

Identifizieren Sie eine Form der Kommunikation, mit der die meisten Ihrer Mitarbeiter vertraut sind. Die Standardisierung Ihrer Kommunikationsprozesse erleichtert die Planung erheblich.
Das heißt, Sie müssen bedenken, dass verschiedene Arten von Arbeitnehmern mit verschiedenen Arten von Kommunikationsinstrumenten vertraut sind. Junge Millennials fühlen sich möglicherweise wohl bei der Koordination mit einer Messaging-App wie Slack, während weniger technisch versierte Mitarbeiter E-Mails bevorzugen. Wähle keine Methode, bis du sicher bist, dass sie jeder versteht.

Keine Bilanzierung Ihres Budgets

Arbeitskräfte machen in der Regel 70% Ihrer Gesamtkosten aus. Daher müssen Sie bei der Erstellung eines Zeitplans Ihr Budget berücksichtigen. Dies erfordert die Berücksichtigung aller relevanten Faktoren, einschließlich Überstundensätze und zusätzlicher Formen der Entschädigung. Wenn Ihre Mitarbeiter beispielsweise manchmal vor Ort arbeiten, müssen Sie sie möglicherweise für Reisekosten entschädigen.

Ignorieren Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter

Stellen Sie im Allgemeinen sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie Ihnen ihre Bedürfnisse zum Ausdruck bringen. Stellen Sie sicher, dass der Prozess für die Beantragung einer Freizeit transparent und einfach ist. Wenn Mitarbeiter nach bestimmten Schichten fragen, erwägen Sie, nach ihren Wünschen zu handeln, wenn die Anfrage angemessen ist. Ein starker Mitarbeiter, der Kinder hat, um die er sich kümmern muss, benötigt möglicherweise Schichten, die es ihm ermöglichen, sowohl auf seine beruflichen als auch auf seine persönlichen Bedürfnisse einzugehen. Solange Sie andere Mitarbeiter nicht verärgern, indem Sie den Anschein haben, Favoriten zu spielen, sollten Sie dies während des Planungsprozesses berücksichtigen.

Umschalt tauschen lassen, um kompliziert zu werden

Die ordnungsgemäße Planung wird viel einfacher, wenn Sie die richtigen Tools verwenden. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise ein Tool verwenden, mit dem Mitarbeiter problemlos Schichten wechseln können. Sie können den Prozess bis zu einem gewissen Grad überwachen, müssen sich jedoch nicht direkt engagieren.
Es wird Zeiten geben, in denen Mitarbeiter ihre Arbeit verpassen müssen. Sie müssen andere bitten, sie zu decken, wenn dies passiert. Wenn Sie einen standardisierten Prozess haben, mit dem jeder vertraut ist, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass diese Situationen zu Chaos führen.

Keine klaren Erwartungen liefern

Mitarbeiter müssen nicht nur wissen, wann sie sich zur Arbeit melden sollen. Sie müssen auch wissen, auf welche Aufgaben sie sich bei ihrer Ankunft konzentrieren sollen. Manchmal ist das nicht so klar, wie Sie vielleicht denken.
Vielleicht besitzt du eine Buchhandlung. In einigen langsamen Schichten sind die Mitarbeiter möglicherweise für die Wiederaufstockung der Regale verantwortlich. Bei anderen können Sie erwarten, dass sie alte saisonale Displays entfernen und durch neue ersetzen.
Ihre Mitarbeiter können Ihre Gedanken nicht lesen. Wenn es mehrere Aufgaben gibt, auf die sie sich während einer bestimmten Schicht möglicherweise konzentrieren könnten, stellen Sie sicher, dass sie verstehen, welche am wichtigsten sind.

Zu viel Zeit damit verbringen, Zeitpläne zu erstellen

Auch hier ist die Verwendung der richtigen Tools unerlässlich. Die ordnungsgemäße Planung von Mitarbeiterschichten mag eine Ihrer Hauptaufgaben sein, aber das bedeutet nicht, dass Sie einen ganzen Tag für den Prozess verwenden sollten. Stattdessen Recherchetools, die Sie verwenden könnten, um es zu vereinfachen. Beispielsweise verwenden viele Programme künstliche Intelligenz, um zukünftige Planungsanforderungen vorherzusagen. Dies hilft Ihnen, viel Zeit zu sparen.

Verwenden von Tabellenkalkulationen

So wichtig die Verwendung der richtigen Tools auch ist, Sie müssen auch vermeiden, die falschen zu verwenden. Wenn Sie sich auf veraltete Planungsressourcen verlassen, erhöhen Sie Ihre Wahrscheinlichkeit, einen Fehler zu machen.
Verwenden Sie beim Erstellen von Zeitplänen keine Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel. Ja, wenn Ihr Unternehmen klein ist, scheinen Tabellenkalkulationen Ihren Anforderungen zu entsprechen, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, können sie unhandlich werden.
Das Hinzufügen der richtigen Berechtigungen ist mühsam. In vielen Fällen ist das Bearbeiten von Tabellenkalkulationen über mobile Geräte schwierig (wenn nicht unmöglich). Da Tabellenkalkulationsprogramme nicht auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind, bieten sie auch keine speziellen Planungsfunktionen. Sie sollten besser auf ein robustes Planungstool upgraden.
Übersehen Sie nicht die Wichtigkeit dieser Punkte! Sie müssen Zeitpläne ordnungsgemäß und effektiv erstellen, um erfolgreich zu sein. Indem Sie diese Fehler vermeiden, werden Sie es tun.

 cta content inline and exit intent
PLANEN SIE EINE DEMO