Task-Management-Software | 11 mins read

Alles, was Sie ueber die

everything you need to know about task management software

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Was ist Task-Management?

Task-Management ist ein umfassendes System zur Identifizierung, Verfolgung und Durchfuehrung von Arbeiten. Die Aufgabenverwaltung umfasst die Verfolgung des Aufgabenfortschritts vom Anfang bis zum Abschluss, das Festlegen von Fristen und das Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder. Management-Software sorgt dafuer, dass Projekte so reibungslos wie moeglich ausgefuehrt werden, indem Projekte in detaillierte Aufgaben und Teilaufgaben aufgeteilt werden.

Wichtigkeit der ordnungsgemaessen Verwaltung Ihrer Aufgaben Die

Implementierung eines geeigneten Task-Management-Systems leitet Mitarbeiterarbeit zu seiner produktivsten Nutzung um. Achtsames Team Task Management wird eine hoehere Arbeitsqualitaet produzieren und menschliche Fehler verringern.

Task-Management-Tools helfen Fachleuten, eine ideale Menge an Zeit fuer jede Aufgabe zu verbringen und haelt sie fuer die Aufgabenabwicklung verantwortlich. Die

Nichtimplementierung eines Task-Management-Systems kann zu verpassten Fristen, unnoetigen Stress und Projektscheitern fuehren. Wenn Unternehmer und ihre Mitarbeiter uebertrieben oder ausgebrannt sind, sind sie weniger in der Lage, qualitativ hochwertige Arbeit zu produzieren oder eine positive Erfahrung fuer Kunden oder Kunden zu bieten.

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Die Vorteile der richtigen Aufgabenverwaltung Die

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wichtigsten Vorteile der Verwendung von Task-Management umfassen

  • optimierte Produktivitaet- Idealisierung der Produktivitaet durch Implementierung eines Task-Management-Systems. Die angemessene Zeit fuer jede Aufgabe zu verbringen, fuehrt zu mehr Aufgabenabwicklung
  • Erhoehte Effizienz- Verbesserung der Produktivitaet wird symbiotisch die Geschaeftseffizienz erhoehen. Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf die Verkaufsfoerderung zu konzentrieren oder neue Kunden zu gewinnen
  • Weniger Stress- Task-Management-Tools reduzieren unnoetigen Stress, Burnout und unproduktives Multitasking
  • Verbesserte Kundenzufriedenheit- Machen Sie Kunden gluecklicher, indem Sie eine organisierte Schaufenster mit effizienten und produktiven Mitarbeitern
  • Trend Analysis- Task-Management-Systeme bieten leicht zugaengliche Statistiken, um zu bestimmen, welche Bereiche Aufmerksamkeit oder Verbesserung benoetigen. Sobald Sie sich der Trends bewusst sind, koennen Mitarbeiter eine geeignete und ansprechende Business Strategy

    Tipps fuer Proper Task Management

    tips for proper task management 1597177854 4061

    Obwohl die Entwicklung eines richtigen Task-Management-Systems einschuechternd sein kann, ist es sehr wert, die Muehe. Im Folgenden finden Sie Tipps, um in den Prozess zu unterstuetzen-

    1. Ziele etablieren-

    • klare, erreichbare Ziele aufteilen Ziele
    • in kurz- und langfristige Kategorien
    • Nehmen Sie das SMART-Zielsystem ein (Smart, Measurable, Erreichbar, Relevant und Zeit-gebunden), um zu erkennen, ob Ziele SMART sind. Stellen Sie sicher, dass die Ziele die Definitionskriterien jedes im Akronym dargestellten Wortes erfuellen
    • .
    • Arbeiten Sie nur an Aufgaben, die direkt zur Erreichung der festgelegten kurz- und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens beitragen

    2. Planen Sie im Voraus-
    • Widmen Sie 5-10 Minuten vor der Arbeit fuer die Planung Ihres Tages. Waehlen Sie eine der folgenden Planungsoptionen basierend auf der Terminkompatibilitaet-
    • Die Nacht vor- Am Ende des Arbeitstages widmen Sie 15 Minuten, um Ihren Arbeitsbereich zu loeschen und eine Liste der dringendsten Ziele fuer den folgenden Tag zu erstellen. Dies ist nicht nur eine grosse Dekompressionstechnik, aber Sie werden sich fokussiert fuehlen, wenn Sie am naechsten Tag in einem organisierten Raum ankommen
    • Erste Sache am morgen- Holen Sie sich Ihren Arbeitsplatz ein paar Minuten frueher, um eine priorisierte To-Do-Liste zu kompilieren, nach den gleichen obigen Richtlinien
    • Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe bei einem Zeit, Multitasking oder hektisch springen von einer Aufgabe zur naechsten kann dazu fuehren, nichts zu erledigen
    • .
    • Suchen Sie immer nach Moeglichkeiten, intelligenter zu arbeiten, nicht haerter

    3. Aufgaben priorisieren-
    • Kategorisieren Sie Ihre Aufgabenliste nach Vorgangsdringlichkeit
    • Uebergehen Sie Vorgaenge und Teilvorgaenge in Ihrer Aufgabenliste, wenn sie abgeschlossen sind, um Organisation und Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten. Darueber hinaus bietet dieser Prozess ein Gefuehl der Leistung und Motivation, wie Sie die Eintraege auf Ihrer To-Do-Liste streichen
    • Tackle weniger wesentliche Aufgaben rechtzeitig, aber nur nach vorrangigen Aufgaben

    Betrachten Sie Stephen Coveys kategoriales Kriterium bei der Erstellung Ihrer To-Do-Liste -
    • Wichtige und dringend - Aufgaben und Teilaufgaben mit hoechster Prioritaet, die sofortige Aufmerksamkeit und Handeln erfordern. Beenden Sie diese wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst, bevor Sie auf weniger zeitkritische Aufgaben
    • Wichtig, aber nicht dringend - Aufgaben und Teilaufgaben, die oberflaechlich wichtig erscheinen, aber bei naeherer Betrachtung kann auf einen spaeteren Zeitpunkt verschoben werden
    • Dringend, aber nicht wichtig - Aufgaben und Teilaufgaben, die fordern staendig Aufmerksamkeit und Handeln, haben aber wenig oder keinen dauerhaften Wert, sobald sie abgeschlossen sind. Delegieren dringende, aber nicht wichtige Aufgaben wann immer moeglich
    • Nicht dringend und nicht wichtig- niedrigste Prioritaet Aufgaben und Teilaufgaben, die nur die Illusion von Busyness bieten. Adressieren Sie diese Aufgaben zuletzt und nur, wenn die Zeit es zulaesst

    4. Reduzieren Sie Ablenkungen-
    • Achten Sie auf selbstinduzierte und aeussere Unterbrechungen
    • .
    • Achten Sie besonders auf Social-Media-Nutzung waehrend der Uhr. Obwohl Smartphones aeusserst wichtige technologische Fortschritte sind, koennen intelligente Geraete auch sehr suechtig machende Zeitverschwender sein. Mehr als 36% der Millennials und Gen Z berichten, verbringen 2 Stunden oder mehr auf ihren Smartphones waehrend ihres Arbeitstages
    • Schalten Sie Ihr Telefon aus und schliessen Sie die Buerotuer, wenn angemessen, um die Effizienz zu maximieren
    • Bestimmen Sie eine bestimmte Zeit am Arbeitstag fuer soziale Aktivitaeten, die vom Nachholen von E-Mails bis zu Einchecken mit Personal

    5. Ablehnen unproduktiver Anfragen-
    • Haben Sie keine Angst, fest, aber hoeflich nein zu Ideen oder Anfragen zu sagen, wenn angemessen
    • Aufgaben verlassen, die nicht auf die kurz- oder langfristigen Ziele Ihres Unternehmens arbeiten
    • Lernen Sie aus Erfahrung, um Zeit spaeter zu vermeiden
    • Denken Sie daran, jede Aufgabe, die Sie von Ihren Zielen ableitet, beschaedigt Ihre Endergebnis

    6. Zeit verfolgen - Zeiterfassung
    • hilft, die ungefaehre Zeit zu messen, die eine einzelne Aufgabe benoetigt
    • .
    • Verwenden Sie einen einfachen Arbeitszeittabellen-Tracker, um muehelos verschiedene Aufgaben und Projekte mit nur einem Klick ein- und auszutauschen
    • . Nutzen Sie Smartgeraete-Softwaretechnologie, einschliesslich Mobile und Desktop Tracking zur Verbesserung der Effizienz, Benutzerfreundlichkeit und Zugaenglichkeit
    • Generieren Sie detaillierte Echtzeitberichte zur Analyse von Verbesserungen und Wachstum

    7. Seien Sie flexibel und geduldig-
    • Fristen werden nicht immer eingehalten und Prozesse verlaufen moeglicherweise nicht immer wie geplant. Nur 37% der Teams berichten, dass sie ihre Projekte oefter als nicht abschliessen
    • .
    • Ueben Sie Geduld, Flexibilitaet und Verstaendnis, um den Stress aller zu verringern
    • .
    • Foerdern Sie die Anpassungsfaehigkeit fuer Ihr Unternehmen, um sowohl die Arbeitszufriedenheit als auch das Gesamtergebnis Ihres Unternehmens zu verbessern
    .

    Auswirkungen der unsachgemaessen Aufgabenverwaltung

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    Unzureichende Planung ist die Hauptursache fuer Projektfehler. Zu den weiteren Konsequenzen der schlechten Planung gehoeren-

    1. Unzureichendes Zeitmanagement- Mangel an Fristen fuehrt unproduktiv unter den Mitarbeitern und bringt das Geschaeftsergebnis Ihres gesamten Unternehmens herunter. Die produzierten Arbeiten koennen von schlechter Qualitaet sein, wenn sie ueberhaupt abgeschlossen ist.
    2. Unklare Definitionen von Zielen- Ohne klar umrissene Ziele werden die Mitarbeiter nicht verstehen, wie und warum sie an einer Aufgabe arbeiten sollten. Ohne Aufgabenanweisungen wissen die Mitarbeiter nicht, was von ihnen leistungsfaehig erwartet wird. Die Produktivitaet und der Output werden dadurch leiden, was zu einem Projektscheitern fuehren kann.
    3. Nicht definiertes Budget- Ein nicht definiertes Budget behandelt nicht ordnungsgemaess, wie Mittel verwendet werden sollen. Die Nichtfestsetzung eines Budgets kann zu missbraeuchlichen oder verschwendeten Mitteln fuehren. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, kann es viel mehr kosten als noetig. Ein Ziel kann auch verzoegert oder sogar gescheitert sein, weil es keine ausreichende Budgetierung gibt.
    4. Unzufriedene Kunden und Kunden Kunden und Kunden koennen mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung unzufrieden sein. Infolgedessen koennen sie Ihr Geschaeft in Zukunft nicht haeufig nutzen. Eine schlechte Planung schadet der Faehigkeit Ihres Unternehmens, gute Beziehungen zu aktuellen und potenziellen Kunden aufzubauen.
    5. Erhoehte Risiken und Probleme- Unsachgemaesse Planung erhoeht die Wahrscheinlichkeit unvorhergesehener Risiken und Probleme. Vermeiden Sie, Zeit fuer die Loesung von Problemen zu verschwenden, die sich aus schlechter Planung ergeben. Die Verwendung der SMART-Methode bei der Erstellung von Zielen und Ihrer Aufgabenliste verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Unternehmen ein riskantes Unternehmen einnimmt.

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      Was ist Task-Management-Software?

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      Task-Management-Software ist ein technologisches System, das Projekte rationalisiert und die Gesamteffizienz erhoeht. Diese Software enthaelt Funktionen, die Aufgaben priorisieren, Projekte delegieren, Zeit verwalten und Fristen einhalten.

      Funktionen, die Task-Management-Software ermoeglicht es Benutzern, Faehigkeiten wie einzuschliessen-

      • Organisieren von Aufgaben
      • Risikomanagement
      • Ressourcenplanung
      • Ressourcenverwaltung
      • Dokumentenverwaltung
      • Zeit- und Kostenverfolgung
      • Mehrere Task-Management
      • Analyse und Datenbericht Kompilierung
      • Wiederholende Aufgaben Planen
      • Benachrichtigungen und Warnungen
      • Prognostizierte Zeitschaetzungen
      • Fernzugriff
      • Dateifreigabe
      • Kostenmanagement
      • Agile Projektverwaltung

        Hauptvorteile der Verwendung von Task-Management-Software

        • Rationalisierung von Aufgaben- Zeit sparen, Termine einhalten, Aufgaben delegieren und verfolgen, um termingerecht zu bleiben und die Effizienz zu steigern
        • Projekte priorisieren- Durch das Nachverfolgen von Aufgaben koennen Mitarbeiter erkennen, welche Ziele Ziele sind wichtiger und die zusaetzliche Zeit und Aufwand erfordern koennen
        • Foerderung der Zusammenarbeit- Teilen Sie Ideen und Feedback mit dem Rest Ihres Teams, melden Sie sich an Teammanager, erhoehen Sie die Effizienz der Personalkommunikation und verringern Sie unnoetige und kontraproduktive Arbeitsplaetze. Konflikte
        • Erhoehen Sie die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter- 82% der Mitarbeiter berichten, dass sie keine Faehigkeit haben, andere erfolgreich zur Rechenschaft zu ziehen, waehrend 91% der Mitarbeiter die Verantwortlichkeit in hohem Masse auf einer Liste der Entwicklungsbeduerfnisse ihres Unternehmens einstufen. Die richtige Software kann die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter durch Fristen und klare Anweisungen erheblich verbessern
        .

        So finden Sie die richtige Software fuer Ihr Unternehmen

        how to find the right software for your business 1597177855 7805

        Proper Task Management Software muss-

        1. Ermoeglichen Sie schnelle und einfache Erstellung, Bearbeitung und Delegierung von Aufgaben. Aufgaben sollten nur wenige Minuten dauern, bis sie bearbeitet werden, und Benutzer sollten in der Lage sein, Aufgaben an alle Mitarbeiter in ihrem Team zu delegieren
        2. .
        3. Aufgabenueberwachung und Pruefungserstellung fuer alle Mitarbeiter zulassen. Benutzer koennen den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit und abgeschlossene Zeitstempel-Tasks anzeigen
        4. Erlauben Sie Fernzugriff auf allen Geraetetypen, einschliesslich auf einem Webserver, einem mobilen Geraet oder per E-Mail, jederzeit von jedem Ort aus, der ueber Internetzugang verfuegt. Darueber hinaus sollten Task-Management-Systeme Benutzern die Moeglichkeit bieten, Aufgaben digital zu sehen oder zu kennzeichnen
        .
        Beruecksichtigen Sie beim Kauf eines Softwaresystems folgendes-
        1. BewertenSie - Beginnen Sie mit einer umfassenden und transparenten Bewertung, warum Ihr Unternehmen eine Projektmanagement-Loesung. Beginnen Sie Brainstorming, indem Sie Anforderungen und aktuelle Probleme mit der Effizienz skizzieren.

          Befolgen Sie dies, indem Sie bestehende Geschaeftsprozesse untersuchen, um Problempunkte zu analysieren. Wenn Sie wissen, was Ihr Unternehmen am meisten braucht, wird die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software fuer Ihr Unternehmen viel weniger entmutigend


        2. Research- Kaufen Sie keine Projektmanagement-Software, die nicht zu Ihrem Unternehmen passt. Nachdem Sie Ihre geschaeftlichen Anforderungen definiert haben, recherchieren Sie Systemfunktionen und lesen Sie Bewertungen online.
        3. Wenden Sie sich an Ihr Netzwerk und Ihre Teammitglieder, um zu erkundigen, welche Softwareprogramme sie am effizientesten gefunden haben. Ueberlegen Sie potenzielle Implementierungsbarrieren, die vom Widerstand der Mitarbeiter bis zur Datenmigration reichen, und planen Sie, diese zu mildern.

        4. Hoeren Sie sich an und beschaeftigen Sie sich mit den Anliegen aller Mitarbeiter, bevor Sie Software auswaehlen und kaufen. Identifizieren und bereiten Sie sich auf jede moegliche Barriere in Ihrer Liste


        5. Quantifizieren- Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Faehigkeiten. Konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, von denen Ihr Unternehmen benoetigt oder profitieren wird, und beruecksichtigen Sie dabei auch zukuenftige Anforderungen. Fixieren Sie sich nicht auf glaenzende neue Funktionen und riskieren Sie den Kauf eines Softwareprogramms mit wichtigen Funktionsluecken.

          Der Kauf der falschen Software fuer Ihr Unternehmen kann auf lange Sicht eine Menge kosten. Sehen Sie sich den Kauf des Projektmanagements als Investition in Ihr Unternehmen anstelle eines finanziellen


        6. Aufwandstestsan - Nutzen Sie die Vorteile von kostenlosen Software-Tests. Probieren Sie jede Software auf Ihrer Liste aus und verwenden Sie realistische Projektszenarien, um zu sehen, ob die Task-Management-Tools der Software den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Fordern Sie Feedback zu kollaborativen Funktionen an und pruefen Sie sorgfaeltig die Aufgabenanforderungen des Teams in Ihrem Entscheidungsprozess.

          Testen Sie ausserdem den Kundenservice und die Anbieterreaktionsfaehigkeit. Zoegern Sie nicht, das Software-Support-Team um Hilfe zu bitten und alle Ihre Fragen beantworten zu lassen. Das Testen einer Vielzahl von kostenlosen Tests wird Ihrem Unternehmen helfen, selbstbewusst in ein System zu investieren, das Ihrer Unternehmenskultur, Ihren Beduerfnissen und Geschaeftstechniken
        7. entspricht

        8. Collaborate- Verschieben Sie eine kontrollierende Arbeitskultur zu einem kollaborativeren durch die richtigen Management-Tools. Mit kollaborativen Funktionen koennen Mitarbeiter und Kunden proaktiv Teamprojekte verstehen und daran teilnehmen. Finden Sie die optimale Balance zwischen dem Grad der Kontrolle und den kollaborativen Funktionen, die die Software bietet


        9. Implementieren- Fuehren Sie Ihren Software-Implementierungsplan durch, um sicherzustellen, dass er unter Beruecksichtigung der Implementierungszeitplaene so reibungslos wie moeglich ist. Entscheiden Sie, ob Management-Tools langsam schrittweise eingebaut oder unternehmensweit installiert und gleichzeitig installiert werden. Richten Sie ein ausreichendes Onboarding-Verfahren ein, das sowohl Barrierefreiheit als auch Kompatibilitaet sicherstellt
        .
        Geschaeftsinhaber und Projektmanager sollten alle Mitarbeiter ermutigen, sich bei Bedarf an Unterstuetzung und Support zu wenden. Denken Sie daran, dass jedes Softwaresystem nutzlos ist, wenn Ihre Mitarbeiter nicht mit der Navigation oder Nutzung vertraut sind. Mit sorgfaeltiger Ueberlegung und reibungslose Umsetzung, wird ein geeignetes Task-Management-System sowohl Mitarbeiter Zeit und Geschaeftsressourcen

        Key Takeaways

        • Task-Management optimiert die Produktivitaet, steigert die Effizienz, reduziert Stress und verbessert die Kundenzufriedenheit und Trendanalyse
        • Task-Management-Software optimiert die Organisation, Priorisierung, Delegierung und Verfolgung der Aufgaben eines Unternehmens
        • Aspekte, die Hilfe Task-Management umfassen - Ziel Einrichtung, Planung voraus, Priorisierung von Aufgaben, Abmilderung von Ablenkungen, abnehmende unproduktive Anfragen, Nachverfolgungszeit, und flexibel und geduldig
        • Unsachgemaesse Aufgabenverwaltung kann zu unzureichender Zeitverwaltung fuehren, unklare Definitionen von Zielen, undefinierte Budgets, unglueckliche Kunden und Kunden sowie ein erhoehtes Risiko und problematische Projekte oder Aufgaben
        • Die
        • richtige Management-Software kann Aufgaben rationalisieren, Projekte priorisieren, die Zusammenarbeit foerdern und die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter erhoehen
        • Bewerten Sie Geschaeftsanforderungen, Recherche-Produkte, vorhersehen Sie Implementierungsbarrieren, Kosten im Vergleich zu Faehigkeiten quantifizieren, mit einem Testlauf testen, mit allen Mitarbeitern zusammenarbeiten und den Implementierungsplan praeventiv durchlaufen, um eine fundierte Entscheidung fuer den Kauf von Software zu treffen
        • Geschaeftsleute nutzen Task-Management-Software, um taeglich zu optimieren Aufgaben und maximieren Sie den Gewinn und die Produktivitaet von unten

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