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5 sencillos pasos para automatizar su sistema de reloj de perforacion de empleados

5 easy steps to automating your employee punch clock system
Victoria Brunette

By Victoria Brunette

La introduccion de su nuevo sistema de reloj de perforacion para empleados requiere un poco de trabajo de preparacionEjecutar cualquier negocio exitoso requiere planificacion, paciencia y un buen ojo para los detalles. Desde entrevistar y contratar personal, investigar y lanzar las nuevas vias de promocion, hasta decidir como implementar la nueva tecnologia, hay mucho en que pensar y muchos puntos que requeriran su atencion indivisa.
Desafortunadamente, eso significa que tambien hay mucho espacio para errores. Todos los gerentes saben que incluso el error mas pequeno puede estallar en un problema enorme y costoso si no se atiende de inmediato, y esto es especialmente cierto para el acelerado mundo de la tecnologia para los negocios. La mayoria de las empresas tienen planes de contingencia para cuando las cosas salen mal, un plan de accion para mitigar los danos y salvar la mayor cantidad de tiempo y recursos posible. Es una buena idea crear un conjunto de pasos a seguir cuando las cosas se salgan de control, y estamos dispuestos a apostar que ya tienes al menos uno o dos planes de emergencia propios.
Pero, no seria mejor evitar los errores en primer lugar? Creemos que si, por lo que hemos creado esta guia rapida de cinco pasos sencillos para automatizar su sistema de reloj de punzon para empleados. Su sistema de punzonado de tiempo es su principal conexion entre los empleados y la administracion, por lo que merece toda su atencion a la hora de actualizar. Aunque este articulo se centrara en los sistemas y procedimientos de punzonado de tiempo del personal, estos pasos se pueden modificar facilmente para cualquier cambio tecnologico que necesite realizar dentro de su negocio.

Por que empezar con el sistema Punch Clock?Como mencionamos brevemente anteriormente, el sistema de reloj de punzon para empleados es su conexion principal con sus empleados. Los empleados utilizan este sistema para comprobar sus horarios, el tiempo de entrada y salida del trabajo, y para realizar un seguimiento de cuanto han ganado. Los empleados veran este sistema al menos dos veces al dia, interactuaran con el y llegaran a depender de el.
En el lado gerencial, el sistema de reloj de punzon le muestra que empleados estan funcionando bien, cuales llaman a menudo y cuales reloj tarde. Ayuda a la contabilidad a realizar un seguimiento de los cheques de pago, y es la principal fuente de datos que necesita para elaborar y cumplir con un plan de presupuestacion laboral.
Dado que la solucion de reloj de punzon que elija utilizar para su negocio juega un papel tan importante en el exito de su empresa, puede ver por que sugerimos comenzar aqui cuando decida actualizar sus sistemas empresariales actuales.
Sin mas preambulos, aqui estan nuestros 5 sencillos pasos para automatizar su sistema de reloj de punzon para empleados.

Haga las preguntas correctasEn primer

lugar, debe decidir que problemas esta tratando de resolver actualizando su sistema de reloj de punzon. Tu viejo es lento, engorroso o propenso a romperse? Sus empleados se quejan de los procedimientos de golpe de tiempo? Cada golpe de tiempo tarda demasiado en completarse, o hay demasiados errores al final de cada semana? Sospecha que un empleado es culpable de robo de tiempo, lo que le cuesta demasiado dinero a su empresa?

Todas estas son razones comunes por las que una pequena o mediana empresa podria considerar una actualizacion al sistema de reloj de punzon. Se ha convertido en un conocimiento comun en los ultimos anos que una solucion digital, de tiempo movil y asistencia de los empleados resuelve los problemas anteriores, ademas de algunos. Si eso suena a ti, es hora de hacer el cambio.
Escriba sus preguntas, preocupaciones y problemas. Necesitaras esta lista en el siguiente paso, asi que se cuidadoso. Si tiene preocupaciones que no sean el sistema de reloj de punzon, tambien puede anotarlas, pero mantengalo en una lista separada. Cubriremos esas otras cosas en el paso cinco.

Plan, Plan, Plan No

podemos enfatizar este paso lo suficiente. Cada negocio, independientemente de su industria, debe tomarse el tiempo y dedicar el esfuerzo a investigar, planificar y luego planificar un poco mas. Ya sabes por que estas haciendo el cambio - lo cubrimos en el primer paso - asi que ahora es hora de averiguar como hacerlo. Saca tu lista y enciende el navegador web. Es hora de encontrar soluciones!
a. Tendra que investigar sus opciones de reloj de punzon y elegir una que sea flexible, pueda evolucionar con su empresa (por lo que no tendra que cambiar de solucion de nuevo en el futuro), asequible y facil de configurar.
Puntos de bonificacion si sus candidatos ofrecen un excelente servicio al cliente y una prueba gratuita.
Compare contratos- sugerimos encontrar uno que no requiera un contrato; no tener contrato le da mas libertad, y tambien le ayuda a mantener el control de sus finanzas. Pregunte acerca de las caracteristicas adicionales y la compatibilidad, tambien. Desea saber que ofrece cada solucion de reloj de punzon y, a continuacion, compararlos con su lista de problemas actuales. Elija el que mas resuelve, si no todos.
b. Una vez que haya elegido un nuevo sistema de reloj de punzon, haga una lista de todos sus empleados, incluidos sus numeros de empleados, o lo que sea que use para identificarlos en su sistema particular. Recopilar toda esta informacion ahora acelerara el proceso de ingresar a todos en el nuevo sistema mas adelante. Tambien es una excelente manera de realizar un seguimiento de los empleados que aun no han entrado en el nuevo sistema, asi que manten esa lista a mano hasta que tu cambio este 100% completo.
c. No es mala idea tomar este tiempo para revisar las regulaciones locales para su negocio. Asegurate de que estas cumpliendo las normas y, si no lo estas, arreglalo! Las reglas laborales pueden cambiar rapidamente y a veces ocurren sin previo aviso, especialmente si eres como la mayoria de los gerentes y tienes tu cabeza enterrada en papeleo y tareas cotidianas. Antes de implementar su nuevo sistema de control temporal, hable con su departamento legal y asegurese de que esta totalmente en conformidad. Si es necesario, realice los cambios necesarios antes de configurar todo lo demas. Vale la pena un poco de esfuerzo adicional ahora para ayudar a prevenir las ralentizaciones cuando empieces a implementar el nuevo sistema de reloj de punzon. Recuerde- estamos tratando de evitar problemas por completo, no encontrar formas de probar nuestros planes de emergencia.

Dales algo de lo que hablar... Y una manera

3 give them something to talk about and a way to do it 1542069596

de hacerlo Por supuesto, la direccion esta a cargo y tiene el derecho y la responsabilidad de hacer cambios cuando llegue el momento. Pero eso no significa que no debas mantener a tus empleados al tanto de la situacion. De hecho, hacer un cambio como este sin informarles es una gran manera de causar un revuelo en la sala del personal, y tampoco es de la buena clase. Cambiar a un reloj movil y sistema de asistencia es la oportunidad perfecta para comunicarse con su personal, y es un buen momento para mostrarles que tambien esta escuchando.
Organice una reunion, escriba un paquete explicando los cambios (por ejemplo, por que, como y cuando), o haga las cosas un poco mas casualmente y planifique una barbacoa o un picnic para repasar los conceptos basicos. La forma en que decida informar a los empleados y obtener sus comentarios dependera de las politicas y el ambiente de su empresa, asi que vaya con lo que se sienta bien. El punto principal aqui es que sus empleados merecen estar al tanto, asi que asegurese de darles la oportunidad de estar alli.
Eso significa darles los medios para proporcionar retroalimentacion, tambien. Algunas personas no se sentiran comodas quejandose o criando preocupaciones en persona, y eso esta bien. Cualquier cosa que implique su asistencia y su sueldo los pone un poco nerviosos. Muestrales que entiendes, escucha cuando te alzan una preocupacion, y trata de encontrar maneras de aliviar sus miedos. De a los empleados una forma de ponerse en contacto contigo en privado, por si acaso no sienten que pueden decir algo cara a cara. El objetivo es la transparencia y mostrar a su personal que se preocupa por sus preocupaciones y sus pensamientos. Comunicacion de

Entrenar y ajustar Con este

paso, ya esta listo para instalar el nuevo sistema de reloj de punzon para empleados, y su personal tambien deberia estar a bordo. Incluso si todavia tienen preocupaciones, recuerde que es normal, y muestreles con el ejemplo que puede manejar cualquier cosa que pueda surgir. Idealmente, usted ha elegido una solucion movil de tiempo y asistencia que viene con una configuracion super simple y rapida. Si tiene que pasar por manuales complicados y correos electronicos frustrados y llamadas telefonicas al proveedor del sistema de reloj punzon, es posible que haya elegido la solucion incorrecta para su negocio.
Recuerdas lo que dijimos sobre las pruebas gratuitas y sin contratos? Este paso es donde esas sugerencias son utiles. Si no te gusta el proceso de configuracion o el proceso de capacitacion, probablemente tampoco te guste el sistema. Atras antes de que sea demasiado tarde! Hay demasiadas aplicaciones de reloj de punzon potentes, asequibles y flexibles en el mercado para quedarse atascado usando algo que odias.
De cualquier manera, una vez que esten listos, es hora de entrenar a todos. Este es el momento para que los gerentes, supervisores y todo el personal aprendan como funciona el nuevo sistema de reloj de punzon, como informar cualquier problema o dar retroalimentacion, y que hacer si algo sale mal. Aqui es donde todo tu trabajo de preparacion vale la pena! Usted tiene su lista de empleados y sus numeros de identificacion listos para funcionar, asi que conseguir que todos entren en el sistema deberia ser un pedazo de pastel. Si esta utilizando un sistema biometrico (huellas dactilares), obviamente, sus empleados tendran que estar presentes cuando todo este configurado, pero el sistema digital de punzonado de tiempo adecuado le permitira realizar cambios en cualquier momento simples y en tiempo real.
Despues de que todo este en funcionamiento, si esta escuchando informes infelices de los empleados, es posible que necesite profundizar en sus comentarios y ver si tal vez se necesita mas capacitacion o si el sistema no funciona del todo bien. Puede mantener su antiguo sistema de reloj perforado funcionando en tandem con el nuevo, solo por unas pocas semanas, por si acaso. Piensa en el viejo sistema como ruedas de entrenamiento. Puede quitarlo por completo cuando parece que todo el mundo ha aprendido el nuevo sistema de reloj de punzon.

Preparese para el futuro

Puede que este pensando que los pasos para automatizar su sistema de reloj de punzon de empleados deberian haber terminado en el numero 4, pero ten un momento con nosotros. Actualizar a un sistema digital y movil para empleados es solo el primer paso en un plan mucho mas grande. Por supuesto, puede probar ese sistema por un tiempo antes de realizar grandes cambios adicionales, pero eso no significa que no deba estar preparado para el futuro. Recuerdas el paso dos? Todo se trata de la planificacion, y gracias a Internet, es facil estar al dia de las ultimas tendencias en tecnologia empresarial.
Llegara el dia en que todo sea digital, no solo el sistema de punzonado de tiempo, por que no estar preparado ahora? Aun mejor, puede comenzar a hacer el cambio hoy cambiando lentamente todos sus sistemas empresariales a versiones moviles. Una vez que vea cuan eficiente y libre de errores es una solucion de reloj de punzon para empleados moviles, apostamos que tendra curiosidad por ver como otras aplicaciones de productividad tambien pueden ayudar. Es por eso que decimos que el paso 5 es preparar su negocio para el futuro; pero, como, exactamente, se prepara para el futuro?
Mire su negocio- preguntese que podria ser mejor y luego comience este proceso una vez mas. Por casualidad hiciste una segunda lista durante el primer paso? Cosas que tenian que ser mejores, pero que no estaban relacionadas con el sistema de golpe de tiempo? Si es asi, ese es un buen lugar para empezar; estos son articulos de los que ya conoce, por lo que necesitan su atencion. Tambien puede preguntar a los empleados que piensan. Ya que estan en la primera linea de su negocio, saben lo que esta funcionando y lo que podria necesitar algo de ayuda. Obtener sus opiniones; ver lo que cambiarian!
No seas demasiado rapido, sin embargo. Elija un area a la vez que pueda necesitar ayuda y busque otras aplicaciones y soluciones que funcionen bien con su nuevo sistema de reloj de punzon. Esperemos que haya elegido una que ya tenga una gran lista de aplicaciones compatibles, por lo que su proximo gran cambio sera aun mas facil. Ahora eso esta siendo preparado para el futuro!

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Como se ahorra el cambio a una solucion digital de Time Punch Dinero. Tiempo. Estres y frustracion. Mano de obra. La planificacion deficiente, las herramientas de baja calidad y los procesos ineficientes afectan a todos estos factores. Eso ha sido un hecho de la vida para los negocios desde los albores de los tiempos. Los gerentes y propietarios-operadores se encargan cada dia del trabajo de los costos de afeitado y de encontrar maneras mejores y mas eficientes de hacer las cosas.
Vivimos en una epoca de grandes avances tecnologicos que ahorran tiempo, dinero e incluso el medio ambiente. Echemos un vistazo a los sistemas de punzones antiguos, por ejemplo. Por lo general eran maquinas grandes, pesadas y torpes que necesitaban mantenimiento frecuente o incluso ser reemplazadas por completo. Los empleados tenian que usar tarjetas perforadas de papel. Las maquinas y las tarjetas eran un gran desperdicio de recursos, no solo dinero y mano de obra, sino tambien recursos fisicos. Donde crees que fueron todas las partes rotas del reloj del tiempo? Y que hay de todo ese periodico de semanas pasadas?
Las aplicaciones digitales de reloj de punzon moviles eliminan las maquinas torpe y el desperdicio de papel, lo que hace que el reloj en proceso sea mas rapido, mas eficiente y menos costoso. Los datos se almacenan en la nube, por lo que es facilmente accesible por cualquier dispositivo conectado. Eso significa que los informes siempre estan a un solo toque o deslice el dedo. Incluso si algo catastrofico le sucede a su negocio fisico, todos sus datos estan seguros y sanos en la nube y sus empleados recibiran el pago a tiempo y la cantidad correcta. No puedes decir lo mismo de esos viejos dinosaurios con las tarjetas de papel.
Ahora, imagine la eficiencia y accesibilidad de esa aplicacion de reloj de punzon expandida al control de inventario, seguridad alimentaria, programacion de turnos, listas de tareas diarias y registros de empleados. Que tal la comunicacion en tiempo real con todas tus sucursales, incluso si no estas fisicamente presente? La tecnologia puede hacer todo eso. De hecho, lo esta haciendo ahora mismo. Usted puede comprar nuevos equipos e instalar software complicado, pero no seria mas facil simplemente usar lo que la mayoria de la gente tiene en sus bolsillos de todos modos? Telefonos inteligentes, tabletas, dispositivos moviles de todas las formas y tamanos- ese es el futuro de los negocios y el futuro es ahora.
Tenemos su atencion? Si desea obtener mas informacion sobre como administrar una pequena y mediana empresa utilizando aplicaciones de productividad de todo tipo, consulte algunos de nuestros otros articulos.

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