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Descomponer su comprension de los relojes de tiempo de los empleados

breaking down your understanding of employee time clocks

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Los relojes de tiempo de los empleados ayudan a mantener la precision de la nomina y facilitan el cumplimiento de las leyes laborales estatales y federales. Aqui hay una vision general de los relojes de tiempo de los empleados y como se utilizan en el lugar de trabajo.
Una de las responsabilidades mas importantes que tiene una pequena empresa es pagar a sus empleados con precision y puntualmente.

En el pasado, la realizacion de nominas era un proceso meticuloso que requeria que el personal de recursos humanos realizara un seguimiento de las hojas de horas de los empleados, calculara horas extra o convirtiera los minutos en horas.

Se gastaron valiosos recursos y tiempo para asegurarse de que se cumplieran las leyes y de que se pagara correctamente a los trabajadores.
Aunque algunos siguen empleando metodos tradicionales para rastrear las horas y realizar la nomina de sueldos, otros han adoptado un enfoque mas moderno.

Los sistemas de asistencia temporal permiten a los trabajadores introducir y gestionar sus propias horas, eliminando la carga del empleador.

Al simplificar el proceso de asistencia, las empresas han ahorrado dinero, aumentado la productividad y mejorado el cumplimiento de las leyes laborales. Aqui esta todo lo que debe saber sobre los relojes horarios de los empleados y como las organizaciones pueden usarlos en su beneficio.

Que es un reloj de tiempo de empleado?

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Un sistema de reloj de empleado es un dispositivo que registra las horas de inicio y finalizacion de los empleados por hora en el lugar de trabajo. Dependiendo del tipo de software de seguimiento de tiempo, los trabajadores pueden perforar una aplicacion de reloj de tiempo o en una consola en el lugar de trabajo.

Los datos punch-in se integran automaticamente con un sistema de software de nomina que es utilizado por el personal de recursos humanos para pagar a los empleados por las horas trabajadas. El proposito del software de reloj de tiempo es rastrear electronicamente y documentar la asistencia para mantener la precision de la nomina.

Hay cinco tipos diferentes de relojes de tiempo, incluyendo-

1. Punch Card Clock
Los empleados insertan una tarjeta de papel en una maquina al llegar y salir del trabajo. La maquina marca la fecha y la hora en la tarjeta para indicar una hora de inicio y finalizacion.
Debido a su simplicidad, estos relojes son implementados con mayor frecuencia por pequenas empresas que no emplean trabajadores remotos.

2. Reloj digital
Con un reloj digital de tiempo, en lugar de inyectar una tarjeta de perforacion, los trabajadores pasan una tarjeta con una tira magnetica a traves de una maquina. La maquina realiza un seguimiento automatico de la fecha y hora de entrada para su uso posterior por el personal de nomina.

Un touchpad electronico es otro tipo de reloj digital que no requiere que los empleados se aferren a una tarjeta. En su lugar, los trabajadores colocan un codigo personal en una maquina que guarda automaticamente los datos puntuales.

3. SoftwareTime Station Software El software
de estacion de tiempo permite a los trabajadores entrar y salir a traves de un ordenador. Los empleados utilizan una computadora especifica para todos los punch-ins.

O las empresas pueden integrar el software con una computadora personal para permitir que los empleados ingresen la hora en sus estaciones de trabajo individuales.

Una ventaja para el software de estacion de tiempo es que los datos de tiempo se pueden integrar con un sistema de software de nomina, lo que facilita la realizacion de la nomina mas adelante.

4. Relojes de huellas dactilaresLos
relojes de tiempo biometricos identifican a una persona a traves de rasgos humanos individuales, como una huella digital.

Los empleados ponen su dedo en un escaner que identifica a la persona haciendo coincidir la punta del dedo con una imagen previamente almacenada en una base de datos. Si hay una coincidencia exacta, la maquina del reloj del tiempo hace un sonido de agradecimiento discernible.Los

relojes biometricos de tiempo de huellas digitales evitan el punetazo o el fraude debido a que una huella digital es imposible de duplicar.

Otro beneficio es que los empleados ya no tienen que preocuparse por recordar un codigo o olvidarse accidentalmente de su tarjeta perforadora en casa. Es dificil olvidar una parte del cuerpo!

5. Relojes de
mano Unrelojde perforacion manual es otra forma de un sistema de autenticacion biometrica. En lugar de una huella digital, estos tipos de relojes usan la palma de una mano para autenticar la identidad del trabajador.

Un analizador hace coincidir una parte de la palma con una imagen de base de datos almacenada previamente para verificar el trabajador. Al igual que los relojes de huellas dactilares, estos tipos de dispositivos tambien son utiles para prevenir golpes y fraudes.

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Por que son importantes los relojes de tiempo?

Los trabajadores que utilizan un dispositivo de cronometraje tienen una representacion precisa de cuando comienza y termina su dia.

Los empleadores sabran exactamente cuando un miembro del equipo debe almorzar o descansar, y cuando se supone que debe regresar. Esto garantiza que no se pida a los miembros del equipo que trabajen mas de lo que se supone que deben hacerlo.

Un sistema de software de tiempo efectivo tambien asegura que todo el mundo este trabajando cuando se supone que debe estar. Los gerentes pueden utilizar los datos de perforacion como evidencia para confrontar a aquellos que consistentemente llegan tarde o toman almuerzos excesivamente largos. Esto ayudara a maximizar la productividad y los niveles de eficiencia a lo largo del tiempo.

Los datos de registro de entrada se integran automaticamente con un sistema de software que hace que sea mucho mas facil para los empleados de recursos humanos realizar nominas. La integracion de nominas facilita el cumplimiento de las leyes laborales porque hay datos que prueban que los empleados estan trabajando el numero correcto de horas y se les paga en consecuencia.

Como son beneficiosos los relojes de tiempo?

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Los relojes de tiempo ofrecen varios beneficios a las empresas, incluido-

1. Ahorra tiempo y dinero

  • Recopila datos automaticamente y realiza calculos - Debido a que los datos puntuales se recopilan y calculan automaticamente, el personal de recursos humanos dedica menos tiempo a verificar horas y ordenar los partes de horas.
  • Proporciona menos espacio para errores humanos- la conversion manual de minutos en horas y la estimacion de horas extra es un proceso meticuloso que es facil de calcular mal.
Los calculos inexactos cuestan a las empresas hasta el 7% de sus costos generales de nomina. Esto tambien resulta en mas trabajo para corregir el error en un cheque de pago posterior.

El software de reloj de tiempo elimina las oportunidades de error humano y ahorra dinero mediante la realizacion de todos los calculos necesarios automaticamente.

Minimiza el fraude
Los empleados ya no pueden pedirle a un amigo que lo haga cuando utilice un dispositivo de reloj de hora. Algunos programas de cronometraje se integran con GPS para asegurarse de que los trabajadores estan donde necesitan estar cuando perforan. Esto tambien ahorrara dinero asegurando que las empresas estan pagando exactamente lo que deben a la persona correcta.

Facilita el seguimiento de los costos laboralesLas
empresas pueden ver que empleados estan trabajando el mayor numero de horas y que areas de trabajo son las mas caras.

El software de reloj de tiempo tambien muestra quien esta utilizando la mayor cantidad de horas extra para completar el trabajo y como estos costos se acumulan y se comparan con los estandares de la industria.

Las empresas pueden tomar decisiones mas informadas sobre si contratar a mas trabajadores o confrontar a un empleado que es menos productivo de lo que deberia ser.

2. Aumenta la productividad y los relojes de tiempo de compromiso de los empleados

tambien mejoran la productividad y los niveles de eficiencia mientras maximizan la moral de los empleados Hay varias razones para esto, tales como-

  • Los empleadores tienen acceso inmediato a los datos de nomina - Los dispositivos de mantenimiento de la hora dan a las empresas acceso instantaneo a los datos e informes que demuestran retrasos repetidos o ausencias excesivas.

    Al mantenerse informado, es mas facil abordar los problemas de asistencia y aumentar la productividad.
Los gerentes pueden prevenir el absentismo
  • El absentismo provoca interrupciones constantes en el flujo de las operaciones diarias. Los relojes de tiempo facilitan a los empleadores el seguimiento de los trabajadores que tienden a llamar regularmente. Los empleadores pueden trabajar con estas personas para prevenir y minimizar futuras ausencias.
Relojes de Tiempo Ayudan a Mejorar la Cultura de la Empresa
  • Cuando hay un flujo de empleados que cancelan el trabajo, existe la suposicion de que la gestion es laxa. El personal tomara sus trabajos menos en serio y no se preocupe por llamar enfermo.Los

    relojes de tiempo hacen que sea mas facil abordar los problemas de asistencia y disminuir el absentismo, ayudando a mejorar la moral. Esto reducira los problemas de asistencia y mejorara los niveles de productividad.

Cuales son las reglas de reloj de hora de los empleados

La Ley de Normas Laborales justas (FLSA) autoriza un conjunto de reglas para las horas de los empleados, las horas extras y los salarios. Aqui estan las regulaciones y reglas importantes a seguir-

1. Tracking Time
The FLSA permite a los empleadores realizar un seguimiento del tiempo de la forma que deseen, siempre y cuando los registros sean precisos. Las opciones incluyen -

  • Clock biometrico - Cualquier metodo que emplea un escaner biometrico para rastrear los datos de punch-in de cada trabajador de
  • sincronizacion de proximidad - Un sistema que utiliza varios metodos, como tarjetas de punzon o insignias de identificacion para gestionar el tiempo de los empleados
  • de
  • PC Clocking - Los empleados pueden utilizar software para registrar su tiempo en un ordenador personal
  • SMS Clocking - Esto proporciona una forma de reloj a traves de mensajes de texto
2. Redondeo
El FLSA permite a los empleadores redondear el numero de minutos de los empleados en lugar de registrar el numero exacto de minutos trabajados.

Las empresas pueden medir el tiempo en incrementos de 10 minutos y luego redondear hacia arriba o hacia abajo dependiendo de cuan cerca este el numero del incremento rastreado.

Por ejemplo, si una persona trabajaba 7 horas y 58 minutos, el 58 redondearia hasta 60. Esto significa que el empleado ha trabajado un total de 8 horas.

3. La regulacion de 7 minutos
La mayoria de las empresas realizan un seguimiento del tiempo en intervalos de 10 a 15 minutos. Para incrementos de 15 minutos, 7 minutos es el limite para redondear hacia abajo. Durante 8 o mas minutos, el empleador se redondearia.

Por ejemplo, si trabaja 4 horas y 6 minutos, el empleador puede redondear hasta 4 horas trabajadas. Si trabaja 4 horas y 12 minutos, el empleador puede redondear hasta 4 horas y 15 minutos trabajados.

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Por que son importantes las reglas del reloj de hora del empleado

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La implementacion de reglas efectivas de cronometraje es esencial para cumplir con las leyes y regulaciones estatales y federales. Utilizar un reloj de tiempo minimizara la posibilidad de romper una de estas reglas.Los

empleados no exentos son aquellos que trabajan en un horario por hora. Las empresas estan obligadas a realizar un seguimiento de sus horas y pausas y a compensarlas por las horas extraordinarias trabajadas.

Dado que los empleados no exentos trabajan una variedad de horas, el uso de un dispositivo de cronometraje ayuda a administrar su tiempo con precision.

Compruebe si el estado ha promulgado leyes de programacion predictiva que requieren que las empresas den aviso anticipado de cualquier cambio en los horarios a los empleados no exentos.

Tambien es esencial asegurarse de que haya un buen sistema de cronometraje, ya que los cambios de programacion pueden hacer que sea mas dificil realizar un seguimiento manual del tiempo.Los

empleados no exentos por hora tienen derecho a pagar en ciertos estados si estan de guardia. Estar de guardia significa que un empleado esta disponible para el trabajo y esta esperando a que el empleador se ponga en contacto con el para entrar.

En algunos estados, estos trabajadores de guardia son compensados incluso si no son llamados a trabajar. Puede ser dificil para el personal de recursos humanos realizar un seguimiento del tiempo de los empleados de guardia que no estan realmente en el lugar de trabajo.La

implementacion de un sistema de reloj de hora ayuda a cumplir con cualquier normativa estatal, ya que los trabajadores de guardia pueden simplemente administrar su propio tiempo a traves de su telefono movil o computadora personal.

Las normas de FLSA dictan que los trabajadores no exentos tienen derecho a una remuneracion de horas extraordinarias equivalente o superior a 1 y multiplicar su salario normal si trabajan mas de 40 horas semanales.

Las empresas son responsables de garantizar que los empleados no exentos que trabajan horas extraordinarias sean pagados con precision. Utilizar un reloj de tiempo para gestionar las horas extra quitara la presion del personal de RRHH y evitara violar cualquier ley laboral.

Como gestionar el tiempo y la asistencia de los empleados

Estas son las mejores practicas para administrar el tiempo y la asistencia de los empleados en el lugar de trabajo-

1. Investigacion Problemas de absentismo
Determinar que problemas de absentismo existen, por que existen y las mejores soluciones para resolver cualquier problema recurrente.

Emprenda un enfoque holistico que examine los datos historicos, las areas problematicas especificas y los departamentos que tienen los niveles mas altos de absentismo.

2. Estrategia para disminuir el absentismo
Una vez investigada y analizada la causa raiz del absentismo, promulgar estrategias para combatir el problema. Estas son las mejores practicas-

  • Tomar medidas disciplinarias - Encomendar al departamento de recursos humanos que supervise el absentismo y promulgue medidas disciplinarias cuando sea necesario.


  • Requerir Verificacion de Enfermedades - Despues de 2 dias, requiere que los trabajadores muestren una nota medica para verificar la enfermedad. Esto evitara que los empleados llamen enfermos a menos que haya una razon medica aprobada para hacerlo.


  • Utilizar los bancos de tiempo libre pagados - Los bancos de tiempo libre pagados dan a los trabajadores una cantidad asignada de dias para enfermedades, vacaciones u otros fines. Utilizar un banco de tiempo libre pagado permite a los empleados utilizar su discrecion para hacer solicitudes de tiempo libre.


  • Empleados conformes con recompensas - Implementar una politica de incentivos de licencia por enfermedad donde se otorgan bonificaciones en efectivo a aquellos que tienen un absentismo minimo. Esto aumentara los niveles de productividad al tiempo que creara una cultura empresarial que anima a los trabajadores a seguir las reglas.


  • Incorporar un programa de bienestar - Debido a que existe un vinculo entre la enfermedad y el absentismo, implementar un programa de bienestar podria ser una idea beneficiosa. Si es economicamente posible, ofrezca una membresia en el gimnasio o proporcione una lista de recursos a los trabajadores que fomenten una vida saludable.

Por que importa un rastreador de asistencia de empleados

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Un reloj de tiempo efectivo y un software de asistencia de empleados puede agilizar el trabajo, ahorrar dinero y promover el exito de la empresa. Estas son las razones importantes por las que importa un rastreador de asistencia -

Prueba la capacidad de abordar los problemas de asistencia
Es importante asegurarse de que las politicas relacionadas con el tiempo de descanso o los dias de enfermedad no son siendo maltratados.

Tener un sistema eficaz de cronometraje ayudara a la gerencia a abordar cualquier preocupacion persistente con las personas adecuadas.

Permite a los empleadores dar cabida a los trabajadores remotosEl
uso de un dispositivo de seguimiento de tiempo de los empleados administra el tiempo de los trabajadores remotos y hace cumplir la responsabilidad sin ser excesivamente restrictivo.

Las empresas que quieren ahorrar dinero empleando trabajadores remotos pueden estar seguros de que la productividad no se vera afectada.

Garantiza la precision de la nomina
Un sistema de gestion de la asistencia es especialmente util para mantener la precision de la nomina. Evita que se paguen accidentalmente en exceso o que no paguen mal pago a los empleados por hora no exentos porque las horas se calculan exactamente como se ingresan.

Promueve la recopilacion de datos de productividad en tiempo real
Utilizando un metodo confiable para recopilar informacion de asistencia en tiempo real muestra quien es productivo y quien no.

Una vision precisa de los niveles de productividad hace que sea mas facil contratar y programar segun las necesidades de cada departamento.

Con el tiempo, esto puede ahorrar dinero porque las empresas contrataran y planificaran basandose en datos de productividad confiables en lugar de instinto solo.

Optimiza los dispositivos de mantenimiento de la hora de los deberes de nomina de recursos
humanos permiten al trabajador realizar un seguimiento de su propio tiempo en lugar de confiar en uno o dos empleados de nomina para administrar toda la tarea.

Proporciona prueba en caso de una demanda,
los dispositivos de tiempo recopilan datos precisos de registro que resultan utiles en caso de una demanda o auditoria del IRS.

Esta informacion puede ser usada como evidencia en caso de que un ex empleado intente demandar por salarios perdidos o si el estado reclama que no cumple con las regulaciones FLSA.

Conclusion

Estas son las claves para recordar los sistemas de gestion del tiempo-

  • Elija el sistema de gestion del tiempo adecuado - Decida que dispositivo es optimo para las necesidades de la empresa. Las opciones incluyen el reloj de la tarjeta de perforacion, el reloj digital, el software de la estacion de tiempo, el reloj de huellas dactilares o un reloj de perforacion manual.
  • Recuerde las razones para usar relojes de tiempo - Los relojes de tiempo proporcionan una representacion precisa de las horas trabajadas mientras administran con precision la informacion de nomina para el personal de recursos humanos.
  • Investigue los beneficios - Los sistemas de gestion del tiempo ahorran tiempo, dinero, aumentan la productividad y aumentan la moral en el lugar de trabajo.
  • Conocer y seguir las reglas de FLSA - Investigar las reglas FLSA junto con las regulaciones estatales para asegurarse de que todas las leyes son seguidas.
  • Establecer estrategias para prevenir el absentismo - Implementar politicas que fomenten la asistencia. Por ejemplo, promulgar medidas disciplinarias para los reincidentes, incorporar un programa de bienestar o requerir la verificacion de la enfermedad.
  • Sepa por que es importante utilizar un sistema de cronometraje- entre otras ventajas, un sistema de gestion del tiempo aumenta la precision de las nominas, mejora la productividad, proporciona datos de registro de seguridad y optimiza el trabajo de recursos humanos.

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