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El software y las aplicaciones modernas de Logbook Simplifican las operaciones de gestion de turnos El software

modern logbook software and apps simplify shift management operations
Caroline Sams

By Caroline Sams

Las empresas de muchas industrias tienen multiples turnos, incluyendo atencion medica, manufactura, restaurantes, tiendas minoristas y mucho mas. Las operaciones suelen ser de ritmo rapido y no toleran muy bien las interrupciones del trabajo. Sin embargo, las cosas suceden, y los supervisores de turnos tienen que lidiar con estos problemas, documentarlos y compartir actualizaciones con sus administradores o propietarios de negocios, asi como con otros supervisores de turnos.El

mantenimiento eficaz de registros y las comunicaciones fluidas son esenciales para mantener una operacion consistente y rentable. La falta de registro y comunicacion de lo que sucede durante cada turno puede provocar problemas de personal y personal, desafios de mantenimiento y malas experiencias de los clientes, lo que en ultima instancia resulta en una perdida de reputacion e ingresos.

En cualquier dia, podrian suceder muchas cosas que podrian afectar sus operaciones. Un empleado llama enfermo o se enferma durante el trabajo. Una pieza de equipo se rompe. Un cliente tiene una gran experiencia y elogia a uno de su personal, o tiene una mala experiencia y se queja. Un trabajador por turnos se mete en una pelea, es atrapado robando, o de otro modo requiere disciplina. Todos estos eventos necesitan ser documentados y compartidos con otros lideres de turno, asi como con gerentes de negocios y propietarios. La informacion de turnos a menudo se registra en un libro de registro de turnos y se utiliza para mejorar las operaciones comerciales, retener empleados excelentes y proporcionar proteccion contra demandas.Las

grandes empresas tienden a utilizar software de registro integrado en entornos grandes, complejos y costosos, como un sistema de planificacion de recursos empresariales (ERP); pero, que pasa con las operaciones mas pequenas que no pueden permitirse comprar y operar una solucion destinada a empresas mas grandes? La respuesta para los supervisores de turnos de pymes y la gestion corporativa ha sido una carpeta de 3 anillas y un portapapeles. La escritura legible fue una calificacion clave para la promocion a supervisor; sin embargo, ahora esta cambiando con la disponibilidad de un software de libro de registro asequible y facil de usar que es adaptable con un smartphone, una tableta o un portatil.

Documente facilmente todo lo que sucede durante su cambio en el portal de software de su libro de registro y compartalo con sus companeros y gerentes. Acceda a un registro digital seguro del desempeno de los empleados y registre informacion sobre accidentes, problemas de equipos y reparaciones. Mantenga una lista de contactos de facil acceso de empleados, proveedores, servicios de mantenimiento y contactos de emergencia en su software de registro, y realice un seguimiento de horarios, vacaciones, ausencias y eventos - todo sin necesidad de recoger un boligrafo!

Los diez atributos que debe incluir una solucion de software de logbook eficaz para operaciones de pequenas y medianas empresas se enumeran a continuacion!

Un administrador de tareas necesita configuracion de implementacion simple y supervisores de uso de

turnos no tienen tiempo para clases de capacitacion largas y entrada de datos tediosa. La interfaz de un cuaderno de bitacora digital debe ser limpia, intuitiva y rapida. La administracion quiere introducir y acceder a los datos mientras estan haciendo su trabajo, a medida que ocurren los eventos, y no como una actividad al final del turno cuando la mayor parte de lo que ha sucedido podria ser olvidado.

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La informacion es compartible pero segura con la administracion de tareas La

information is shareable but secure with task management software 1553704366 4326

administracion del software deberia poder ver las anotaciones dejadas por los supervisores de turno anteriores para saber que problemas no se resolvieron, que tareas normales no se completaron y que empleados recibieron elogios o disciplina. Los controles de acceso basados en funciones deben garantizar que cada persona solo pueda ver e introducir los datos a los que tiene derecho, y que los datos del software del libro de bitacora esten cifrados.El
software de

El software de administracion de tareas aumenta la supervision de administracion Los administradores y propietarios de

almacenes tambien deben tener acceso a informes y paneles para evaluar la eficacia de la operacion, en varias ubicaciones, y trazar tendencias para permitir una mejora continua.

Una revista de empleados debe incluirse en el

an employee journal should be included in task management software 1553704982 3323

conjunto de software de administracion de tareas y realizar un seguimiento de los objetivos de los empleados, registrar logros y documentar incidentes, enfermedades, accidentes y acciones disciplinarias a medida que ocurren. Almacene de forma segura estos datos en la nube para documentar el cumplimiento defendible de las regulaciones laborales locales y nacionales.

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Registre las experiencias del cliente con el software de gestion de tareas

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Los clientes tienen todo el poder para hacer o romper su negocio a traves de las redes sociales y sitios de comentarios de clientes como Yelp. Utilice su software de registro para registrar inmediatamente las interacciones con los clientes para que pueda tomar medidas correctivas de inmediato o responder de forma inteligente cuando se publique un comentario negativo.

El software del libro de registro debe funcionar como un administrador de tareas personalizable

No hay dos empresas iguales. Su software de logbook debe reconocer esto y permitir la personalizacion de la interfaz y la funcionalidad para satisfacer las necesidades especificas de su negocio.

Se debe incluir un calendario de eventos en el software de administracion de tareas Gestione

an events calendar should be included in task management software 1553703930 5220

facilmente los horarios, la disponibilidad y las preferencias de los empleados. Tenga en cuenta eventos especiales, como campanas de venta al por menor, grandes fiestas en su restaurante o actividades de mantenimiento planificadas. Imprime el calendario para publicarlo en tu tablon de anuncios para que lo vean tus trabajadores.Se
debe incluir

Una libreta de direcciones de contacto debe estar integrada en el software

de administracion de tareas Este preparado para llamar a los empleados si son necesarios para rellenar, o para ponerse en contacto con proveedores o servicios de mantenimiento. Sepa a a quien llamar para una emergencia, de nuevo directamente desde su telefono inteligente, tableta o PC.

El software de administracion de tareas debe incluir una plataforma de comunicaciones

Comparta lo que esta pasando en el negocio con otros usuarios, a traves de mensajeria instantanea.

Pagar por software de libro de registro digital a medida que crece la empresa Las empresas

pay for digital logbook software as business grows 1553705972 6262

mas grandes tienen que pagar por sistemas de hardware especificos, licencias de software y cuotas de mantenimiento, asi como manejar actualizaciones periodicas y correcciones de errores. Su software de gestion de turnos deberia estar disponible como un servicio de pago a medida que crece, es decir, un gasto operativo, como la electricidad, en lugar del gasto de capital que las grandes empresas estan atrapadas.

Por lo general, hay muchas cosas sucediendo durante las operaciones de turnos, y es fundamental registrar y comunicar eficazmente las actividades e incidentes con otros miembros del equipo de gestion para evitar que los problemas empeoran con el tiempo. Desea que el siguiente lider del turno sepa que su turno no fue capaz de preparar sus puestos para el siguiente turno, o que hay una ficha rota que puede causar una lesion, o que usted tuvo que disciplinar a un empleado que puede trabajar a traves de turnos.

Los registros diarios han sido el metodo preferido para registrar y comunicar lo que sucede durante cada turno durante decadas. Las grandes empresas han podido incorporar esta funcion critica en sus sistemas operativos mas amplios, aunque a un costo elevado.

En la era digital de las aplicaciones para telefonos inteligentes y el almacenamiento basado en la nube, el software de registro asequible y facil de usar esta disponible para empresas de todos los tamanos. Las pequenas empresas ahora pueden experimentar los mismos beneficios que las grandes organizaciones han disfrutado con las soluciones digitales, pero sin las grandes inversiones en equipo y tiempo. Un libro de registro digital que funciona como administrador de tareas permite a los usuarios administrar las operaciones de turnos en una sola ubicacion o miles de ubicaciones.

Si todavia tiene dudas sobre la implementacion de software de registro en su negocio, aunque tambien funciona como una solucion de software de administracion de tareas y aplicacion de administrador de tarefas, echa un vistazo a nuestro articulo sobre las 10 maneras en que el software de administracion de tareas transformara su negocio, que tambien esta en el blog Hubworks.

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