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9 Impresionantes hacks de programación para aumentar la participación de los empleados

9 awesome scheduling hacks to increase employee engagement
Daphne Blake

By Daphne Blake

El problema de la programación

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«Como gerente o propietario operador, uno de sus deberes más importantes es programar a sus empleados (¡y a usted mismo!) de tal manera que estén contentos con sus horarios, sus costos operativos se mantienen bajos y no causen más daño que bien en el proceso. Un error en la programación puede descontrolarse rápidamente, lo que provoca una avalancha de problemas costosos y que requieren mucho tiempo que necesitarán su atención rápida. Ignora los problemas durante mucho tiempo y puede significar desastre. A veces, incluso si abordas los problemas de inmediato, el daño es grave y costoso en tiempo, dinero y reputación, y la participación de los empleados disminuirá drásticamente.

Tanto si te encuentras con exceso de personal, falta de personal o simplemente administras mal los horarios, para que los empleados se molesten, quieres evitar el estrés y los gemidos que implica la programación. Nuestra lista de 9 increíbles trucos de programación te ayudará a identificar los obstáculos, aprender trucos para evitarlos y mejorar tus habilidades de programación hasta el punto de que tu participación de los empleados pueda aumentar exponencialmente. Prepárate para encontrar un lugar para tu premio al mejor jefe de la historia».

Aprender los dos niveles de programación de hacks

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«Cuando se habla de trucos de programación increíbles y efectivos, es vital comenzar con lo básico. Tal vez pienses que puedes saltarte este paso, especialmente si has estado programando personal durante años, pero eso sería un error. Incluso los gerentes más cualificados necesitan un curso de actualización de vez en cuando, especialmente con los tiempos cambiantes. Además, si estás leyendo este artículo, ya estás buscando formas de mejorar la participación de los empleados, por lo que podrías sacar el máximo provecho del artículo.

Entonces, ¿por qué tenemos que empezar por lo básico? ¿Por qué no saltar a los trucos geniales? Imagina una hermosa casa de lujo construida sin cimientos. Puede que se vea genial por un tiempo, pero eventualmente, la casa se va a desmoronar, y todo ese arduo trabajo de construcción se desperdiciará. En el peor de los casos, alguien sale herido en el proceso. La programación es la misma forma. Puedes aplicar nuestros hacks avanzados ahora mismo sin renovar tu sistema de programación, pero no durará. Comience con lo básico ahora y construya una base sólida. Eso te da algo en lo que confiar, una base sólida para empezar a construir un nuevo sistema. Una vez que tengas los conceptos básicos, pasa a los trucos de programación más avanzados que te ayudarán a ajustar tus esfuerzos de programación para lograr la máxima participación de los empleados. Cuando tiene una base estable sobre la que basarse, puede cambiar todo tipo de cosas a medida que avanza sin dañar las partes más importantes de su sistema de programación».

Los hacks

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«1. Recopile su información: para que la programación de los futuros empleados sea fluida y sencilla, recopile toda su información ahora. Eso significa hablar con tus empleados. Necesita saber quién está disponible en qué días y horas si está dispuesto a trabajar horas extras y turnos adicionales, si se puede contar con ellos para cubrir las llamadas y la licencia por enfermedad, y si tienen días específicos, absolutamente deben tener descanso. Recopilar esta información ahora ayudará a todos sus esfuerzos de programación en el futuro. Cuando ya sabes lo que quieren y necesitan tus empleados y de qué son capaces, así como lo que están dispuestos a hacer, acabas de matar dos pájaros de un tiro. En primer lugar, ahora tiene una lista completa de empleados y horarios preferidos con los que trabajar. En segundo lugar, y lo más importante desde el punto de vista de la participación de los empleados, acaba de mostrarle a sus empleados que puede escuchar y que le importa. Cuando los miembros del personal sientan que te importa, la participación de los empleados aumentará notablemente, pero no pulirás tu premio al mejor jefe nunca. Aún queda trabajo por hacer.

2. Mira el pasado y planifica para el futuro: lo ideal es que ya tengas un calendario algo viable en el que podrás mirar atrás y ver qué funciona y qué no. Consulte las últimas semanas y meses, comparando la participación del personal y el ausentismo con sus registros de productividad y ventas. Mira si encuentras algún solapamiento. ¿Caída la productividad en cambios específicos? Si es así, mire sus registros y las entrevistas de sus empleados para ver si alguno de los miembros del personal menos satisfechos tradicionalmente trabaja esos turnos. Si es así, puede que sea hora de ajustar sus horarios a algo con lo que estarán más contentos. También puedes exponer esto a los miembros de tu personal. Muéstrales los registros para ayudar a poner las cosas en perspectiva y luego pregunta si podrían estar más felices en otro turno. El hecho de que hayas hablado con tu personal en el primer paso no significa que no puedas volver a hablar con ellos una vez que tengas toda tu información. Esto refuerza sus esfuerzos en el primer paso, mostrando a su personal que está tratando de mejorar las cosas mejorando la programación. Eso es un gran impulso para la participación de los empleados».

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«3. Crear nuevas plantillas: una vez que hayas recopilado los comentarios de tus empleados, hayas analizado los horarios anteriores en busca de problemas y puntos brillantes, es hora de crear nuevas plantillas. Estas plantillas harán que la programación sea fácil y súper rápida en el futuro, por lo que merece la pena esforzarse ahora para ahorrar tiempo y dinero más adelante. Además, con excelentes plantillas, puede incluso entregar tareas de programación a un miembro del personal de confianza si es necesario, ya que toda la información importante ya estará disponible. Menos errores, empleados más felices, mejor participación de los empleados, todo porque te has tomado el tiempo de crear excelentes plantillas para el éxito de la programación. Su plantilla específica será única para las necesidades específicas de programación de su restaurante, pero podemos empezar con algunas ideas básicas. Cree una plantilla que muestre todos los turnos que deben rellenarse. Haga uno semanalmente, si tiene un horario fluctuante, o haga uno para uso mensual si sus turnos son bastante estables. Para obtener los mejores resultados, cambie a una solución de programación digital, más sobre eso en un momento. Nota sobre el compromiso de los empleados con la programación Casi todos los miembros del personal preferirían un cronograma establecido en lugar de otro fluctuación, así que, si es posible, trate de mantener los cambios de programación al mínimo. Este es otro lugar donde el hackeo, 1 brillará, pregúntale a tus empleados qué prefieren

4. Crear un plan de copia de seguridad para llamadas y días de enfermedad: los administradores de un lugar a menudo olvidan cuando la programación es crear un plan de respaldo. Una llamada en medio de la prisa de la cena es estresante para los empleados que ya están en el reloj, estresante para ti mientras buscas un reemplazo e irrita a los empleados que reciben tu incómoda llamada telefónica preguntando si pueden entrar. Tener un plan de programación de respaldo antes de las llamadas y antes de las emergencias ayudará mucho a mejorar la eficiencia, la productividad y la participación de los empleados. Recuerda ese hackeo importante -1 Eso es correcto, una vez más, - 1 salva el día. Si ya has compilado una lista de los miembros de tu personal que están dispuestos a trabajar horas extra y hacer copias de seguridad en caso de llamadas, ya los tendrás en tu plantilla que hiciste en hack - 3. Es tan fácil como ponerse en contacto con las personas que estén dispuestas a respaldar y llevarlos a la tienda lo antes posible. No más llamadas telefónicas incómodas, no más miembros del personal acepten a regañadientes más horas y no más quejas secretas a tus espaldas por hacer que la gente venga en sus días libres. Con un sólido plan de programación de copias de seguridad implementado, una vez más has mostrado a tus empleados que te importa y puedes planificar: hola, compromiso y felicidad de los empleados»

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«5. Obtenga las herramientas adecuadas para el trabajo: cuando se trata de programación, los libros de registro en papel y los gráficos han sido las herramientas de uso. Es funcional, es cierto, pero no es bonito, y no es la forma más eficiente de cumplir sus tareas de programación. Las hojas de programación en papel no solo son engorrosas y propensas a daños y pérdidas, sino que también es un verdadero obstáculo para que los empleados tengan que entrar a la oficina o dondequiera que esté la hoja de programación, y revisarla todos los días. Desafortunadamente, muchos lo comprueban solo una vez a la semana. Esto significa que se han perdido los cambios de programación, exceso o falta de personal y grandes dolores de cabeza. La participación de los empleados disminuye cuando no proporciona una forma rápida, sencilla y sencilla para que los empleados verificen el cronograma. Entonces, ¿cuál es la solución?»

Las aplicaciones de programación del personal son la clave para mejorar la participación de los empleados

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«No tanto un hackeo como un requisito de éxito, vale la pena mencionar la increíble flexibilidad de programar aplicaciones y otro software de productividad. Todas las notas del hack -1, las notas de programación de -2, las plantillas de -3 y el plan de copia de seguridad de -4 se pueden guardar en un solo lugar. Con las soluciones de programación digital adecuadas, puede mantener toda esa información en la nube, fácilmente accesible desde cualquier dispositivo conectado e incluso proporcionar a los empleados una forma de interactuar con la programación, enviar notas, realizar solicitudes y comprobar el trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar. ¿Qué te parece eso para la participación de los empleados?

Pero hay mucho más que puedes hacer para mejorar la participación, la felicidad y la productividad de los empleados, y mucho tiene que ver con aprovechar el poder de las aplicaciones. Encuentre una aplicación de programación que se desempeñe bien con otras aplicaciones de productividad, ofrezca una prueba gratuita y sin contratos, y le ofrezca un excelente servicio al cliente. Con las modernas aplicaciones de productividad en la caja de herramientas de su gerente, puede aprovechar al máximo los talentos y esfuerzos de su personal y demostrarle que está al día con los tiempos. La participación de los empleados mejora cuando los gerentes prestan atención a los tiempos cambiantes.

A continuación, cubrimos los trucos de programación más avanzados para usar con aplicaciones de productividad, las que usarás para ajustar tus esfuerzos de programación de manera que se adapten a tus necesidades únicas. Sin embargo, no dejes que la parte avanzada de esa frase te engañe. Con la aplicación de programación adecuada, estos hacks son increíblemente fáciles y, por lo general, están integrados»

«6. Ofrezca turnos abiertos y deje que los empleados decidan quién los toma: este truco se basa en una aplicación de programación que permite a los gerentes anunciar turnos abiertos y capacita a los miembros del personal al permitirles elegir y elegir los turnos que desean trabajar. La participación de los empleados aumenta cuando se permite a los miembros del personal opinarse en su horario, si trabajan horas extra y si tienen una forma de controlar su tiempo en el trabajo. Este truco te permite relajarte un poco también. Al permitir que los empleados tomen el control de sus turnos, pasas menos tiempo haciendo llamadas telefónicas o manejando a empleados descontentos. La aplicación de programación adecuada te permitirá ofrecer turnos abiertos solo a empleados adecuados, lo que reduce aún más el estrés, ya que sabrás con certeza que los miembros del personal adecuados verán la apertura del turno».

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«7. Animar a los empleados a descargar la aplicación: para mejorar aún más la participación de los empleados, considere utilizar una aplicación de programación que permita a los empleados la opción de descargar una aplicación sencilla en sus teléfonos inteligentes, tabletas u otros dispositivos móviles. Pueden consultar el horario en cualquier momento, sin importar dónde se encuentren. Esto hace que el hackeo -6 sea aún más poderoso, porque mantiene la participación de los empleados, incluso cuando no están físicamente en el trabajo. Esto abre las líneas de comunicación (hack -1) de nuevas formas, ayudando a crear un sentido de comunidad y pertenencia».

«8. Utilizar las alertas de reglas laborales: una de las pesadillas de programar empleados es asegurarse de que sigue todas las reglas laborales locales. Además de las costosas sanciones y el tiempo perdido y dinero que solucionan los problemas, cuando infringe las leyes laborales, envía un mensaje a sus empleados de que no tiene cuidado con su tiempo, necesidades y salud. Es una excelente manera de acabar con el deseo de su personal de trabajar duro para usted, disminuir la participación y la felicidad de los empleados y arriesgar su reputación. Sin embargo, con la aplicación de productividad adecuada, se incorporan reglas laborales y recibirás alertas cuando una decisión de programación concreta infrinja esas reglas. No más buscar las leyes laborales, no más horas de investigación sobre qué empleados están cerca de sus límites y no más estrés por las posibles sanciones. Aumenta la participación de los empleados, la felicidad aumenta y tus ganancias siguen creciendo, todo gracias a una pequeña aplicación».

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«9. Gestionar las solicitudes de los empleados de inmediato: junto con la facilidad de programación, las importantes alertas de reglas laborales y una mejor comunicación con los empleados, una buena aplicación de programación le dará la capacidad de realizar cambios en los horarios del personal sobre la marcha y luego implementarlas en tiempo real. Esto elimina la preocupación de que los empleados pierdan una nota y se asegura de que todos los dispositivos conectados estén al tanto de los cambios. Junto con los cambios de programación de última hora, tiene la capacidad de responder, aprobar o denegar las solicitudes de tiempo libre o días de vacaciones de los empleados. Las solicitudes en papel a menudo se acumulan o se pierden, y los empleados se sienten descontentos. Evita el malestar y gestiona las solicitudes y los comentarios a medida que llegan, en tiempo real. O, si no puedes hacerlo de inmediato, programa un horario para gestionar las solicitudes directamente en la aplicación»

Más consejos excelentes para programar la facilidad y la participación de los empleados

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«Los siguientes consejos no son hacks, pero son lo suficientemente importantes como para mencionarlos aquí. Utiliza estos consejos junto con los trucos anteriores, y verás mejoras inmediatas en la participación de los empleados, la felicidad y la productividad, todo mientras te quitas el estrés. Una vez más, una excelente aplicación de programación le proporcionará las herramientas que necesita para controlar los costos laborales con herramientas de presupuestación integradas. Una mala programación puede llevar a gastar más de lo que necesita en mano de obra, lo que se come en sus resultados finales. Configure las franquicias de tiempo y costos y utilice esas herramientas para planificar y programar mejor. Una alta tasa de rotación puede destruir un cronograma apresuradamente unido. Esquiva esa bala con un sólido plan de programación (utilizando nuestros hacks anteriores) y también estarás listo para manejar cualquier rotación de personal de forma rápida y eficiente. Si tu solución de programación no incluye herramientas integradas para ofrecer turnos abiertos a los empleados restantes y facilitar la eliminación de la información de los empleados anteriores, estás utilizando el sistema equivocado».

Qué buscar cuando llega el momento de actualizar su sistema de programación

Piensa en actualizar tu sistema de programación, pero ¿no estás seguro de por dónde empezar? A continuación, enumeramos algunas de las cosas más importantes a tener en cuenta al comprar su nueva solución de programación. Si bien cada empresa tiene necesidades únicas, hay algunas cosas básicas que debe buscar para asegurarse de que está sacando el máximo provecho por su dinero.

a. Free trial b. No contracts c. Excellent, dedicated customer service d. Low monthly payments e. Simple and fast setup f. Cloud storage and connection g. Free app for employees h. Built-in communication solution

Pensamiento final sobre la participación de los empleados y las aplicaciones de programación

«Su objetivo es ahorrar dinero, ahorrar tiempo, mejorar los beneficios e incrementar la participación de los empleados. Esperamos que ya se dé cuenta de que el mejor lugar para empezar es su sistema de programación. La programación es donde los gerentes muestran a los empleados que importan, que se les escucha y que son una parte importante del negocio. Cuando los empleados sientan que pueden comunicar sus necesidades, sentir que sus solicitudes se toman en serio y pueden ver todo esto reflejado en el calendario, estarán más dispuestos a trabajar más duro y a mantenerse comprometidos con la empresa. ¡Incluso fuera de reloj! Dales las herramientas necesarias para mejorar la participación de los empleados, escuchar cuando hablan y realizar los cambios necesarios para mantener contento al personal y fluir las ganancias. Tenemos otro excelente artículo sobre otras formas de mejorar su experiencia como gerente o propietario de una pequeña y mediana empresa si desea obtener más información».

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