scheduling | 6 mins read

La Guia completa paso a paso para la programacion efectiva de

the complete step by step guide to effective employee scheduling
Grace Njaramba

By Grace Njaramba

empleados programacion de empleados o programacion de personal, como maximo basico, se puede describir como el proceso de asignacion de tareas a los empleados durante un periodo de tiempo especificado. Siga leyendo para obtener informacion sobre la programacion efectiva de los empleados a traves de esta guia paso a paso.

Las claves para la programacion efectiva de empleados

the keys to effective employee scheduling 1037

En la mayoria de las empresas, programar empleados es a menudo responsabilidad del gerente. Sin embargo, en organizaciones mas grandes, la tarea puede estar dedicada exclusivamente a un especialista en programacion o al administrador de recursos humanos.

El objetivo de la programacion de los empleados es asignar tareas de la manera mas eficaz posible. La programacion eficaz de los empleados permite a las empresas obtener diversos beneficios, incluyendo, entre otros, la reduccion de los costos laborales, el cumplimiento de normas y los empleados y clientes satisfechos. Desafortunadamente, la mayoria de las personas responsables de crear horarios de empleados rara vez crean horarios efectivos. Hacerlo es comprensible, especialmente en circunstancias inevitables como cambios de turno de ultimo minuto y solicitudes de tiempo libre para tratar. Afortunadamente, las empresas estan aprendiendo, y muchas empresas ya estan cosechando los beneficios de una programacion efectiva de empleados con la ayuda de software de programacion de empleados como Zip Scheduls, que cuando se utiliza junto con un software de seguimiento de tiempo, como Zip Clock, puede ahorrar hasta $2,000 mensuales.

Las claves para la programacion efectiva de los empleados son las necesidades de programacion de negocios y las necesidades de programacion de los empleados. Sin equilibrar ambos, lograr calendarios efectivos se vuelve imposible. Si te enfocas en uno y descuidas el otro, el negocio sufrira. Por ejemplo, si le da demasiada importancia a las necesidades de programacion de los empleados, las operaciones comerciales sufriran o se paralizaran. Si, por otro lado, usted decide favorecer las necesidades de programacion del negocio sobre las necesidades de los trabajadores, el rendimiento y la moral de los empleados disminuiran, y esto, como se esperaba, afectara negativamente al negocio.

Por lo tanto, la clave para una programacion eficaz de los empleados radica en equilibrar las necesidades de programacion de los empleados y las necesidades de planificacion de los negocios.

Necesidades de programacion de negocios
Las necesidades o requisitos de programacion de su negocio dependeran del tipo de negocio que opere y variaran de un departamento a otro.Las

necesidades de programacion de negocios podrian incluir-

  • La necesidad de programar suficiente cobertura durante las horas punta.
  • La necesidad de proporcionar un buen servicio al cliente.
  • La necesidad de gestionar o controlar altas tasas de rotacion, un reto comun en la industria de la restauracion.
  • La necesidad de controlar los costos de mano de obra, que es manejable mediante la creacion de programas que eliminen o reduzcan las horas extra, en la programacion y en exceso de programacion.
  • La necesidad de cumplir con las leyes laborales.
  • Etc.
Necesidades de programacion de empleados
Algunas de las necesidades de programacion de sus empleados pueden incluir lo siguiente.

Algunas de las necesidades de programacion de sus empleados pueden incluir el siguiente
  • tiempo de entrega suficiente, es decir, un aviso anticipado con respecto a sus horarios como avisos de ultimo minuto perturban su equilibrio entre la vida laboral y la vida personal.
  • Cambios que se alinean con su estilo de vida. Por ejemplo, un turno de noche es probablemente mas adecuado para un empleado que es soltero, en lugar de un trabajador que esta casado y tiene una familia que cuidar.
  • El deseo de llenar turnos y roles que van de la mano con sus fortalezas y capacidades.
  • La capacidad de autogestionar los swaps de turnos, elegir turnos adicionales y enviar solicitudes de tiempo libre sin muchas complicaciones. Armado con informacion, puede establecer la creacion de horarios que equilibren los factores clave de la programacion de los empleados .
Si no tiene idea de lo que quieren sus empleados, sientese con ellos y permita que compartan sus necesidades. Por supuesto, es posible que no este en condiciones de cumplir con cada necesidad de programacion que se le presente, pero al menos podra equilibrar todo de una manera que no afecte negativamente a su negocio.

Guia paso a paso para la programacion eficaz de los empleados Ahora

the step by step guide to effective employee scheduling 1124

echemos un vistazo a la sencilla guia de 4 pasos para programar sus empleados de manera efectiva.

1. Determine sus estandares de produccion de trabajo
Debera averiguar cuanto tiempo necesita un empleado para completar con exito una tarea en particular. A continuacion, puede repetir un procedimiento similar para ese rol de trabajo en su empresa.

2. Examine sus niveles de actividad en los ultimos dias o semanas
El siguiente paso es analizar sus niveles de actividad en las ultimas semanas, es decir, averiguar lo ocupado o lento que ha estado su negocio en las ultimas semanas. Por ejemplo, si usted maneja un restaurante, como ha estado el negocio durante los domingos por la noche durante las ultimas dos semanas? Su sistema POS debe ser capaz de proporcionar este tipo de informacion basada en sus informes de ventas.

Armado con informacion, puede decidir el numero y el tipo de trabajadores que es probable que necesite durante sus horas de operacion para un dia determinado. No necesita determinar sus necesidades de mano de obra manualmente, ya que una herramienta de prevision, como la prevision postal, puede predecir sus niveles de actividad para un dia, periodo o periodo determinadoen funcion de sus ventas con un solo clic. Ademas, cuando se utiliza junto con el software de programacion de empleados, Zip Forecast le dara automaticamente una idea del numero y tipo de empleados que necesita programar durante un intervalo de tiempo especifico. Cuando se integra con una herramienta de gestion de inventario, puede vigilar su inventario desde su telefono movil y recibir alertas cuando se este quedando sin suministros.

3. Factor en sus necesidades de programacion y las necesidades de programacion de sus empleados
Para equilibrar las necesidades de sus trabajadores y las necesidades de su negocio, aqui hay algunos consejos utiles. El

  • partido cambia de acuerdo con las calificaciones y capacidades.
  • Cree los horarios de los empleados con antelacion para permitir el tiempo de entrega suficiente.
  • Distribuya los turnos de manera justa.
  • Defina claramente los roles de los empleados.
  • Permitir el intercambio de mayusculas cuando sea apropiado.
  • Facilita a que los empleados reenvien sus solicitudes de tiempo libre.
  • Proporcionar una manera para que los empleados recojan turnos abiertos.
  • Planifique circunstancias inesperadas, como el absentismo.
  • Cumplir con las leyes laborales. Una herramienta de programacion de empleados de calidad deberia poder notificarle cualquier ley que este a punto de infringir.
4. Crear su horario de empleados
Ahora puede crear su horario diario, semanal o mensual de empleados en funcion de sus preferencias. Para crear un horario de empleados, hay 3 metodos principales que puede utilizar.

1) Lapiz y papel
2) Hojas de calculo Excel o Google
3) Software de programacion de empleados

Usar el metodo de lapiz y papel es, con mucho, la forma mas barata de crear empleados , pero tambien es el metodo mas lento y propenso a errores. El software de programacion de empleados es por ahora el metodo de programacion mas preferido , ya que viene con muchos beneficios mas alla de la programacion. Por ejemplo, un sistema de calidad puede notificarle cualquier conflicto de programacion, sugerir cambios, enviar notificaciones, permitir la comunicacion grupal y habilitar el intercambio de turnos entre muchos otros beneficios, algunos de los cuales ya hemos discutido en este post.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

27 cta content inline and exit intent

Vea lo que nuestros clientes dicen de nosotros.

smb business management logo famousdaves
"La confianza de nuestros clientes es lo que nos mantiene en el negocio. Esperan alimentos frescos y deliciosos sin riesgo de enfermedades graves. Zip HACCP nos mantiene en conformidad con las regulaciones de HACCP y FDA a través de sus soluciones integradas de temperatura, seguridad de los alimentos y reportes de las tareas de principio a fin. También utilizamos el Zip Inventory para ahorrar tiempo en los recuentos de inventario, y tener una predictibilidad muy necesaria en nuestro proceso de pedidos. Las aplicaciónes de gestión de negocios de Hubworks son perfectas para nuestros restaurantes."

,

Atiende a un webinario

Nuestros webinarios programados son una gran manera de aprender más

Registrarse