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Su Guia de Gestion de Procesos de Negocio

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Que es la gestion de procesos de negocio?

Aunque los expertos no estan en gran medida en cuanto a una definicion uniforme, la gestion de procesos de negocio es, en sus terminos mas sencillos, una disciplina que busca mejorar los flujos de trabajo de la actividad empresarial. La gestion de procesos de negocio tambien se conoce como BPM es una practica de negocios para los profesionales a utilizar al identificar y optimizar los procesos de su organizacion.

BPM no es un evento de una sola vez que consiste en realizar actividades establecidas y luego abandonar la practica. La gestion de procesos es una practica empresarial que debe realizarse de forma continua.

Una evaluacion coherente de los procesos de negocio fomenta la mejora continua. La administracion de procesos de negocio utiliza la inteligencia empresarial para identificar areas procesables para la mejora o reemplazo de procesos.

A traves de BPM, los profesionales de negocios pueden identificar problemas y lagunas que impiden que un proceso empresarial especifico sea lo mas efectivo posible. Estas lagunas y problemas pueden aparecer como una interrupcion en el negocio digital o frecuentes dentro de la organizacion.

Diferentes tipos de procesos de negocio

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Cualquier profesional de negocios exitoso sabe que hay procesos de negocio virtualmente interminables a considerar. Es util desglosar los procesos de negocio por tipo para simplificar BPM. Los tres tipos de procesos empresariales son-

1. Gestion- estos procesos gestionan la funcionalidad de un sistema. La gestion del flujo de trabajo o la gestion de proyectos son procesos comunes de gestion empresarial.

2. Operativo- estos procesos optimizan los ingresos del negocio y apoyan las interacciones empresariales. El marketing y las ventas son ejemplos de procesos empresariales operativos.

3. Apoyo- Estos procesos sirven al negocio basico. El soporte tecnico y la incorporacion de empleados son dos ejemplos de procesos empresariales de apoyo.

Para cada proceso de negocio, debe haber un gerente designado como responsable de su eficacia. Esto ayuda a la rendicion de cuentas y evita que se pasen por alto un proceso.

BPM debe evitar cualquier actividad innecesaria que no este trabajando para aumentar la eficacia. Tambien hay varias clasificaciones de procesos empresariales para que los profesionales de la empresa consideren incluir-

1. Principales procesos de negocio- El objetivo principal de un proceso de negocio es producir un beneficio para un negocio. Como tales, estos procesos buscan agregar valor a un producto o producir un producto que sea valioso para los clientes.

Un producto no es valioso si los clientes externos no quieren pagar por el. Un proceso empresarial principal exitoso producira un producto valioso que genera beneficios cuando se vende a un cliente externo.

2. Proporcionar procesos de negocio- Estos procesos son necesarios tanto para la infraestructura de una empresa como para apoyar los principales procesos de negocio. En lugar de apelar a los clientes externos, proporcionar procesos de negocio atraen a los clientes internos dentro de la organizacion.

Los clientes internos pueden estar dentro de empleados de la organizacion o divisiones de la empresa. En lugar de que un cliente pague por este proceso de negocio, estos procesos deben existir para que la propia empresa exista.

3. Procesos de negociode gestion - Los procesos de negocio de gestion existen bajo la proteccion de los procesos de negocio. Estos procesos son necesarios para el desarrollo de la empresa.

Los procesos empresariales de gestion tampoco se venden a clientes externos, sino que los utilizan tanto los clientes internos como otros procesos de negocio que proporcionan.

4. Procesos de negocio de desarrollo- Estos procesos evaluan tanto los procesos de negocio como los principales procesos de negocio. El objetivo de un proceso de desarrollo de negocio es generar beneficios a largo plazo y mejorar la empresa.

Las inversiones son un gran ejemplo de procesos empresariales de desarrollo, ya que su objetivo es mejorar los procesos de negocio y generar beneficios a largo plazo.

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Ciclo de vida de

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la gestion de procesos empresariales El ciclo de vida de BPM se puede dividir en seis fases. Estas fases son-

1. Planificacion- Los profesionales de negocios deben desarrollar un plan que se alinee con los objetivos establecidos del proceso de negocio. Debera identificarse cualquier proceso actual o preexistente.

2. Analisis- Una continuacion del paso anterior, se debe realizar un analisis exhaustivo de los procesos empresariales actuales. Los procesos preexistentes deben evaluarse para el cumplimiento de los objetivos de negocio.

El primer paso mas comun incluye la recopilacion de datos a traves de diversos medios, que van desde los planes de estrategia de negocio hasta los modelos de proceso.

El analisis busca comprender el papel de un proceso asi como su desempeno. Ademas, el analisis define las fortalezas y debilidades del proceso actual.Las

principales medidas de rendimiento deben analizarse a fondo para determinar su pertinencia durante esta etapa. El analisis cualitativo sirve para dar prioridad a las cuestiones identificadas y disminuir las ineficiencias.

El analisis cuantitativo se centra en numeros, incluyendo la cantidad de tiempo que requieren los procesos o pasos. El objetivo general de este paso es decidir si los procesos de negocio estan alineados con sus objetivos de negocio y lo mas efectivos posible.

3. Diseno- este paso se aplica si el paso anterior indica que es necesaria una mejora del proceso o un proceso de reemplazo. El diseno del proceso debe llevarse a cabo con el objetivo final de proporcionar valor a los clientes.

Desarrollar una estrategia de negocio clara para su proceso ayudara a evitar que surjan problemas. El modelado de procesos representa el proceso en su forma estructural para documentarlo y analizarlo.

El modelo de proceso es inmensamente util para la incorporacion de empleados y para que los empleados actuales lo revisen. Cuando surge la necesidad de optimizar los procesos de negocio o apoyar la expansion del negocio, estos documentos son cruciales para consultar.

Un diseno se puede representar en diferentes formas, que van desde un diagrama hasta una descripcion narrativa. Un formulario de uso comun es un grafico de flujo de trabajo que puede representar facilmente el proceso de principio a fin.

4. Implementacion- La implementacion sistemica utiliza software y tecnologias. La implementacion no sistemica se produce cuando no se utilizan herramientas bmp.

La tecnologia empresarial abarca desde la automatizacion de procesos roboticos hasta los programas de software de flujo de trabajo. La tecnologia empresarial digital utilizada en toda la cadena de suministro puede optimizar los procesos empresariales.

La automatizacion de procesos y varios tipos de software de gestion pueden ser proyectos costosos para una empresa. Por lo tanto, la eleccion de la implementacion sistemica o no sistemica puede depender principalmente del capital disponible de una empresa.

5. Monitoreo- El seguimiento de un proceso recien implementado no es un evento de una sola vez. La medicion y el monitoreo continuos indicaran si son necesarios cambios en el diseno del proceso.

La medicion del rendimiento revelara si el proceso recien implementado esta cumpliendo los objetivos del negocio. La supervision que seria increiblemente compleja si se realizara por los funcionarios se simplifica mediante el uso de herramientas y programas informaticos de BPM.

6. Refinamiento- Los procesos de rediseno y reingenieria pueden ser necesarios para que se conviertan en lo mas ideal posible. Los pasos anteriores indicaran donde hay margen para la mejora y la adopcion de medidas correctivas.

El perfeccionamiento del proceso recien implementado no solo perfeccionara el nuevo proceso, sino que aumentara la eficiencia de la organizacion en su conjunto.

Beneficios de la gestion

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de procesos de negocio Para 2023, se espera que el mercado de BPM alcance los 16.000 millones de dolares. Esta cifra no es sorprendente teniendo en cuenta los beneficios masivos que BMP proporciona a las empresas incluidas-

1. Reduccion de costos- 50% de las empresas informan que la razon principal por la que comenzaron a usar BPM fue para ahorrar mas dinero. Con el aumento de la competencia y la volatilidad de los mercados, la reduccion de los costos es necesaria para la supervivencia de muchas empresas.

BPM tambien puede optimizar la priorizacion de los procesos de negocio e identificar que procesos se subcontratarian mejor. Ya sea a traves de la automatizacion de procesos o la externalizacion, BPM puede determinar donde un proceso no requiere esfuerzos internos del personal.

2. Capacidad derespuesta- laestrategia empresarial ha aumentado su enfoque en la satisfaccion del cliente y las tasas de retencion. Mientras que antes el enfoque se centraba mas en la productividad, las empresas ahora se preguntan como sus procesos pueden centrarse mas en el cliente.

Adquirir nuevos clientes es mucho mas caro que retener a los clientes existentes. Con el 67% de los clientes reportando una mala experiencia como la razon principal para dejar de trabajar con una empresa, una estrategia empresarial centrada en el cliente es mas importante que nunca.

Un enfoque en el cliente en realidad a menudo conduce indirectamente a un aumento de la productividad. Ademas, un enfoque en el cliente guia a una empresa hacia las tendencias cambiantes y los estandares de la industria.

Una evaluacion de las necesidades de los clientes no es una ocurrencia unica, sino mas bien un proceso continuo que mantiene su negocio lo mas relevante y competitivo posible. Se fomenta la innovacion y la flexibilidad cuando los procesos empresariales se centran en los clientes.

3. Productividad- Se sabe que BPM aumenta la productividad y la eficiencia. Identificacion y sustitucion de procesos de negocio obsoletos permite a una empresa seguir siendo competitiva.La

ineficiencia es dificil de identificar sin el BPM adecuado en su lugar. BPM proporciona actividades establecidas para mejorar o reemplazar procesos obsoletos.

4. Crecimiento- Disminuir el derroche y la ineficiencia de los procesos proporciona a los profesionales de negocios tiempo adicional para centrarse en el desarrollo y el crecimiento. Las tareas repetitivas pueden consolidarse o eliminarse con el fin de optimizar los procesos de negocio y liberar tiempo valioso del personal.

5. Estandarizacion - Laestandarizacion de los procesos empresariales tiene muchos beneficios. Crear plantillas, listas de comprobacion, aplicar automatizacion y medir el rendimiento cada vez que participe en BPM ayudara a estandarizar sus procesos.

Por ejemplo, una automatizacion de procesos de negocio especifica puede revisarse y replicarse cuando se considera otra automatizacion de flujo de trabajo. Identificar los mejores procesos de estandarizacion permite mejorar los procesos en todas las operaciones del negocio.

La incorporacion de empleados tambien se simplifica con la estandarizacion. En lugar de tener que volver a entrenar a los empleados, todos los empleados contratados recibiran la misma informacion a traves de su proceso de incorporacion de empleados.

6. Cumplimiento- BPM respalda el cumplimiento del negocio notificando a los miembros del personal cada vez que haya una infraccion, de modo que se puedan tomar medidas correctivas. Ademas, BPM puede advertir a los miembros del personal si una infraccion esta cerca para evitarla por completo.

BPM puede incluir y supervisar una amplia variedad de diferentes pautas de cumplimiento simultaneamente. Esto no solo reduce los errores, sino que tambien permite que su negocio funcione de manera mas eficiente.

El costo de la gestion

inadecuada de procesos de negocio Los procesos empresariales ineficientes se estima que tienen un 500% mas de impacto en un cliente que una mala entrega de productos. Los costos de BPM inadecuados son enormes, que van desde un soporte inadecuado al cliente hasta empleados mal capacitados.

La inteligencia empresarial y la gestion de proyectos son importantes, pero sin BPM los clientes pueden llevar su negocio a otro lugar. La gestion del flujo de trabajo y la automatizacion de procesos permiten que las empresas se centren mas en el soporte al cliente que en procesos obsoletos.

Cuando los clientes no estan satisfechos, a menudo se ventilan a Internet en lugar de a la propia empresa. Las malas resenas de clientes en redes sociales o sitios web de terceros pueden danar notoriamente la marca de su negocio y el potencial de beneficio futuro.

Cuando una empresa se ve afectada negativamente por malas criticas de clientes, puede verse obligada a recortar costos despedidos de trabajadores. A medida que los trabajadores son despedidos, su entorno de trabajo esta danado y los miembros del personal son menos capaces de centrarse en el soporte al cliente.

Un excelente servicio de atencion al cliente puede detener este circulo vicioso antes de que comience. Con mas de la mitad de los empleados informando que ya estan desempleados en el trabajo, los cambios dentro de la organizacion son muy necesarios.

La participacion de los empleados esta fuertemente vinculada con los ingresos, el desarrollo y la innovacion de un negocio. La mejora de procesos y la automatizacion de procesos roboticos disminuyen las tareas meneables e improvechosas de las que un empleado es responsable.

La transformacion digital de una empresa puede aumentar aun mas los niveles de compromiso de los empleados. Cuando los empleados se sienten separados de un negocio excitante e innovador, es menos probable que se desvinculen o se queden insatisfechos en su funcion.

Otro costo que es casi imposible de cuantificar son las oportunidades perdidas debido a procesos de negocio obsoletos. Mantenerse al dia y competitivas en el mercado global permite a las empresas asumir riesgos y buscar oportunidades que no podrian obtener sin mejorar o reemplazar procesos obsoletos.

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Conclusion La administracion de procesos

empresariales ayuda a las empresas a identificar, mejorar y reemplazar procesos.

  • BPM es una importante herramienta de gestion que permite a las empresas mejorar constantemente sus procesos.
  • BPM no es una ocurrencia de una sola vez, sino mas bien una actividad continua que evoluciona con su negocio a lo largo del tiempo.
  • El software de gestion de procesos y las herramientas de bpm ayudan a optimizar las operaciones empresariales de maneras que un miembro del personal humano no pudo.
  • Los tres tipos de procesos de negocio son la administracion, el funcionamiento y el soporte. Las clasificaciones de los procesos empresariales son principales, la provision, la gestion y el desarrollo.
  • El ciclo de vida de BPM consiste en la planificacion, el analisis, el diseno, la implementacion, el monitoreo y el refinamiento.
  • Los beneficios del software de BPM y la gestion adecuada van desde la reduccion de costos hasta la mejora de los procesos de incorporacion de empleados.
  • El BPM inadecuado da como resultado un apoyo al cliente insatisfactorio y un empleado desconectado
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