Software de administracion de | 14 mins read

Todo lo que necesita saber sobre el software de administracion de

everything you need to know about task management software

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Que es la administracion de tareas?

La gestion de tareas es un sistema integral de identificacion, seguimiento y finalizacion del trabajo. La administracion de tareas incluye el seguimiento del progreso de la tarea desde el principio hasta la finalizacion, el establecimiento de plazos y la delegacion de tareas a los miembros del equipo. El software de gestion garantiza que los proyectos se ejecuten de la manera mas fluida posible, dividiendo los proyectos en tareas detalladas y subtareas.

Importancia de administrar correctamente sus tareas La

implementacion de un sistema de gestion de tareas apropiado redirigira la mano de obra de los empleados a su uso mas productivo. La gestion consciente de las tareas del equipo producira una mayor calidad de trabajo y disminuira el error humano.

Las herramientas de administracion de tareas ayudan a los profesionales a dedicar una cantidad ideal de tiempo a cada tarea y les hace responsables de la finalizacion de la tarea.

Si no se implementa un sistema de administracion de tareas, se pueden perder plazos, tensiones innecesarias y fallas del proyecto. Cuando los propietarios de negocios y sus trabajadores estan excesivamente extendidos o quemados, son menos capaces de producir trabajo de calidad o proporcionar una experiencia positiva a los clientes o clientes.

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Los beneficios de la gestion de tareas adecuada Los beneficios

the benefits of proper task management 1597177854 1569

clave de la utilizacion de la gestion de tareas incluyen-

  • productividad optimizada- Idealizar la productividad mediante la implementacion de un sistema de gestion de tareas. Gastar la cantidad adecuada de tiempo en cada tarea resultara en mas finalizacion de tareas
  • Aumento de la eficiencia- La mejora de la productividad aumentara simbioticamente la eficiencia empresarial. Dejar al personal con mas tiempo para centrarse en la promocion de ventas o la obtencion de nuevos clientes
  • Reduccion del estres- Las herramientas de gestion de tareas reducen el estres innecesario, el agotamiento y la multitarea improductiva
  • Mejora la satisfaccion del cliente- Haz que los clientes sean mas felices al proporcionar un escaparate organizado con empleados eficientes y productivos
  • Analisis de tendencias- Los sistemas de gestion de tareas proporcionan estadisticas facilmente accesibles para ayudar a determinar que areas necesitan atencion o mejora. Una vez consciente de las tendencias, el personal puede desarrollar un software de gestion de

    Sugerencias para una gestion adecuada de tareas

    tips for proper task management 1597177854 4061

    Aunque desarrollar un sistema adecuado de gestion de tareas puede ser intimidante, vale la pena el esfuerzo. A continuacion se presentan consejos para ayudar en el proceso-

    1. Establecer metas-

    • Designar objetivos claros y alcanzables
    • Dividir las metas en categorias a corto y largo plazo
    • Adoptar el sistema de metas SMART (Inteligente, Medible, Alcable, Relevante y Tiempos,) para discernir si los objetivos son SMART. Asegurese de que los objetivos cumplen con los criterios de definicion de cada palabra representada en el acronimo
    • Solo trabaje en tareas que contribuyan directamente a alcanzar los objetivos establecidos a corto y largo plazo de su negocio

    2. Planifique con anticipacion-
    • dedique 5-10 minutos antes del trabajo para planificar su dia. Seleccione una de las siguientes opciones de planificacion en funcion de la compatibilidad de horarios -
    • La noche antes- Al cierre de la jornada laboral, dedique 15 minutos a limpiar su area de trabajo y componer una lista de los objetivos mas urgentes para el dia siguiente. No solo es una gran tecnica de descompresion, sino que se sentira mas concentrado cuando llegue a un espacio organizado al dia siguiente
    • .
    • A primera hora de la manana- vaya a su espacio de trabajo unos minutos antes para compilar una lista de tareas prioritarias, siguiendo las mismas directrices anteriores
    • . tiempo, multitarea o saltar freneticamente de una tarea a la siguiente puede resultar en completar nada
    • Siempre buscar formas de trabajar mas inteligente, no mas dificil

    3. Priorizar tareas
    • - clasifique su lista de tareas por urgencia de tareas Tachar
    • las tareas y subtareas de la lista de tareas pendientes a medida que se completen para mantener la organizacion y la rendicion de cuentas. Ademas, este proceso proporciona una sensacion de logro y motivacion al tachar las entradas de su lista de tareas pendientes
    • Afrontar tareas menos esenciales de manera oportuna, pero solo despues de tareas prioritarias

    Considere el criterio categorico de Stephen Covey al crear su lista de tareas pendientes-
    • Importantes y urgentes- tareas y subtareas de maxima prioridad que requieren atencion y accion inmediatas. Completar estas tareas mas importantes y urgentes primero, antes de pasar a tareas menos sensibles al tiempo
    • Importante pero no urgente- Tareas y subtareas que parecen importantes superficialmente pero despues de un examen mas detenido pueden posponerse a un momento posterior
    • Urgente pero no importante- Tareas y subtareas que demandan continuamente atencion y accion, pero tienen poco o ningun valor duradero una vez terminado. Delegar tareas urgentes pero no importantes siempre que sea posible
    • No urgentes y no importantes- Tareas y subtareas de prioridad mas baja que ofrecen solo la ilusion de trabajo. Aborde estas tareas por ultima vez y solo cuando el tiempo lo permita

    4. Mitigar las distracciones-
    • Preste atencion a las interrupciones autoinducidas y externas
    • Especialmente preste atencion al uso de las redes sociales mientras esta en el reloj. Aunque los telefonos inteligentes son avances tecnologicos extremadamente importantes, los dispositivos inteligentes tambien pueden ser desperdicios de tiempo altamente adictivos. Mas del 36% de los millennials y Gen Z informan que gastan 2 horas o mas en sus telefonos inteligentes durante su jornada laboral
    • Apague el telefono y cierre la puerta de la oficina cuando sea apropiado para maximizar la eficiencia
    • Designe un tiempo especifico en la jornada laboral para actividades sociales que van desde ponerse al dia con correos electronicos hasta registro con el personal

    5. Rechazar solicitudes improductivas-
    • No tenga miedo de decir con firmeza pero educadamente no a las ideas o solicitudes cuando corresponda
    • Abandonar tareas que no estan trabajando para alcanzar los objetivos a corto o largo plazo de su negocio
    • Aprender de la experiencia para evitar perder el tiempo mas tarde
    • Recuerde, cualquier tarea que te desvie de tus objetivos esta danando tu linea de resultados

    6. Tiempo de seguimiento- el
    • seguimiento del tiempo ayuda a medir el tiempo aproximado que tarda una sola tarea
    • . Utiliza un simple rastreador de hoja de horas para registrar sin esfuerzo varias tareas y proyectos con un solo clic. Interactua con
    • la tecnologia de software de dispositivos inteligentes que incluye dispositivos moviles y de escritorio. seguimiento para mejorar la eficiencia, la facilidad de uso y la accesibilidad
    • Generar informes detallados en tiempo real para analizar la mejora y el crecimiento

    7. Sea flexible y paciente-
    • Los plazos no siempre se cumpliran y los procesos pueden no ir siempre segun lo previsto. Solo el 37% de los equipos informan que completan los proyectos dentro de sus plazos mas a menudo que no
    • Practica paciencia, flexibilidad y comprension para disminuir el nivel de estres de todos
    • .
    • Fomenta la adaptabilidad de tu negocio para mejorar tanto la satisfaccion laboral como los resultados generales de tu negocio
    .

    Efectos de la administracion de tareas inadecuada La planificacion

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    insuficiente es la causa principal del fallo del proyecto. Las consecuencias adicionales de una planificacion deficiente incluyen -

    1. Administracion insuficiente del tiempo- La falta de plazos genera poco productivos entre los miembros del personal, lo que reduce el resultado final de todo su negocio. El trabajo producido puede ser de mala calidad si incluso se completa.
    2. Definiciones poco claras de los objetivos- Sin objetivos claramente definidos, los empleados no entenderan como y por que deberian estar trabajando en una tarea. Sin instrucciones de tarea, los funcionarios desconocen lo que se espera de ellos en lo que respecta al desempeno. La productividad y la produccion sufriran como resultado, lo que podria conducir al fracaso del proyecto.
    3. Presupuesto
    4. no definido- un presupuestono definido no aborda adecuadamente la forma en que se deben utilizar los fondos. No establecer un presupuesto puede resultar en un mal uso o desperdiciar fondos, si el proyecto se completa puede costar mucho mas de lo necesario. Un objetivo tambien puede retrasarse o incluso fracasarse debido a la falta de una presupuestacion suficiente.
    5. Clientes y clientes descontentos- los clientes y clientes pueden estar insatisfechos con su producto o servicio. Como resultado, es posible que no frecuente su negocio en el futuro. Una planificacion deficiente danara la capacidad de su negocio para establecer buenas relaciones con clientes actuales y potenciales.
    6. Aumento de la exposicion a riesgos y problemas elevados- Una planificacion inadecuada aumenta la probabilidad de riesgos y problemas imprevistos. Evite perder el tiempo en resolver los problemas que surgiran de una planificacion deficiente. El uso del metodo SMART al crear objetivos y su lista de tareas mitigara la probabilidad de que su empresa se embarque en una empresa arriesgada.

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      Que es el software de administracion de tareas?

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      El software de gestion de tareas es un sistema tecnologico que agiliza los proyectos y aumenta la eficiencia general. Este software incluye funciones que priorizan tareas, delegan proyectos, administran el tiempo y cumplen los plazos.

      Caracteristicas que software de administracion de tareas permite a los usuarios incluir habilidades tales como-

      • Organizacion de tareas
      • Gestion de riesgos
      • Programacion
      • de
      • recursos Gestion
      • de recursos
      • Gestion de documentos
      • Seguimiento de tiempo y gastos
      • Gestion de tareas multiples
      • Analisis y compilacion de informes de datos
      • Tareas recurrentes programacion
      • Notificaciones y alertas
      • Estimaciones de tiempo proyectadas
      • Accesibilidad remota
      • Uso compartido de archivos
      • Gestion de gastos Gestion
      • de
      • proyectos agil

        Ventajas clave del uso del software de administracion de tareas

        • Optimizacion de las tareas- Ahorre tiempo, cumpla con los plazos, delege y realice un seguimiento de las tareas con el fin de mantenerse en el calendario previsto y aumentar la eficiencia
        • Priorizar los proyectos- Mediante el seguimiento de las tareas, los empleados pueden discernir que objetivos son mas importantes y que pueden requerir tiempo y esfuerzo adicionales
        • Promover la colaboracion- Comparta facilmente ideas y comentarios con el resto de su equipo, informe a los directores de equipo, aumente la eficiencia de la comunicacion del personal y disminuya el lugar de trabajo innecesario y contraproducente
        • Incrementar la rendicion de cuentas de los empleados- el 82% de las personas reportan que no tienen capacidad para responsabilizar a otros con exito, mientras que el 91% de los empleados clasifican la responsabilidad en una lista de las necesidades de desarrollo de su negocio. El software adecuado puede mejorar considerablemente la rendicion de cuentas de los empleados a traves de plazos e instrucciones claras

          Como encontrar el software adecuado para su negocio El software de gestion de tareas

          how to find the right software for your business 1597177855 7805

          adecuado debe

          1. permitir la creacion rapida y facil de tareas, edicion y delegacion. Las tareas solo deben tardar unos minutos en acceder o editar, y los usuarios deben poder delegar tareas a cualquier persona de su equipo
          2. Permitir la supervision de tareas y las creaciones de auditoria para todos los empleados. Los usuarios pueden ver el progreso de las tareas en tiempo real y las tareas con marca de tiempo completadas
          3. Permitir la accesibilidad remota en todos los tipos de dispositivos, incluso en un servidor web, dispositivo movil o por correo electronico, en cualquier momento, desde cualquier ubicacion que tenga acceso a Internet. Ademas, los sistemas de gestion de tareas deben proporcionar a los usuarios la capacidad de ver o marcar tareas completas digitalmente

          Al comprar un sistema de software, considere lo siguiente-
          1. Evaluar- Comience con una evaluacion completa y transparente de por que su negocio necesita una solucion de gestion de proyectos. Comience la lluvia de ideas describiendo las necesidades y los problemas actuales que enfrentan la eficiencia.

            Siga esto examinando los procesos empresariales existentes para analizar los puntos problematicos. Cuando sepa lo que su negocio necesita mas, elegir el software de gestion de proyectos adecuado para su negocio sera mucho menos desalentador


          2. Investigacion- No compre software de gestion de proyectos que no se ajuste a su negocio. Despues de definir las necesidades de su negocio, investigar las caracteristicas del sistema y leer resenas en linea. Pongase en contacto con su red y los miembros del equipo para preguntar sobre que programas de software han encontrado mas eficientes


          3. Foresee- considere posibles barreras de implementacion, que van desde la resistencia de los empleados hasta la migracion de datos, y planee mitigarlas. Escuche y participe con las preocupaciones de todos los miembros del personal antes de elegir y comprar software. Identifique y preparese para cada barrera potencial de su lista


          4. Cuantificar- encuentre un equilibrio entre costos y capacidades. Concentrese en las caracteristicas que su negocio necesita o de las que se beneficiara, al mismo tiempo, teniendo en cuenta las necesidades futuras. No se fije en nuevas caracteristicas brillantes y arriesgue a comprar un programa de software con importantes lagunas de caracteristicas.

            Comprar el software incorrecto para su negocio puede terminar costando mucho a largo plazo. Vea la compra de gestion de proyectos como una inversion en su negocio en lugar de una


          5. pruebade gastos financieros - Aproveche las pruebas de software gratuitas. Pruebe todos los programas de su lista, empleando escenarios de proyecto realistas para ver si las herramientas de gestion de tareas del software se ajustan a los requisitos de su empresa. Solicite comentarios sobre las funciones colaborativas y considere cuidadosamente las necesidades de las tareas del equipo en su proceso de toma de decisiones.

            Ademas, pruebe el servicio al cliente y la capacidad de respuesta del proveedor. No dude en pedir ayuda al equipo de soporte de software y obtener respuestas a todas sus preguntas. Probar una multitud de pruebas gratuitas ayudara a su empresa a invertir con confianza en un sistema que se ajuste a su cultura organizacional, necesidades y tecnicas empresariales


          6. Colaborar- Cambie una cultura de trabajo de control a una mas colaborativa a traves de las herramientas de gestion adecuadas. Gracias a las funciones colaborativas, los empleados y los clientes pueden comprender y participar de forma proactiva en los proyectos de equipo. Encuentre el equilibrio optimo entre el nivel de control y las caracteristicas colaborativas que proporciona el software


          7. Implementar- Ejecute su plan de implementacion de software para asegurarse de que sea lo mas fluido posible, teniendo en cuenta los plazos de implementacion. Decida si las herramientas de administracion se introduciran lentamente o se instalaran en toda la empresa y todas a la vez. Establecer un procedimiento de incorporacion suficiente que garantice la accesibilidad y la compatibilidad

          Los propietarios de empresas y los directores de proyectos deben alentar a todos los empleados a buscar asistencia y apoyo cuando sea necesario. Recuerde que cualquier sistema de software sera inutil si sus empleados no se sienten comodos navegando o utilizandolo. Con una cuidadosa consideracion y una implementacion fluida, un sistema de gestion de tareas adecuado ahorrara tiempo a los empleados y recursos empresariales software de gestion de

          La gestion de

          tareas clave optimiza la productividad, aumenta la eficiencia, reduce el estres y mejora la satisfaccion del cliente y el analisis de tendencias

        • El
        • software de gestion de tareas optimiza la organizacion, la priorizacion, la delegacion y el seguimiento de las tareas de una empresa
        • Aspectos que La administracion de tareas de ayuda incluye- establecimiento de objetivos, planificacion anticipada, priorizacion de tareas, mitigacion de distracciones, disminucion de solicitudes improductivas, seguimiento del tiempo, y ser flexible y paciente
        • La
        • administracion inadecuada de tareas puede conducir a una administracion del tiempo insuficiente, definiciones poco claras de los objetivos, indefinido presupuestos, clientes y clientes descontentos, y una mayor exposicion a proyectos o tareas problematicos y de alto riesgo
        • El software de gestion adecuada puede agilizar las tareas, priorizar los proyectos, promover la colaboracion y aumentar la responsabilidad de los empleados
        • Evaluar las necesidades empresariales, investigar productos, prever barreras de implementacion, cuantificar costos frente a capacidades, probar con una prueba, colaborar con todo el personal y ejecutar el plan de implementacion de manera preventiva con el fin de tomar una decision informada de compra de software
        • Los profesionales de negocios utilizan software de gestion de tareas con el fin de racionalizar diariamente tareas y maximizar los beneficios finales y la productividad

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