5 easy steps to automating your employee punch clock system

Last Updated On July 17, 2020 / Written By Victoria Brunette

5 etapes faciles pour automatiser votre systeme d'horloge de poincon d'employe

Gagnez du temps et de l'argent en automatisant votre systeme d'horloge de poincon. Automatiser votre systeme d'horloge poinconneuse de vos employes exige la planification au-dela du simple choix et de l'introduction du nouveau systeme et de l'espoir pour le meilleur. Evitez les temps d'arret, les problemes et la frustration des employes.

Presentation de votre nouveau systeme d'horloge perforee pour les employes prend un certain travail de preparationL'execution d'une entreprise prospere exige de la planification, de la patience et un bon oeil pour les details. De l'entrevue et de l'embauche du personnel, de la recherche et du lancement des nouvelles avenues promotionnelles, jusqu'a la decision sur la facon de mettre en oeuvre les nouvelles technologies, il y a beaucoup a reflechir et de nombreux points qui necessiteront votre attention.
Malheureusement, cela signifie qu'il y a aussi beaucoup de place pour les erreurs. Chaque manager sait que meme la moindre erreur peut se transformer en un probleme enorme et couteux si elle n'est pas prise en charge tout de suite, et cela est particulierement vrai dans le monde de la technologie pour les entreprises au rythme rapide. La plupart des entreprises ont mis en place des plans d'urgence lorsque les choses vont mal, un plan d'action visant a attenuer les dommages et a recuperer le plus de temps et de ressources possible. C'est une bonne idee de creer un ensemble de mesures a prendre lorsque les choses deviennent hors de controle, et nous sommes prets a parier que vous avez deja mis en place au moins un ou deux plans d'urgence.
Mais ne serait-il pas preferable d'eviter les erreurs en premier lieu? Nous le pensons, c'est pourquoi nous avons cree ce guide rapide de cinq etapes simples pour automatiser votre systeme d'horloge poinconneuse employe. Votre systeme de perforation du temps est votre principale connexion entre les employes et la direction, il merite donc votre attention toute particuliere quand il est temps de mettre a niveau. Bien que cet article se concentre sur les systemes et procedures de poinconnage du temps du personnel, ces etapes peuvent facilement etre modifiees pour tout changement technologique que vous devez apporter au sein de votre entreprise.

Pourquoi commencer avec le systeme d'horloge Punch?Comme nous l'avons mentionne brievement ci-dessus, le systeme d'horloge de poincon employe est votre connexion principale avec vos employes. Les employes utilisent ce systeme pour verifier leurs horaires, les heures de travail et les heures de travail, et pour suivre le montant qu'ils ont gagne. Les employes verront ce systeme au moins deux fois par jour, interagiront avec lui et en viendront a en dependre.
Du cote managerial, le systeme d'horloge poinconneuse vous montre quels employes sont bien performants, quels sont ceux qui appellent souvent, et quels sont ceux qui horloge en retard. Il aide la comptabilite a suivre les cheques de paie, et c'est la principale source de donnees dont vous avez besoin pour elaborer et respecter un plan de budgetisation de la main-d'oeuvre.
Puisque la solution de poincon que vous choisissez d'utiliser pour votre entreprise joue un role si important dans le succes de votre entreprise, vous pouvez voir pourquoi nous vous suggerons de commencer ici lorsque vous decidez de mettre a niveau vos systemes d'entreprise actuels.
Sans plus tarder, voici nos 5 etapes faciles pour automatiser votre systeme d'horloge poinconneuse employe.

Posez les bonnes questionsTout

d'abord, vous devez decider quels problemes vous essayez de resoudre en mettant a niveau votre systeme d'horloge poinconneuse. Votre ancienne est lente, encombrante ou sujette a se casser? Vos employes se plaignent-ils des procedures de punch? Est-ce que chaque coup de poing prend trop de temps a terminer, ou y a-t-il trop d'erreurs a la fin de chaque semaine? Vous soupconnez qu'un employe est coupable de vol de temps, ce qui coute trop cher a votre entreprise?

Ce sont toutes des raisons courantes pour lesquelles une petite et moyenne entreprise pourrait envisager une mise a niveau du systeme d'horloge poinconneuse. Au cours des dernieres annees , il est devenu de notoriete publique qu'une solution numerique et mobile de temps et de presence des employes resout les problemes ci-dessus, en plus de certains. Si ca vous ressemble, il est temps de faire le changement.
Ecrivez vos questions, preoccupations et problemes. Vous aurez besoin de cette liste a l'etape suivante, alors soyez minutieux. Si vous avez des preoccupations autres que le systeme d'horloge poinconneuse, vous pouvez les noter aussi, mais garder cela sur une liste separee. On va couvrir les autres choses a l'etape 5.

Planifier, planifier, planifier

Nous ne pouvons pas insister assez sur cette etape. Chaque entreprise, quelle que soit votre secteur d'activite, devrait prendre le temps et consacrer l'effort a la recherche, a la planification, puis a la planification un peu plus. Vous savez pourquoi vous faites le changement - nous l'avons couvert a la premiere etape - donc maintenant il est temps de comprendre comment le faire. Sortez votre liste et lancez le navigateur Web. Il est temps de trouver des solutions!
a. Vous devrez rechercher vos options d'horloge poinconneuse et en choisir une qui est flexible, qui peut evoluer avec votre entreprise (de sorte que vous n'aurez plus a changer de solution a l'avenir), abordable et simple a configurer.
Points bonus si vos candidats offrent un service client impressionnant et un essai gratuit.
Comparer les contrats- nous vous suggerons d'en trouver un qui ne necessite pas de contrat; l'absence de contrat vous donne plus de liberte et vous aide a garder le controle de vos finances, aussi. Renseignez-vous sur les fonctionnalites supplementaires et la compatibilite. Vous voulez savoir ce que chaque solution d'horloge poinconneuse offre, puis les comparer a votre liste de problemes actuels. Choisissez celui qui resout le plus, sinon la totalite.
b. Une fois que vous avez choisi un nouveau systeme d'horloge poinconneuse, dressez une liste de tous vos employes, y compris leurs numeros d'employes, ou tout ce que vous utilisez pour les identifier dans votre systeme particulier. La collecte de toutes ces informations permettra d'accelerer le processus d'entree de tout le monde dans le nouveau systeme plus tard. C'est aussi un excellent moyen de garder une trace des employes qui n'ont pas encore ete entres dans le nouveau systeme, alors gardez cette liste a portee de main jusqu'a ce que votre commutateur soit entierement termine!
c. Ce n'est pas une mauvaise idee de prendre ce temps pour passer en compte les reglements locaux de votre entreprise. Assurez-vous que vous etes actuellement en conformite, et si vous ne l'etes pas, corrigez-le! Les regles du travail peuvent changer rapidement et parfois se produire sans trop de preavis, surtout si vous etes comme la plupart des gestionnaires et que vous avez la tete enterree dans la paperasse et les taches quotidiennes. Avant de mettre en oeuvre votre nouveau systeme de poinconnage temporel, parlez a votre service juridique et assurez-vous que vous etes totalement en conformite. Si necessaire, apportez les modifications necessaires avant de proceder a la configuration de tout le reste. Cela vaut la peine d'un peu plus d'efforts maintenant pour aider a prevenir les ralentissements lorsque vous commencez a mettre en oeuvre le nouveau systeme d'horloge poinconneuse. Rappelez-vous- nous essayons d'eviter tout probleme, pas de trouver des moyens d'essayer nos plans d'urgence.

Donnez-leur quelque chose a parler... Et une facon

give them something to talk about and a way to do it

de le faire Bien sur, la direction est responsable et a le droit et la responsabilite d'apporter des changements quand il est temps. Mais cela ne signifie pas que vous ne devriez pas tenir vos employes au courant de la situation. En fait, faire un changement comme celui-ci sans les informer est un excellent moyen de provoquer un remuement dans la salle du personnel, et ce n'est pas le bon, non plus. Passer a une horloge de frappe mobile et a un systeme de presence est l'occasion ideale de communiquer avec votre personnel, et c'est le moment ideal pour lui montrer que vous ecoutez, aussi.
Configurez une reunion, ecrivez un paquet expliquant les changements (pourquoi, comment et quand, par exemple), ou faites les choses un peu plus desinvoltes et planifiez un barbecue ou un pique-niquer pour passer en revue les bases. La facon dont vous choisissez d'informer les employes et d'obtenir leurs commentaires dependra des politiques et de l'ambiance de votre entreprise. Le point principal ici est que vos employes meritent d'etre dans la boucle, alors assurez-vous de leur donner la possibilite d'etre la.
Cela signifie aussi leur donner les moyens de fournir des commentaires. Certaines personnes ne se sentiront pas a l'aise de se plaindre ou d'elever des soucis en personne, et c'est bon. Tout ce qui implique leur presence et leur salaire est lie a les rendre un peu nerveux. Montrez-leur que vous comprenez, ecoutez quand ils font part de leurs preoccupations et essayez de trouver des moyens de soulager leurs craintes. Donnez aux employes un moyen de vous contacter en prive, au cas ou ils n'auraient pas l'impression de pouvoir dire quelque chose en face a face. L'objectif est la transparence et de montrer a votre personnel que vous vous souciez de leurs preoccupations et de leurs pensees.

Entrainez-vous et ajustez

A cette etape, vous etes pret a installer le nouveau systeme d'horloge de poinconnage des employes, et votre personnel devrait egalement etre a bord. Meme s'ils ont encore des preoccupations, rappelez-vous que c'est normal, et montrez-leur par exemple que vous pouvez gerer tout ce qui peut survenir. Idealement, vous avez choisi une solution de punch et de frequentation mobile qui est livree avec une configuration super simple et rapide. Si vous devez passer par des manuels compliques et des courriels frustres et des appels telephoniques au fournisseur de systeme d'horloge poincon, vous avez peut-etre choisi la mauvaise solution pour votre entreprise.
Rappelez-vous ce que nous avons dit sur les essais gratuits et pas de contrat? Cette etape est la ou ces suggestions sont utiles. Si vous n'aimez pas le processus de configuration ou le processus de formation, vous n'allez probablement pas aimer le systeme non plus. Retournez avant qu'il ne soit trop tard! Il y a beaucoup trop de puissantes, abordables et flexibles applications d'horloge poinconneuse sur le marche pour etre coince en utilisant quelque chose que vous detestez.
De toute facon, une fois que vous etes tous mis en place, il est temps de former tout le monde. Il est temps pour les gestionnaires, les superviseurs et tout le personnel d'apprendre comment fonctionne le nouveau systeme d'horloge poinconneuse, comment signaler tout probleme ou donner de la retroaction, et ce qu'il faut faire en cas de probleme. C'est la que tout votre travail de preparation paie! Vous avez votre liste d'employes et leurs numeros d'identification prets a partir, donc faire entrer tout le monde dans le systeme devrait etre un morceau de gateau. Si vous utilisez un systeme biometrique (empreintes digitales), vos employes devront evidemment etre presents lorsque tout est configure, mais le bon systeme de poinconnage numerique vous permettra d'apporter des modifications a tout moment simples et en temps reel.
Une fois que tout est operationnel, si vous entendez des rapports malheureux de la part des employes, vous devrez peut-etre examiner plus en profondeur leurs commentaires et voir si peut-etre plus de formation est necessaire ou si le systeme ne fonctionne pas correctement. Vous pouvez garder votre ancien systeme d'horloge poinconneuse en tandem avec le nouveau, juste pour quelques semaines, au cas ou. Pensez a l'ancien systeme comme des roues d'entrainement. Vous pouvez l'enlever completement quand il semble que tout le monde a appris le nouveau systeme d'horloge de poincon.

Soyez pret pour l'avenir

Vous pensez peut-etre que les etapes de l'automatisation de votre systeme d'horloge de poinconnage de vos employes auraient du se terminer au numero 4, mais faites un moment avec nous. La mise a niveau vers un systeme numerique et mobile d'assiduite des employes n'est que la premiere etape d'un plan beaucoup plus vaste. Vous pouvez, bien sur, essayer ce systeme pendant un certain temps avant d'apporter d'autres changements importants, mais cela ne signifie pas que vous ne devriez pas etre pret pour l'avenir. Tu te souviens de la deuxieme etape? Tout est une question de planification, et grace a Internet, il est facile de rester au courant des dernieres tendances en matiere de technologie d'entreprise.
Le jour viendra ou tout est numerique, pas seulement le systeme de poinconnage temporel, alors pourquoi ne pas etre pret maintenant? Mieux encore, vous pouvez commencer a faire le changement des aujourd'hui en changeant lentement tous vos systemes d'entreprise en versions mobiles. Une fois que vous avez vu a quel point une solution d'horloge de poinconnage pour employes mobiles est efficace et sans erreur, nous parions que vous serez curieux de voir comment d'autres applications de productivite peuvent egalement vous aider. C'est pourquoi nous disons que l'etape 5 est de preparer votre entreprise pour l'avenir; mais comment, exactement, preparez-vous pour l'avenir?
Regardez votre entreprise - demandez-vous ce qui pourrait etre mieux, puis commencez ce processus une fois de plus. Avez-vous fait une deuxieme liste lors de l'etape 1? Des choses qui devaient etre meilleures, mais qui n'etaient pas liees au systeme de poinconnage temporel? Si c'est le cas, c'est un bon point de depart; ce sont des elements dont vous etes deja au courant, ils ont donc besoin de votre attention. Vous pouvez egalement demander aux employes ce qu'ils pensent. Comme ils sont en premiere ligne de votre entreprise, ils savent ce qui fonctionne et ce qui pourrait avoir besoin d'aide. Obtenir leurs opinions; voir ce qu'ils changeraient!
Ne sois pas trop rapide, cependant. Choisissez une zone a la fois qui pourrait avoir besoin d'aide et recherchez d'autres applications et solutions qui fonctionnent bien avec votre nouveau systeme d'horloge poinconneuse. Esperons que vous en avez choisi une qui a deja une grande liste d'applications compatibles, de sorte que votre prochain gros commutateur sera encore plus facile. Maintenant, c'est en train de se preparer pour l'avenir!

n a

Comment le passage a une solution de poincon numerique permet d'economiser Del'argent. Le temps. Stress et frustration. Main-d'oeuvre. Une mauvaise planification, des outils de mauvaise qualite et des processus inefficaces affectent tous ces facteurs. C'est une realite pour les entreprises depuis l'aube des temps. Les gestionnaires et les proprietaires-exploitants sont charges chaque jour de reduire les couts de rasage et de trouver des moyens plus efficaces de faire les choses.
Nous vivons a une epoque de grands progres technologiques qui permettent d'economiser du temps, de l'argent et meme de l'environnement. Regardons les anciens systemes de poinconnage, par exemple. Il s'agissait generalement de machines grosses, lourdes et maladroites qui necessitaient un entretien frequent ou meme pour etre completement remplacees. Les employes devaient utiliser des cartes perforatrices en papier. Les machines et les cartes etaient a la fois un gaspillage important de ressources, pas seulement de l'argent et de la main-d'oeuvre, mais aussi des ressources physiques. Ou pensez-vous que toutes les parties de l'horloge cassees sont allees? Et tout ce journal des semaines passees?
Lesapplications numeriques et mobiles d'horloge de poinconnage eliminent les machines maladroites et le papier gaspille, ce qui rend l'horloge en cours de traitement plus rapide, plus efficace et moins couteuse. Les donnees sont stockees dans le cloud, ce qui les rend facilement accessibles par tous les appareils connectes. Cela signifie que les rapports ne sont toujours qu'un simple clic ou un simple balayage. Meme si quelque chose de catastrophique arrive a votre entreprise physique, toutes vos donnees sont sures et saines dans le cloud et vos employes seront payes a temps et le montant correct. Tu ne peux pas dire la meme chose pour ces vieux dinosaures avec les cartes en papier.
Maintenant, imaginez l'efficacite et l'accessibilite de cette application poinconneuse etendue au controle des stocks, a la securite alimentaire, a la planification des quarts de travail, aux listes de taches quotidiennes et aux dossiers des employes. Que diriez-vous d'une communication en temps reel avec toutes vos succursales, meme si vous n'etes pas physiquement present? La technologie peut faire tout cela. En fait, il le fait en ce moment. Vous pouvez acheter de nouveaux equipements et installer des logiciels compliques, mais ne serait-il pas plus facile d'utiliser simplement ce que la plupart des gens ont dans leurs poches de toute facon? Les telephones intelligents, les tablettes, les appareils mobiles de toutes formes et de toutes tailles, voila l'avenir de l'entreprise et l'avenir l'est maintenant.
On a votre attention? Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion d'une petite et moyenne entreprise a l'aide d'applications de productivite de tous types, consultez nos autres articles.



You May Also Enjoy

Voyez ce que nos clients disent de nous.

smb business management logo famousdaves
"La confiance de nos clients est ce qui nous permet de rester ouverts. Ils s'attendent à des aliments frais et savoureux, sans risque de contracter des maladies. Zip HACCP nous garantit de respecter les normes sanitaires grâce à ses solutions de température intégrées, sa garantie de sécurité alimentaire et ses rapports de tâches de bout en bout. Nous utilisons également Zip Inventory pour gagner du temps sur l'inventaire des stocks et nous bénéficions d'une prévisibilité indispensable à notre processus de commande. Les applications de gestion Hubworks sont parfaites pour nos restaurants."

,

Assister à un webinaire

Nos webinaires sont un excellent moyen d'en apprendre davantage.

S'inscrire