modern logbook software and apps simplify shift management operations

Last Updated On July 17, 2020 / Written By Caroline Sams

Logiciels et applications modernes Logbook Simplifier les operations de gestion des quarts Le logiciel

Logbook permet d'accroitre l'efficacite tout en reduisant les risques et les couts. Suivez facilement ce qui se passe pendant un quart de travail et communiquez-le efficacement avec d'autres superviseurs, gestionnaires et proprietaires a l'aide d'un journal de bord numerique comme application de gestionnaire de taches.

Dans de nombreux secteurs, les entreprises operent de multiples changements, y compris les soins de sante, les industries manufacturieres, les restaurants, les magasins de detail et bien plus encore. Les operations sont generalement rapides et ne tolerent pas tres bien les arrets de travail. Cependant, les choses se produisent et les superviseurs de quart doivent s'occuper de ces problemes, les documenter et partager les mises a jour avec leur direction ou leurs proprietaires d'entreprise, ainsi qu'avec d'autres superviseurs de quart.Une

tenue efficace des dossiers et des communications transparentes sont essentielles au maintien d'une exploitation coherente et rentable. Le fait de ne pas consigner et communiquer ce qui se passe a chaque quart de travail peut entrainer des problemes de personnel et de personnel, des problemes de maintenance et de mauvaise experience client, ce qui entraine en fin de compte une perte de reputation et de revenus.

Chaque jour, beaucoup de choses pourraient se produire qui pourraient avoir un impact sur vos operations. Un employe appelle malade ou tombe malade pendant le travail. Un equipement tombe en panne. Un client a une grande experience et complimente l'un de vos collaborateurs, ou a une mauvaise experience et se plaint. Un travailleur poste se bat, est pris en train de voler ou exige de la discipline. Tous ces evenements doivent etre documentes et partages avec les autres chefs de quart, ainsi qu'avec les gestionnaires d'entreprise et les proprietaires. Les renseignements sur les quarts de travail sont souvent consignes dans un journal de travail et utilises pour ameliorer les operations commerciales, retenir d'excellents employes et assurer une protection contre les poursuites judiciaires.Les

grandes entreprises ont tendance a utiliser un journal de bord integre dans des environnements volumineux, complexes et couteux, tels qu'un systeme de planification des ressources d'entreprise (ERP); mais qu'en est-il des petites operations qui ne peuvent pas se permettre d'acheter et d'exploiter une solution destinee aux grandes entreprises? La reponse pour les superviseurs de quart des PME et la direction de l'entreprise a ete un classeur a 3 anneaux et un presse-papiers. L'ecriture manuscrite lisible etait une condition cle pour la promotion au poste de superviseur; cependant, cette situation evolue maintenant avec la disponibilite d'un logiciel de journal de bord abordable et facile a utiliser qui peut etre adapte a l'aide d'un smartphone, d'une tablette ou d'un ordinateur portable.

Documentez facilement tout ce qui se passe au cours de votre passage dans le portail logiciel de votre journal de bord, et partagez-le avec vos pairs et gestionnaires. Accedez a un enregistrement numerique securise du rendement des employes et enregistrez des informations sur les accidents, les problemes d'equipement et les reparations. Tenez a jour une liste de contacts facile d'acces des employes, des fournisseurs, des services de maintenance et des contacts d'urgence dans votre journal de bord, et suivez les horaires, les vacances, les absences et les evenements - le tout sans prendre un stylo!

Les dix attributs qu'une solution logicielle efficace pour les petites et moyennes entreprises devrait inclure sont enumeres ci-dessous!

Un gestionnaire de taches a besoin d'une configuration de deploiement simple et d'une utilisation des superviseurs de

quart n'ont pas le temps de suivre de longues cours de formation et de saisir des donnees fastidieuses. L'interface d' un journal de bord numerique doit etre propre, intuitive et rapide. La direction veut saisir et acceder aux donnees au fur et a mesure qu'elle fait son travail, au fur et a mesure des evenements, et non pas comme une activite a la fin du quart de travail ou la plupart de ce qui s'est passe pourraient etre oublies.

L'information est partageable mais securisee avec la gestion des taches Logiciel La

information is shareable but secure with task management software 860

gestion des taches devrait etre en mesure de voir les notations laissees par les superviseurs de quart precedents pour savoir quels problemes n'ont pas ete resolus, quelles taches normales n'ont pas ete accomplies et quels employes ont recu des felicitations ou une discipline. Les controles d'acces bases sur les roles devraient garantir que chaque personne ne peut afficher et saisir que les donnees auxquelles elle a droit, et que les donnees du logiciel du journal de bord doivent etre chiffrees.

Le logiciel de gestion des taches augmente la surveillance de la gestion Les gestionnaires et les proprietaires de

magasins devraient egalement avoir acces a des rapports et des tableaux de bord pour evaluer l'efficacite de l'operation, sur plusieurs sites, et afficher les tendances pour permettre une amelioration continue.

Un journal des employes devrait etre inclus dans le logiciel de gestion des taches

an employee journal should be included in task management software 862

Definir et suivre les objectifs des employes, consigner les realisations et documenter les incidents, les maladies, les accidents et les mesures disciplinaires au fur et a mesure qu'ils se produisent. Stockez ces donnees en toute securite dans le cloud pour documenter la conformite defendable aux reglementations locales et nationales en matiere d'emploi.

Enregistrez les experiences client avec le logiciel de gestion des taches

record customer experiences with task management software 863

Les clients ont tout le pouvoir de creer ou de briser votre entreprise a travers les medias sociaux et les sites de commentaires clients tels que Yelp. Utilisez votre journal de bord pour enregistrer immediatement les interactions avec les clients afin que vous puissiez prendre immediatement des mesures correctives ou repondre intelligemment lorsqu'un commentaire negatif est affiche.

Le logiciel journal de bord devrait fonctionner comme un gestionnaire de taches personnalisable

Il n'y a pas deux entreprises identiques. Votre logiciel de journal de bord doit le reconnaitre et permettre la personnalisation de l'interface et des fonctionnalites pour repondre aux besoins specifiques de votre entreprise.

Un calendrier des evenements devrait etre inclus dans le logiciel de gestion des taches Gerer

an events calendar should be included in task management software 865

facilement les horaires, la disponibilite et les preferences des employes. Notez les evenements speciaux, tels que les campagnes de vente au detail, les grandes fetes dans votre restaurant ou les activites d'entretien planifiees. Imprimez le calendrier a publier sur votre tableau d'affichage pour consultation par vos collaborateurs.

Un carnet d'adresses des contacts devrait etre integre au logiciel de gestion des taches

Soyez pret a appeler les employes s'ils sont necessaires pour remplir ou communiquer avec des fournisseurs ou des services de maintenance. Sachez qui appeler en cas d'urgence, encore une fois depuis votre smartphone, tablette ou PC.

Le logiciel de gestion des taches devrait etre dote d'une plateforme de communication

Partagez ce qui se passe dans l'entreprise avec d'autres utilisateurs, grace a la messagerie instantanee.

Payer pour les logiciels de journal numerique au fur et a mesure que l'entreprise grandit Les

pay for digital logbook software as business grows 868

grandes entreprises doivent payer des systemes materiels specifiques, des licences logicielles et des frais de maintenance, ainsi que des mises a niveau periodiques et des corrections de bogues. Votre logiciel de carnet de gestion des quarts devrait etre disponible sous la forme d'un service de paiement a la croissance, c'est-a-dire une depense operationnelle, comme l'electricite, plutot que la depense en capital avec laquelle les grandes entreprises sont coincees.

Il y a generalement beaucoup de choses a faire pendant les operations de quarts, et il est essentiel d'enregistrer et de communiquer efficacement les activites et les incidents avec les autres membres de l'equipe de gestion afin d'eviter que les problemes ne s'aggravent au fil du temps. Vous voulez faire savoir au chef de quart suivant que votre quart n'a pas ete en mesure de preparer son poste pour le poste suivant, ou qu'il y a une tuile cassee qui peut causer une blessure, ou que vous avez du discipliner un employe qui peut travailler en equipe.

Depuis des decennies, les carnets de bord quotidiens sont la methode privilegiee pour enregistrer et communiquer ce qui se passe au cours de chaque quart de travail. Les grandes entreprises ont ete en mesure d'integrer cette fonction critique dans leurs systemes operationnels plus importants, quoique a un cout eleve.

A l'ere numerique des applications pour smartphones et du stockage base sur le cloud , un logiciel de journal de bord abordable et facile a utiliser est disponible pour les entreprises de toutes tailles. Les petites entreprises peuvent maintenant profiter des memes avantages que les grandes entreprises ont profite des solutions numeriques, mais sans les investissements importants en equipement et en temps. Un journal de bord numerique qui fonctionne comme un gestionnaire de taches permet aux utilisateurs de gerer les operations de quarts a un seul emplacement ou a des milliers d'emplacements.

Si vous etes toujours hesitant a implementer un logiciel journal de bord dans votre entreprise, meme s'il fonctionne egalement comme une solution logicielle de gestion des taches et une application de gestionnaire de taches, consultez notre article sur les 10 facons dont le logiciel de gestion des taches transformera votre entreprise, qui est egalement sur le blog Hubworks.



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