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9 Hacks de planification impressionnants pour augmenter l'engagement des employés

9 awesome scheduling hacks to increase employee engagement
Daphné Blake

By Daphné Blake

Le problème avec la planification

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« En tant que gestionnaire ou propriétaire-exploitant, l'une de vos tâches les plus importantes consiste à planifier vos employés (et vous-même !) de manière à ce qu'ils soient satisfaits de leurs heures d'ouverture, vos coûts d'exploitation restent faibles et vous ne causez pas plus de mal que de bien dans le processus. Une erreur de planification peut rapidement devenir incontrôlable, provoquant une avalanche de problèmes coûteux et fastidieux qui nécessiteront votre attention rapide. Ignorez les problèmes pendant longtemps, et cela peut causer un désastre. Parfois, même si vous résoutez immédiatement des problèmes, les dommages sont graves et coûteux en temps, en argent et en réputation, et l'engagement des employés diminue considérablement.

Que vous fassiez face à une surdotation en personnel, à un manque de personnel ou simplement à une mauvaise gestion des horaires, les employés deviennent agacés, vous voulez éviter le stress et les gémissements liés à la planification. Notre liste de 9 hacks de planification impressionnants vous aidera à identifier les pièges, à apprendre des astuces pour les éviter et à améliorer vos compétences de planification au point que votre engagement des employés peut augmenter de manière exponentielle. Préparez-vous à trouver une place pour votre prix Best Boss Ever. »

Apprendre les deux niveaux de hacks de planification

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« Lorsque vous parlez de hacks de planification géniaux et efficaces, il est essentiel de commencer par les bases. Vous pouvez penser que vous pouvez ignorer cette étape, surtout si vous planifiez du personnel depuis des années, mais ce serait une erreur. Même les gestionnaires les plus compétents ont besoin d'un cours de perfectionnement de temps en temps, surtout en ce qui concerne l'évolution des temps. En outre, si vous lisez cet article, vous êtes déjà à la recherche de moyens d'améliorer l'engagement des employés, afin de tirer le meilleur parti de l'article !

Alors, pourquoi devons-nous commencer par les bases ? Pourquoi ne pas simplement passer aux hacks cool ? Imaginez une belle maison de luxe construite sans fondement. Cela peut paraître superbe pendant un petit moment, mais finalement, la maison va s'effondrer, et tout ce travail acharné de la construire sera gaspillé. Dans le pire des cas, quelqu'un est blessé dans le processus. La planification est de la même façon. Vous pouvez appliquer nos hacks avancés dès maintenant sans remanier votre système de planification, mais cela ne durera pas. Commencez par les bases dès maintenant et construisez des bases solides. Cela vous donne de quoi vous fier, une base solide pour commencer à construire un nouveau système. Une fois que vous avez terminé les bases, passez aux hacks de planification plus avancés qui vous aident à affiner vos efforts de planification pour un engagement maximal des employés. Lorsque vous avez une base stable sur laquelle vous pouvez vous appuyer, vous pouvez modifier toutes sortes de choses au fur et à mesure sans endommager les parties les plus importantes de votre système de planification. »

Les Hacks

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« 1. Rassemblez vos informations - Pour simplifier et simplifier la planification de tous les futurs employés, rassemblez toutes vos informations maintenant. Cela signifie parler à vos employés. Vous devez savoir qui est disponible à quels jours et quelles heures s'ils sont prêts à faire des heures supplémentaires et des quarts de travail supplémentaires, s'ils peuvent être comptés pour couvrir les appels et les congés de maladie, et s'ils ont des jours précis, ils doivent absolument avoir congé. La collecte de ces informations maintenant aidera tous vos efforts de planification à l'avenir. Lorsque vous savez déjà ce que vos employés veulent et dont ils ont besoin et ce dont ils sont capables, ainsi que ce qu'ils sont prêts à faire, vous venez de tuer deux oiseaux d'une seule pierre. Tout d'abord, vous disposez désormais d'une liste complète des employés et des horaires préférés avec qui travailler. Deuxièmement, et surtout du point de vue de l'engagement des employés, vous venez de montrer à vos employés que vous pouviez écouter et que vous vous souciez. Lorsque les membres de votre personnel ont l'impression que vous vous souciez, l'engagement des employés augmentera sensiblement, mais ne peaurez pas encore votre prix Best Boss Ever. Il reste encore du travail à faire.

2. Regardez vers le passé et planifiez l'avenir - Idéalement, vous aurez déjà un calendrier quelque peu réalisable que vous pourrez regarder en arrière et voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Découvrez les semaines et les derniers mois, en comparant l'engagement du personnel et l'absentéisme avec vos journaux de productivité et de vente. Voyez si vous pouvez trouver des chevauchements. La productivité baisse-t-elle sur des changements spécifiques ? Si c'est le cas, regardez vos journaux et vos entretiens avec les employés pour voir si l'un des membres du personnel moins satisfaits travaille traditionnellement ces quarts de travail. Si c'est le cas, il est peut-être temps d'adapter leurs horaires à quelque chose dont ils seront plus satisfaits. Vous pouvez également en faire part aux membres de votre personnel. Montrez-leur les journaux pour aider à mettre les choses en perspective, puis demandez-leur s'ils pourraient être plus heureux lors d'un autre quart de travail. Ce n'est pas parce que vous avez parlé à votre personnel lors de la première étape que vous ne pouvez plus leur parler une fois que vous avez toutes vos informations. Cela renforce vos efforts lors de la première étape, montrant à votre personnel que vous essayez d'améliorer les choses pour eux en améliorant la planification. C'est un grand coup de pouce à l'engagement des employés. »

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« 3. Créer de nouveaux modèles - Après avoir recueilli les commentaires de vos employés, examiné les calendriers passés pour les problèmes et les points lumineux, il est temps de créer de nouveaux modèles. Ces modèles rendront la planification sans douleur et ultra-rapide à l'avenir. Cela vaut donc la peine de faire des efforts pour économiser du temps et de l'argent plus tard. De plus, avec d'excellents modèles, vous pouvez même confier les tâches de planification à un membre du personnel de confiance si nécessaire, car toutes les informations importantes seront déjà en place. Moins d'erreurs, des employés plus heureux, un meilleur engagement des employés, tout cela parce que vous avez pris le temps de créer d'excellents modèles pour réussir la planification. Votre modèle spécifique sera unique pour répondre aux besoins spécifiques de votre restaurant, mais nous pouvons commencer par quelques idées de base. Créez un modèle qui affiche tous les quarts de travail devant être remplis. Faites-en un pour une semaine, si vous avez un horaire fluctuant, ou faites-en un pour une utilisation mensuelle si vos quarts de travail sont tous assez stables. Pour de meilleurs résultats, passez à une solution de planification numérique, plus d'informations à ce sujet dans un certain temps. Remarque sur l'engagement des employés avec la planification Presque tous les membres du personnel préfèrent un calendrier fixe plutôt qu'un horaire fluctuant. Par conséquent, si possible, essayez de réduire au minimum les changements d'horaire. C'est un autre endroit où le piratage - 1 va briller - demandez à vos employés ce qu'ils préfèrent

4. Créer un plan de sauvegarde pour les appels et les jours de maladie - Les gestionnaires d'un seul endroit oublient souvent lorsque la planification crée un plan de sauvegarde. Un appel au milieu de la ruée vers le dîner est stressant pour les employés déjà sur l'horloge, stressant pour vous pendant que vous vous débrouillez pour trouver un remplaçant et irritant pour les employés qui reçoivent votre appel téléphonique maladroit qui leur demande s'ils peuvent entrer. La mise en place d'un plan de planification de sauvegarde avant les appels et avant les urgences contribuera considérablement à améliorer l'efficacité, la productivité et l'engagement des employés. Rappelez-vous ce hack très important -1 C'est juste — encore une fois, - 1 sauve la journée. Si vous avez déjà compilé une liste de membres de votre personnel qui sont prêts à travailler des heures supplémentaires et à faire des sauvegardes en cas de légendes, vous les aurez déjà dans votre modèle que vous avez créé en hack - 3. Il est aussi facile que de contacter les personnes désireuses de sauvegarder et de les amener au magasin dès que possible. Plus d'appels téléphoniques maladroits, plus les membres du personnel acceptent à contrecœur plus d'heures, et plus de grognements secrets derrière votre dos pour avoir fait venir les gens pendant leurs jours de congé. Avec un plan de planification de sauvegarde solide en place, vous avez une fois de plus montré à vos employés que vous vous souciez et vous pouvez planifier, bonjour l'engagement et le bonheur des employés. »

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« 5. Obtenez les bons outils pour la tâche - En ce qui concerne la planification, les carnets de bord papier et les graphiques ont été les outils de prédilection. C'est fonctionnel, c'est vrai, mais ce n'est pas joli, et ce n'est pas le moyen le plus efficace de réaliser vos tâches de planification. Non seulement les feuilles de planification papier sont lourdes et sujettes à des dommages et à des pertes, mais c'est également un véritable frein pour les employés de devoir entrer au bureau ou où que se trouve la feuille de planification, et la vérifier tous les jours. Malheureusement, beaucoup de gens ne le vérifient qu'une fois par semaine. Cela signifie que les changements d'horaire manqués, le sureffectif ou le manque de personnel, et de gros maux de tête. L'engagement des employés diminue lorsque vous ne fournissez pas un moyen rapide, simple et facile pour les employés de vérifier l'horaire. Alors, quelle est la solution ? »

Les applications de planification du personnel sont la clé de l'engagement amélioré des employés

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« Non pas tant un hack qu'une exigence de succès, il convient de mentionner l'incroyable flexibilité de la planification des applications et d'autres logiciels de productivité. Toutes vos notes de hack -1, vos notes de planification à partir de -2, vos modèles à partir de -3 et votre plan de sauvegarde à partir de -4 peuvent être conservés au même endroit. Avec les bonnes solutions de planification numérique, vous pouvez conserver toutes ces informations dans le cloud, facilement accessibles depuis n'importe quel appareil connecté, et même fournir aux employés un moyen d'interagir avec le planning, d'envoyer des notes, de faire des demandes et de vérifier le travail à tout moment, n'importe où. Comment cela s'agit-il de l'engagement des employés ?

Mais vous pouvez faire beaucoup plus pour améliorer l'engagement, le bonheur et la productivité des employés, et cela concerne en grande partie la puissance des applications. Trouvez une application de planification qui fonctionne bien avec d'autres applications de productivité, offre un essai gratuit sans contrat et qui vous offre un excellent service client. Avec les applications de productivité modernes dans la boîte à outils de votre manager, vous pouvez tirer le meilleur parti des talents et des efforts de votre personnel, et vous pouvez leur montrer que vous êtes en train de suivre le temps. L'engagement des employés s'améliore lorsque les gestionnaires prêtent attention aux changements de temps.

Ci-dessous, nous abordons les hacks de planification les plus avancés à utiliser avec les applications de productivité, ceux que vous utiliserez pour affiner vos efforts de planification en fonction de vos besoins uniques. Mais ne laissez pas la partie avancée de cette phrase vous tromper. Avec la bonne application de planification, ces hacks sont incroyablement faciles et généralement intégrés. »

« 6. Offrez des quarts de travail ouverts et laissez les employés décider qui les prend - Ce hack repose sur une application de planification qui permet aux gestionnaires d'annoncer les quarts de travail ouverts et de donner aux membres du personnel les moyens de choisir et de choisir les quarts de travail qu'ils souhaitent travailler. L'engagement des employés augmente lorsque les membres du personnel ont leur mot à dire dans leur horaire, s'ils travaillent des heures supplémentaires et s'ils ont un moyen de contrôler leur temps de travail. Ce hack vous permet aussi de vous détendre un peu. En permettant aux employés de prendre le contrôle de leurs quarts de travail, vous passez moins de temps à passer des appels téléphoniques ou à gérer des employés mécontents. La bonne application de planification vous permettra d'offrir les quarts de travail ouverts uniquement aux employés appropriés, ce qui réduira encore davantage le stress, car vous saurez avec certitude que les bons membres du personnel verront l'ouverture du quart de travail. »

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« 7. Encourager les employés à télécharger l'application - Pour améliorer encore l'engagement des employés, envisagez d'utiliser une application de planification qui permet aux employés de télécharger une application simple sur leurs téléphones intelligents, tablettes ou autres appareils mobiles. Ils peuvent vérifier l'horaire à tout moment, où qu'ils se trouvent. Cela rend le hack -6 encore plus puissant, car il maintient l'engagement des employés, même s'ils ne sont pas physiquement au travail. Cela ouvre les lignes de communication (hack -1) de nouvelles manières, contribuant ainsi à créer un sentiment de communauté et d'appartenance. »

« 8. Utiliser les alertes de règles du travail - L'un des cauchemars de la planification des employés consiste à s'assurer que vous respectez toutes les règles du travail locales. En plus des pénalités coûteuses et des pertes de temps et d'argent pour résoudre les problèmes, lorsque vous enfreignez les lois du travail, vous envoyez un message à vos employés que vous êtes négligent de leur temps, de leurs besoins et de leur santé. C'est un excellent moyen de tuer le désir de votre personnel de travailler dur pour vous, de réduire l'engagement et le bonheur des employés et de compromettre votre réputation. Toutefois, avec la bonne application de productivité, les règles de travail sont intégrées et vous recevrez des alertes lorsqu'une décision de planification particulière enfreint ces règles. Plus besoin de regarder les lois du travail, plus de longues heures de recherche sur quels employés sont proches de leurs limites, et plus de stress sur les pénalités potentielles. L'engagement des employés augmente, le bonheur monte en flèche et vos profits ne cessent de croître, tout cela grâce à une petite application. »

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« 9. Gérer les demandes des employés immédiatement - Outre la facilité de planification, les alertes importantes concernant les règles de travail et une meilleure communication avec les employés, une bonne application de planification vous donnera le pouvoir d'apporter des modifications aux horaires du personnel à la volée, puis de les déployer en temps réel. Cela élimine les inquiétudes des employés qui manquent un mémo et s'assure que tous les appareils connectés sont informés des changements. Outre les changements de planification de dernière minute, vous avez la possibilité de répondre, d'approuver ou de refuser les demandes de congés ou de jours de congé des employés. Les demandes papier s'accumulent souvent ou se perdent, et les employés sont mécontents. Évitez la contrariété et gérez les demandes et les commentaires au fur et à mesure qu'ils arrivent, en temps réel. Ou, si vous ne pouvez pas le faire immédiatement, programmez un moment pour traiter les demandes directement dans l'application »

Autres conseils utiles pour faciliter la planification et l'engagement des employés

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« Les conseils suivants ne sont pas des hacks, mais ils sont assez importants pour être mentionnés ici. Utilisez ces conseils en même temps que les astuces ci-dessus, et vous constaterez une amélioration immédiate de l'engagement des employés, du bonheur et de la productivité, tout en réduisant le stress de votre part. Une fois de plus, une excellente application de planification vous donnera les outils dont vous avez besoin pour maîtriser les coûts de main-d'œuvre grâce aux outils de budgétisation intégrés. Une mauvaise planification peut entraîner des dépenses plus importantes que ce dont vous avez besoin en main d'œuvre, ce qui vous déborde de vos résultats financiers. Configurez des indemnités de temps et de coûts et utilisez ces outils pour mieux planifier et planifier. Un taux de roulement élevé peut détruire un calendrier à la hâte. Esquivez cette balle avec un plan de planification solide (en utilisant nos hacks ci-dessus) et vous serez également prêt à gérer tout roulement de personnel rapidement et efficacement. Si votre solution de planification ne comprend pas d'outils intégrés permettant d'offrir des quarts de travail ouverts aux autres employés et de faciliter la suppression des informations des anciens employés, vous utilisez le mauvais système. »

Ce qu'il faut rechercher au moment de mettre à niveau votre système de planification

« Pensez à mettre à niveau votre système de planification, mais vous ne savez pas par où commencer ? Ci-dessous, nous avons répertorié quelques-uns des éléments les plus importants à rechercher lorsque vous recherchez votre nouvelle solution de planification. Bien que chaque entreprise ait des besoins uniques, il y a des éléments de base à rechercher pour être sûr d'en tirer le meilleur parti.

a. Free trial b. No contracts c. Excellent, dedicated customer service d. Low monthly payments e. Simple and fast setup f. Cloud storage and connection g. Free app for employees h. Built-in communication solution

Dernière réflexion sur l'engagement des employés et les applications de planification

« Votre objectif est d'économiser de l'argent, de gagner du temps, d'améliorer les profits et d'accroître l'engagement des employés. Nous espérons que vous réaliserez maintenant que le meilleur point de départ est votre système de planification. La planification est l'endroit où les gestionnaires montrent aux employés qu'ils sont importants, qu'ils sont entendus et qu'ils sont un élément important de l'entreprise. Lorsque les employés ont l'impression de pouvoir communiquer leurs besoins, d'avoir l'impression que leurs demandes sont prises au sérieux et que tout cela se reflète dans le calendrier, ils seront plus disposés à travailler plus fort et à rester engagés avec l'entreprise. Même en dehors de l'horloge ! Donnez-leur les outils nécessaires pour améliorer l'engagement des employés, écouter quand ils parlent et apporter les changements nécessaires pour que le personnel soit heureux et que les profits soient fluides. Nous avons un autre excellent article sur d'autres moyens d'améliorer votre expérience en tant que gérant ou propriétaire-exploitant d'une petite à moyenne entreprise si vous souhaitez en savoir plus. »

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