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Le guide complet etape par etape de planification efficace des employes La planification des

the complete step by step guide to effective employee scheduling
Grace Njaramba

By Grace Njaramba

employes ou la planification des employes, a son niveau le plus elementaire, peut etre decrit comme le processus d'attribution des taches aux employes pour une periode donnee. Lisez la suite pour en savoir plus sur la planification efficace des employes grace a ce guide etape par etape.

Les cles d'une planification efficace des employes

the keys to effective employee scheduling 1037

Dans la plupart des entreprises, la planification des employes releve souvent de la responsabilite du gestionnaire. Toutefois, dans les grandes organisations, la tache peut etre exclusivement reservee a un specialiste de l'ordonnancement ou au gestionnaire des ressources humaines.

L' objectif de la planification des employes est d'affecter les taches aussi efficacement que possible. La planification efficace des employes permet aux entreprises de tirer parti de divers avantages, y compris, mais sans s'y limiter, la reduction des couts de main-d'oeuvre, la conformite et la satisfaction des employes et des clients. Malheureusement, la plupart des personnes chargees de creer des horaires d'employes creent rarement des horaires efficaces. Cela est comprehensible, surtout dans des circonstances inevitables comme les changements de quart de derniere minute et les demandes de temps libre a traiter. Heureusement, les entreprises apprennent, et de nombreuses entreprises profitent deja des avantages d'une planification efficace des employes avec l'aide d'un logiciel de planification des employes comme Zip Schedules, qui, lorsqu'il est utilise avec un logiciel de suivi du temps, comme Zip Clock, peut vous faire economiser jusqu'a 2 000$ par mois.

Les cles d'une planification efficace des employes sont les besoins en planification des activites et les besoins en planification des employes. Sans equilibrer les deux, il devient impossible de realiser des calendriers efficaces. Si vous vous concentrez sur l'un et negligez l'autre, l'entreprise en souffrira. Par exemple, si vous accordez trop d'importance aux besoins de planification des employes, les operations commerciales en souffriront ou s'arreteront. Si, d'autre part, vous decidez de privilegier les besoins de planification de l'entreprise par rapport aux besoins des travailleurs, la performance et le moral des employes diminueront, et cela, comme prevu, affectera negativement l'entreprise.

La cle d'une planification efficace des employes reside donc dans l'equilibre entre les besoins de planification des employes et les besoins de planification des activites.Besoins

en matiere de planification des activites Les besoins
ou les exigences en matiere de planification de votre entreprise dependent du type d'entreprise que vous exploitez et varient d'un ministere a l'autre.Les

besoins de planification des activites pourraient inclure -

  • La necessite de prevoir une couverture suffisante pendant les heures de pointe.
  • La necessite de fournir un bon service a la clientele.
  • La necessite de gerer ou de controler des taux de roulement eleves, un defi commun dans l'industrie de la restauration.
  • La necessite de controler les couts de main-d'oeuvre, qui est gerable en creant des calendriers qui eliminent ou reduisent les heures supplementaires, la planification et la surplanification.
  • La necessite de se conformer aux lois du travail.
  • Etc.
Besoins de planification des employes
Certains des besoins de planification de vos employes peuvent inclure les elements suivants enumeres ci-dessous.

Certains des besoins de vos employes en matiere d'horaires peuvent inclure le
  • delai d'execution suffisant, c'est-a-dire un preavis concernant leurs horaires car les avis de derniere minute perturbent leur equilibre travail-vie personnelle.
  • Des changements qui s'alignent sur leur mode de vie. Par exemple, un quart de nuit est probablement plus approprie pour un employe celibataire que pour un travailleur marie et dont la famille doit s'occuper.
  • Le desir de remplir des postes et des roles qui vont de pair avec leurs forces et leurs capacites.
  • La possibilite d'autogerer les swaps de quarts de travail, de choisir des quarts de travail supplementaires et d'envoyer des demandes de temps libre sans beaucoup de complications.
Arme d'informations, vous pouvez alors vous proposer de creer des calendriers qui equilibrent les facteurs cles de la planification des employes. Si vous n'avez aucune idee de ce que vos employes veulent, asseyez-vous avec eux et permettez-leur de partager leurs besoins. Bien sur, vous ne serez peut-etre pas en mesure de vous conformer a chaque besoin de planification qui vous est presente, mais vous serez au moins en mesure d'equilibrer tout ce qui n'affecte pas votre entreprise negativement.

Guide etape par etape pour la planification efficace des employes

the step by step guide to effective employee scheduling 1124

Nous allons maintenant jeter un coup d'oeil au guide facile en quatre etapes pour planifier efficacement vos employes.

1. Determinez vos normes de production de travail
Vous devez savoir combien de temps un employe a besoin pour mener a bien une tache particuliere. Vous pouvez ensuite repeter une procedure similaire pour ce poste dans votre entreprise.

2. Examinez vos niveaux d'activite au cours des derniers jours ou semaines
L'etape suivante consiste a examiner attentivement vos niveaux d'activite au cours des dernieres semaines, c'est-a-dire determiner a quel point votre entreprise a ete occupee ou lente au cours des dernieres semaines. Par exemple, si vous exploitez un restaurant, comment se sont deroulees les dimanches soirs au cours des dernieres semaines? Votre systeme de point de vente devrait etre en mesure de fournir ce type d'informations en fonction de vos rapports de vente.

Arme d'informations, vous pouvez decider du nombre et du type de travailleurs dont vous etes susceptible d'avoir besoin pendant vos heures d'ouverture pour une journee donnee. Vous n'avez pas besoin de determiner manuellement vos besoins en main-d'oeuvre car un outil de prevision, tel que Zip Forecast, peut predire vos niveaux d'activite pour un jour, une periode ou un lot de temps en particulieren fonction de vos ventes rapports en un seul clic. De plus, lorsqu'il est utilise avec votre logiciel de planification des employes, Zip Forecast vous donnera automatiquement une idee du nombre et du type d'employes que vous devez planifier pendant une periode donnee. Une fois integre a un outil de gestion des stocks, vous pouvez garder un oeil sur votre stock a partir de votre telephone mobile et recevoir des alertes lorsque vous ne disposez pas de stocks.

3. Facteur de vos besoins en planification et en planification de vos employes
Pour equilibrer les besoins de vos employes et ceux de votre entreprise, voici quelques conseils utiles.

  • Correspondance des quarts en fonction des qualifications et des capacites.
  • Creez des horaires d'employes a l'avance pour prevoir suffisamment de temps.
  • Repartissez les quarts equitablement.
  • Definissez clairement les roles des employes.
  • Autoriser le changement de decalage le cas echeant.
  • Facilite l'acheminement des demandes de conge pour les employes.
  • Offrir aux employes un moyen de ramasser les quarts ouverts.
  • Planifiez les circonstances imprevues, comme l'absenteisme.
  • Respecter les lois du travail. Un outil de planification des employes de qualite devrait etre en mesure de vous informer de toute loi que vous etes sur le point d'enfreindre.
4. Creer votre horaire d'employe
Vous pouvez maintenant creer votre horaire quotidien, hebdomadaire ou mensuel selon vos preferences. Pour creer un horaire d'employe, vous pouvez utiliser trois methodes principales.

1) Stylo et papier
2) Feuilles de calcul Excel ou Google
3) Logiciel de planification des employes

L'utilisation de la methode du stylo et du papier est de loin le moyen le moins cher de creer un employe , mais c'est aussi la methode la plus longue et la plus sujette aux erreurs. Le logiciel de planification des employes est maintenant la methode de planification la plus preferee car il presente de nombreux avantages au-dela de la planification. Par exemple, un systeme qualite peut vous avertir de tout conflit de planification, suggerer des modifications, envoyer des notifications, autoriser la communication de groupe et activer l'echange de postes parmi de nombreux autres avantages, dont nous avons deja discute dans ce post.

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