Logiciel de gestion des | 14 mins read

Tout ce que vous devez savoir sur le logiciel de gestion des

everything you need to know about task management software

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Qu'est-ce que la gestion des taches?

La gestion des taches est un systeme complet d'identification, de suivi et d'achevement des travaux. La gestion des taches comprend le suivi de la progression des taches du debut a la fin, la fixation des delais et la delegation des taches aux membres de l'equipe. Le logiciel de gestion garantit l'execution des projets aussi fluide que possible, en divisant les projets en taches detaillees et en sous-taches.

Importance de gerer correctement vos taches La

mise en oeuvre d'un systeme de gestion des taches approprie redirigera le travail des employes vers son utilisation la plus productive. Une gestion attentive des taches de l'equipe produira une meilleure qualite de travail et reduira les erreurs humaines.Les

outils de gestion des taches aident les professionnels a consacrer un temps ideal a chaque tache et les tiennent responsables de l'execution des taches.

Le defaut de mettre en oeuvre un systeme de gestion des taches peut entrainer des delais manques, un stress inutile et l'echec du projet. Lorsque les proprietaires d'entreprise et leurs employes sont trop etendus ou epuises, ils sont moins en mesure de produire un travail de qualite ou d'offrir une experience positive aux clients ou aux clients.

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Les avantages d'une bonne gestion des taches Les

the benefits of proper task management 1597177854 1569

principaux avantages de l'utilisation de la gestion des taches incluent-

  • Productivite optimisee- Idealisation de la productivite en implementant un systeme de gestion des taches. Passer le temps necessaire a chaque tache se traduira par une plus
  • grande execution des taches Efficacite accrue- L'amelioration de la productivite augmentera de facon symbiotique l'efficacite de l'entreprise. Donner au personnel plus de temps pour se concentrer sur la promotion des ventes ou l'obtention de nouveaux clients
  • Reduction du stress- Les outils de gestion des taches reduisent le stress inutile, l'epuisement professionnel et le multitache improductif
  • Amelioration de la satisfaction des clients- Rendre les clients plus heureux en fournissant un Une vitrine organisee dotee d'employes efficaces et productifs
  • Analyse des tendances- Les systemes de gestion des taches fournissent des statistiques facilement accessibles pour aider a determiner quels domaines necessitent une attention ou une amelioration. Une fois au courant des tendances, le personnel peut developper un logiciel de gestion des

    Conseils pour une bonne gestion des taches

    tips for proper task management 1597177854 4061

    Bien que l'elaboration d'un bon systeme de gestion des taches puisse etre intimidant, il en vaut la peine. Voici des conseils pour aider dans le processus-

    1. Etablir des buts-

  • Designer des objectifs clairs et accessibles
  • Diviser les objectifs en categories a court et a long terme
  • Adopter le systeme de buts SMART (intelligent, mesurable, atteignable, pertinent et temps)
    • lie) pour discerner si les objectifs sont SMART. Assurez-vous que les objectifs repondent aux criteres de definition de chaque mot represente dans l'acronyme
    • Travaillez uniquement sur des taches qui contribuent directement a l'atteinte des objectifs etablis a court et a long terme de votre entreprise

    2. Planifiez a l'avance-
    • Consacrez 5 a 10 minutes avant le travail pour planifier votre journee. Selectionnez l'une des options de planification suivantes en fonction de la compatibilite du programme-
    • La veille - A la fin de la journee de travail, consacrez 15 minutes au nettoyage de votre zone de travail et a la redaction d'une liste des objectifs les plus urgents pour le lendemain. Non seulement c'est une excellente technique de decompression, mais vous vous sentirez plus concentre lorsque vous arrivez dans un espace organise le lendemain
    • .
    • Premiere chose dans la matinee- Rendez-vous dans votre espace de travail quelques minutes plus tot pour compiler une liste de taches prioritaires, en suivant les memes directives ci-dessus
    • Concentrez-vous sur une tache a un temps, multitache ou sauter frenetiquement d'une tache a l'autre peut conduire a rien accomplir
    • Toujours rechercher des facons de travailler plus intelligemment, pas plus difficile

    3. Prioriser les taches
    • - Categoriez votre liste de taches par urgence de tache Retirez
    • les taches et les taches subordonnees de votre liste de taches au fur et a mesure qu'elles sont terminees afin de maintenir l'organisation et la responsabilite. De plus, ce processus fournit un sentiment d'accomplissement et de motivation lorsque vous rayer les entrees de votre liste de taches
    • Affrontez les taches moins essentielles en temps opportun, mais seulement apres les taches prioritaires

    Considerez le critere categorique de Stephen Covey lors de la creation de votre liste de taches.
    • Important et urgent- Taches et sous-taches prioritaires necessitant une attention et une action immediates. Terminez d'abord ces taches les plus importantes et urgentes, avant de passer a des taches moins sensibles au temps
    • Important mais pas urgent- Taches et sous-taches qui semblent importantes superficiellement mais apres examen plus approfondi peuvent etre reportees a une date ulterieure
    • Urgente mais pas importante- Taches et sous-taches qui exigent continuellement de l'attention et de l'action, mais n'ont que peu ou pas de valeur durable une fois achevee. Deleguer des taches urgentes mais
    • non importantes chaque fois que possible Pas urgent et pas important- Taches et sous-taches prioritaires les plus faibles qui n'offrent que l'illusion de l'activite. Repondre a ces taches en dernier et uniquement lorsque le temps le permet

    4. Attenuer les distractions-
    • Faites attention aux interruptions auto-provoquees et exterieures
    • Surtout preter attention a l'utilisation des medias sociaux pendant que vous etes en permanence. Bien que les smartphones soient des avancees technologiques extremement importantes, les appareils intelligents peuvent egalement etre des pertes de temps tres addictives. Plus de 36% des membres de la generation Y et de la generation Z declarent avoir passe 2 heures ou plus sur leur smartphone pendant leur journee de travail
    • Eteignez votre telephone et fermez la porte de votre bureau, le cas echeant, afin de maximiser l'efficacite
    • . enregistrement aupres du personnel

    5. Refuser les demandes improductives-
    • N'ayez pas peur de dire fermement mais poliment non aux idees ou aux demandes le cas echeant
    • Abandonner les taches qui ne permettent pas d'atteindre les objectifs a court ou a long terme de votre entreprise
    • Apprendre de l'experience pour eviter de perdre du temps plus tard
    • Rappelez-vous, toute tache qui vous detourne de vos objectifs nuit a vos resultats financiers

    6.
    • Suivi dutemps- Le suivi du temps permet d'evaluer le temps approximatif d'une seule tache
    • Utilisez un simple tracker de feuille de temps pour effectuer et sortir facilement de diverses taches et projets en un seul clic
    • . suivi pour ameliorer l'efficacite, la facilite d'utilisation et l'accessibilite
    • Generer des rapports detailles en temps reel pour analyser l'amelioration et la croissance

    7. Soyez souple et patient-
    • Les delais ne seront pas toujours respectes et les processus peuvent ne pas toujours se derouler comme prevu. Seulement 37% des equipes declarent terminer leurs projets dans leurs delais le plus souvent.
    • Pratiquez la patience, la flexibilite et la comprehension pour reduire le niveau de stress de chacun
    • . Encouragez l'adaptabilite de votre entreprise afin d'ameliorer la satisfaction au travail et la rentabilite globale de votre entreprise
    .

    Effets d'une mauvaise gestion des taches Une planification

    effects of improper task management 1597177854 9792

    insuffisante est la principale cause d'echec du projet. Parmi les consequences supplementaires d'une mauvaise planification, mentionnons -

    1. Une gestion insuffisante du temps- L'absence de delais engendre de maniere improductive chez les membres du personnel, ce qui reduit la rentabilite de votre entreprise dans son ensemble. Les travaux produits peuvent etre de mauvaise qualite s'ils sont meme termines.
    2. Definitions imprecises des objectifs- Sans objectifs clairement definis, les employes ne comprendront pas comment et pourquoi ils devraient travailler a une tache. En l'absence d'instructions relatives aux taches, les fonctionnaires ne savent pas ce que l'on attend d'eux sur le plan de la performance. La productivite et la production en patiront, ce qui pourrait mener a l'echec du projet.
    3. Budget non defini- Un budget non defini ne traite pas correctement de la facon dont les fonds doivent etre utilises. Le fait de ne pas fixer de budget peut entrainer une mauvaise utilisation ou un gaspillage de fonds, si le projet est termine, il peut couter beaucoup plus cher qu'il n'en avait besoin. Un objectif peut egalement etre retarde ou meme echoue faute de budgetisation suffisante.
    4. Clients et clients malheureux- Les clients et les clients peuvent etre insatisfaits de votre produit ou service. Par consequent, il se peut qu'ils ne frequentent pas votre entreprise a l'avenir. Une mauvaise planification nuira a la capacite de votre entreprise d'etablir de bonnes relations avec les clients actuels et potentiels.
    5. Exposition accrue a des risques et problemes eleves- Une planification inadequate accroit la probabilite de risques et de problemes imprevus. Evitez de perdre du temps a resoudre les problemes qui decouleront d'une mauvaise planification. L'utilisation de la methode SMART lors de la creation d'objectifs et de votre liste de taches reduira la probabilite que votre entreprise se lance dans une entreprise risquee.

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      Qu'est-ce que le logiciel de gestion des taches?

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      Le logiciel de gestion des taches est un systeme technologique qui rationalise les projets et augmente l'efficacite globale. Ce logiciel inclut des fonctionnalites qui hierarchisent les taches, deleguent des projets, gerent le temps et respectent les delais.

      Fonctionnalites que le logiciel de gestion des taches permet aux utilisateurs d'inclure des capacites telles que-

      • Organisation des taches
      • Gestion des risques
      • Planification
      • des ressources Gestion des ressources
      • Gestion des documents
      • Suivi du temps et des depenses
      • Gestion des taches multiples
      • Analyse et compilation de rapports de donnees
      • Taches recurrentes Planification
      • Notifications et alertes
      • Estimations de temps prevues
      • Accessibilite a distance
      • Partage de fichiers
      • Gestion des depenses
      • Gestion de projet Agile

        Principaux avantages de l'utilisation du logiciel de gestion des taches

        Rationalisation des taches- Gagnez du temps, respectez les delais, deleguez et suivez les taches afin de respecter le calendrier et d'accroitre l'efficacite

      • Prioriser les projets- En suivant les taches, les employes peuvent discerner les objectifs sont plus importants et peuvent necessiter davantage de temps et d'efforts
      • Promouvoir la collaboration- Partagez facilement des idees et des commentaires avec le reste de votre equipe, faites rapport aux gestionnaires d'equipe, augmentez l'efficacite de la communication avec le personnel et reduisez les lieux de travail inutiles et contre-productifs Conflits
      • Accroitre la responsabilisation des employes- 82% des personnes declarent qu'elles ne sont pas capables de faire en sorte que les autres rendent des comptes, tandis que 91% des employes occupent une place importante dans la liste des besoins de developpement de leur entreprise. Le bon logiciel peut grandement ameliorer la responsabilisation des employes grace a des delais et a des instructions claires

        Comment trouver le bon logiciel pour votre entreprise

        how to find the right software for your business 1597177855 7805

        Un logiciel approprie de gestion des taches doit

        1. permettre la creation, l'edition et la delegation de taches rapides et faciles. Les taches ne doivent prendre que quelques instants pour acceder ou modifier, et les utilisateurs doivent pouvoir deleguer des taches a toute personne de leur equipe
        2. Autoriser la surveillance des taches et les creations d'audit pour tous les employes. Les utilisateurs peuvent afficher en temps reel la progression des taches et les taches horodatees terminees
        3. Autoriser l'accessibilite a distance sur tous les types d'appareils, y compris sur un serveur Web, un appareil mobile ou par e-mail, a tout moment, a partir de n'importe quel emplacement disposant d'un acces a Internet. En outre, les systemes de gestion des taches devraient fournir aux utilisateurs la possibilite de visualiser ou de marquer les taches terminees numeriquement

        Lors de l'achat d'un systeme logiciel, considerez les points suivants-
        1. Evaluer- Commencez par une evaluation complete et transparente des raisons pour lesquelles votre entreprise necessite un solution de gestion de projet. Commencez le remue-meninges en decrivant les besoins et les problemes actuels lies a l'efficacite.

          Suivez cette procedure en examinant les processus metier existants pour analyser les points critiques. Lorsque vous savez ce dont votre entreprise a le plus besoin, choisir le logiciel de gestion de projet approprie pour votre entreprise sera beaucoup moins intimidant


        2. Recherche- N'achetez pas de logiciel de gestion de projet qui ne correspond pas a votre entreprise. Apres avoir defini les besoins de votre entreprise, rechercher les fonctionnalites du systeme et lire les avis en ligne. Prenez contact avec les membres de votre reseau et de votre equipe pour vous renseigner sur les logiciels qu'ils ont trouves les plus efficaces


        3. Foresee- Considerez les obstacles potentiels a la mise en oeuvre, allant de la resistance des employes a la migration des donnees, et prevoyez de les attenuer. Ecoutez et repondez aux preoccupations de tous les membres du personnel avant de choisir et d'acheter des logiciels. Identifiez et preparez-vous a chaque obstacle potentiel sur votre liste


        4. Quantifiez- Trouvez un equilibre entre les couts et les capacites. Concentrez-vous sur les fonctionnalites dont votre entreprise a besoin ou dont elle beneficiera tout en tenant compte des besoins a venir. Ne vous fixez pas sur de nouvelles fonctionnalites brillantes et risquez d'acheter un logiciel avec des lacunes importantes.

          En achetant le mauvais logiciel pour votre entreprise, vous risquez de couter cher a long terme. Voir l'achat de la gestion de projet comme un investissement dans votre entreprise au lieu d'une depense financiere


        5. Test- Profitez des essais de logiciels gratuits. Essayez tous les logiciels de votre liste, en utilisant des scenarios de projet realistes pour voir si les outils de gestion des taches du logiciel repondent aux exigences de votre entreprise. Demandez des commentaires sur les fonctionnalites collaboratives et tenez compte des besoins de l'equipe dans votre processus decisionnel.

          En outre, testez le service client et la reactivite du fournisseur. N'hesitez pas a demander de l'aide a l'equipe de support logiciel et a obtenir des reponses a toutes vos questions. La mise a l'essai d'une multitude d'essais gratuits aidera votre entreprise a investir en toute confiance dans un systeme qui correspond a votre culture organisationnelle, a vos besoins et a vos techniques d'entreprise


        6. Collaborer- Transplacer une culture de travail de controle vers une culture plus collaborative grace aux outils de gestion appropries. Grace aux fonctionnalites collaboratives, les employes et les clients peuvent comprendre de maniere proactive les projets d'equipe et y participer. Trouvez l'equilibre optimal entre le niveau de controle et les fonctionnalites collaboratives fournies


        7. par le logicielImplementation- Executez votre plan d'implementation logicielle pour vous assurer qu'il est aussi fluide que possible, compte tenu des echeanciers de mise en oeuvre. Decidez si les outils de gestion seront progressivement mis en place ou installes a l'echelle de l'entreprise et en meme temps. Etablir une procedure d'integration suffisante qui assure a la fois l'accessibilite et la compatibilite

        Les proprietaires d'entreprise et les gestionnaires de projet devraient encourager tous les employes a solliciter de l'aide et du soutien chaque fois qu'ils en ont besoin. N'oubliez pas que tout systeme logiciel sera inutile si vos employes ne sont pas a l'aise avec la navigation ou l'utilisation. Avec un examen minutieux et une mise en oeuvre harmonieuse, un systeme de gestion des taches approprie permettra a l'employe de gagner du temps et des ressources professionnelles logiciel de gestion des

        Principales acquisitions

        • La gestion des taches optimise la productivite, augmente l'efficacite, reduit le stress et ameliore la satisfaction des clients et l'analyse des tendances
        • Le
        • logiciel de gestion des taches optimise l'organisation, la hierarchisation, la delegation et le suivi des taches d'une entreprise
        • Aspects qui aide a la gestion des taches- etablissement d'objectifs, planification a l'avance, hierarchisation des taches, attenuation des distractions, diminution des demandes improductives, suivi du temps, flexibilite et patient
        • Une gestion incorrecte des taches peut entrainer une gestion insuffisante du temps, des definitions imprecises des objectifs, non definies budgets, clients et clients mecontents, et exposition accrue a des projets ou taches a risque eleve et problematiques
        • Un
        • logiciel de gestion approprie peut rationaliser les taches, hierarchiser les projets, promouvoir la collaboration et accroitre la responsabilite des employes
        • Evaluer les besoins de l'entreprise, rechercher des produits, prevoir obstacles a la mise en oeuvre, quantifier les couts par rapport aux capacites, tester avec un essai, collaborer avec l'ensemble du personnel et executer le plan de mise en oeuvre de maniere preventive afin de prendre une decision eclairee en matiere d'achat de logiciels
        • Les professionnels des affaires utilisent un logiciel de gestion des taches afin de rationaliser au quotidien et maximiser les benefices et la productivite

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