5 easy steps to automating your employee punch clock system

Last Updated On July 17, 2020 / Written By Victoria Brunette

5 semplici passi per automatizzare il tuo sistema di orologio pugno dipendente

Risparmia tempo e denaro automatizzando il tuo sistema di orologio punch. Automatizzare il vostro sistema di punzonatura dipendente porta la pianificazione oltre la semplice scelta e l'introduzione del nuovo sistema e sperando nel meglio. Evita tempi di inattivita, problemi e frustrazione dei dipendenti.

Introducendo il tuo nuovo sistema di punzonatura dipendente prende un po 'di lavoro di preparazioneL'esecuzione di qualsiasi attivita di successo richiede pianificazione, pazienza e un buon occhio per i dettagli. Da intervistare e assumere personale, ricercare e lanciare le nuove vie promozionali, fino a decidere come implementare la nuova tecnologia- c'e molto a cui pensare e molti punti che richiederanno la vostra attenzione indivisa.
Sfortunatamente, cio significa che c'e anche molto spazio per gli errori. Ogni manager sa che anche il piu piccolo errore puo esplodere in un enorme, costoso problema se non viene curato subito, e questo e particolarmente vero per il mondo frenetico della tecnologia per le imprese. La maggior parte delle aziende ha piani di emergenza in atto per quando le cose vanno male, un piano d'azione per mitigare i danni e recuperare piu tempo e risorse possibile. E una buona idea creare una serie di passi da compiere quando le cose smetteranno di controllo, e siamo disposti a scommettere che hai gia in atto almeno uno o due piani di emergenza.
Ma non sarebbe meglio evitare gli errori in primo luogo? Noi pensiamo di si, ed e per questo che abbiamo creato questa guida rapida di cinque semplici passaggi per automatizzare il sistema di punzonatura dei dipendenti. Il tuo sistema di punzonatura del tempo e il tuo principale collegamento tra dipendenti e management, quindi merita la tua totale attenzione quando e il momento di aggiornare. Anche se questo articolo si concentrera su sistemi e procedure di punzonatura del personale, questi passaggi possono essere facilmente modificati per qualsiasi cambiamento tecnologico necessario apportare all'interno della vostra azienda.

Perche iniziare con il sistema Punch Clock?Come abbiamo accennato brevemente sopra, il sistema di clock pugno dipendente e il vostro collegamento principale con i vostri dipendenti. I dipendenti utilizzano questo sistema per controllare i loro orari, entrare e uscire dal lavoro e tenere traccia di quanto hanno guadagnato. I dipendenti vedranno questo sistema almeno due volte al giorno, interagiranno con esso e arriveranno a dipendere da esso.
Sul lato manageriale, il sistema di clock punch mostra quali dipendenti stanno funzionando bene, quali chiamano spesso e quali clock in ritardo. Aiuta la contabilita a tenere traccia degli assegni paga, ed e la principale fonte di dati necessari per venire con, e attenersi a, un piano di budgeting del lavoro.
Poiche la soluzione punch clock che scegli di utilizzare per la tua azienda gioca un ruolo cosi importante nel successo della tua azienda, puoi capire perche ti consigliamo di iniziare da qui quando decidi di aggiornare i tuoi sistemi aziendali attuali.
Senza ulteriori indugi, ecco i nostri 5 semplici passi per automatizzare il tuo sistema di punzonatura dipendente.

Fai le domande giuste Prima

di tutto, devi decidere quali problemi stai cercando di risolvere aggiornando il tuo sistema di punch clock. Il tuo vecchio e lento, ingombrante o incline a rompersi? I vostri dipendenti si lamentano delle procedure di punzonatura del tempo? Ogni volta che il pugno richiede troppo tempo per completare o ci sono troppi errori alla fine di ogni settimana? Sospetti che un dipendente sia colpevole di furto a tempo, costando alla tua azienda troppi soldi?

Questi sono tutti motivi comuni per cui una piccola e media impresa potrebbe prendere in considerazione un aggiornamento al sistema di clock punch. Negli ultimi anni e diventato noto che una soluzione digitale, mobile time punch e presenze dei dipendenti risolve i problemi di cui sopra, piu alcuni. Se suona come te, e ora di fare lo scambio.
Scrivi le tue domande, preoccupazioni e problemi. Avrai bisogno di questa lista nella fase successiva, quindi sii scrupoloso. Se hai preoccupazioni diverse dal sistema di punch clock, puoi annotare anche quelli, ma tenerli in un elenco separato. Ci occuperemo dell'altra roba nel passo cinque.

Piano, Piano, Piano Non

possiamo sottolineare abbastanza questo passo. Ogni azienda, indipendentemente dal tuo settore, dovrebbe dedicarsi del tempo e dedicare lo sforzo alla ricerca, alla pianificazione e quindi alla pianificazione un po 'di piu. Sai perche stai apportando il cambiamento - lo abbiamo coperto al primo passo - quindi ora e il momento di capire come farlo. Estrai la tua lista e accendi il browser web. E il momento di trovare soluzioni!
a. Dovrai ricercare le opzioni del tuo punch clock e sceglierne una flessibile, che possa evolversi con la tua azienda (in modo da non dover cambiare di nuovo le soluzioni in futuro), conveniente e semplice da configurare.
Punti bonus se i tuoi candidati offrono un servizio clienti impressionante e una prova gratuita.
Confronta i contratti- ti suggeriamo di trovarne uno che non richiede un contratto; non avere un contratto ti da piu liberta e ti aiuta anche a mantenere il controllo delle tue finanze. Chiedete anche le caratteristiche e la compatibilita extra. Vuoi sapere cosa offre ogni soluzione di punch clock e confrontarli con l'elenco dei problemi attuali. Scegli quello che risolve di piu, se non tutti.
b. Una volta scelto un nuovo sistema di punzonatura, fai un elenco di tutti i tuoi dipendenti, compresi i loro numeri di dipendenti, o qualsiasi cosa tu usi per identificarli nel tuo particolare sistema. La raccolta di tutte queste informazioni velocizzera il processo di inserimento di tutti nel nuovo sistema in seguito. E 'anche un ottimo modo per tenere traccia di quali dipendenti non sono ancora stati inseriti nel nuovo sistema, quindi mantieni quella lista a portata di mano fino a quando il tuo switch e completo al 100%!
c. Non e una cattiva idea prendere questo tempo per andare oltre le normative locali per la vostra attivita. Assicurati di essere al momento conforme e, in caso contrario, aggiustalo! Le regole del lavoro possono cambiare rapidamente e talvolta accadere senza molto preavviso, soprattutto se sei come la maggior parte dei manager e hai la testa sepolta in documenti e attivita quotidiane. Prima di implementare il nuovo sistema di punzonatura temporale, rivolgiti al tuo ufficio legale e assicurati di essere pienamente conforme. Se necessario, apporta le modifiche necessarie prima di ottenere tutto il resto della configurazione. Vale la pena un po 'di sforzo in piu ora per aiutare a prevenire rallentamenti quando si inizia a implementare il nuovo sistema di punch clock. Ricorda- stiamo cercando di evitare problemi del tutto, non di trovare modi per provare i nostri piani di emergenza.

Dare loro qualcosa di cui parlare... E un modo per farlo

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Naturalmente, la direzione e responsabile e ha il diritto e la responsabilita di apportare modifiche quando e il momento. Ma questo non significa che non dovresti tenere i tuoi dipendenti al corrente della situazione. In realta, fare un cambiamento come questo senza informarli e un ottimo modo per provocare scalpore nella stanza del personale, e non e nemmeno il tipo buono. Passare a un orologio da pugno mobile e a un sistema di presenze e l'occasione perfetta per comunicare con il personale ed e un ottimo momento per mostrare loro che stai ascoltando.
Organizza una riunione, scrivi un pacchetto che spieghi le modifiche (perche, come e quando, ad esempio), oppure fai le cose un po' piu casualmente e pianifica un barbecue o un picnic dipendente per approfondire le nozioni di base. Il modo in cui decidi di informare i dipendenti e ricevere il loro feedback dipendera dalle politiche e dall'atmosfera della tua azienda, quindi vai con tutto cio che ti sembra giusto. Il punto principale qui e che i tuoi dipendenti meritano di essere nel ciclo, quindi assicurati di dare loro l'opportunita di essere li.
Cio significa dare loro i mezzi per fornire un feedback, anche. Alcune persone non si sentiranno a proprio agio a lamentarsi o a far emergere preoccupazioni di persona, e va bene cosi. Qualsiasi cosa che coinvolga la loro presenza e la loro busta paga li rende un po' nervosi. Mostra loro che capisci, ascolta quando suscitano una preoccupazione e cerca di trovare modi per alleviare le loro paure. Offri ai dipendenti un modo per contattarti privatamente, nel caso in cui non sentano di poter dire qualcosa faccia a faccia. L'obiettivo e la trasparenza e mostrare al tuo staff che ti preoccupi delle loro preoccupazioni e dei loro pensieri.

Allenati e

regolati Con questo passaggio, sei pronto per installare il nuovo sistema di punzonatura dipendente, e anche il tuo staff dovrebbe essere a bordo. Anche se hanno ancora preoccupazioni, ricorda che e normale, e mostra loro con l'esempio che puoi gestire tutto cio che puo sorgere. Idealmente, hai scelto una soluzione mobile di punzonatura e presenze che viene fornita con una configurazione super semplice e veloce. Se devi passare attraverso manuali complicati e e-mail frustrate e telefonate al fornitore del sistema di clock punch, potresti aver scelto la soluzione sbagliata per la tua attivita.
Ricordi cosa abbiamo detto sulle prove gratuite e nessun contratto? Questo passaggio e dove questi suggerimenti sono utili. Se non ti piace il processo di installazione o il processo di formazione, probabilmente non ti piacera neanche il sistema. Torna indietro prima che sia troppo tardi! Ci sono troppi potenti, convenienti e flessibili app di punch clock sul mercato per essere bloccati usando qualcosa che odi.
In ogni caso, una volta sistemato, e' ora di addestrare tutti. Questo e il momento per manager, supervisori e tutto il personale di imparare come funziona il nuovo sistema di punch clock, come segnalare eventuali problemi o dare feedback e cosa fare se qualcosa va storto. Qui e dove tutto il tuo lavoro di preparazione paga! Hai la tua lista dei dipendenti e i loro numeri di identificazione tutti pronti a partire, quindi far entrare tutti nel sistema dovrebbe essere un pezzo di torta. Se si utilizza un sistema biometrico (impronte digitali), ovviamente, i dipendenti dovranno essere presenti quando tutto e impostato, ma il giusto sistema di punzonatura digitale vi permettera di apportare modifiche in qualsiasi momento semplici e in tempo reale.
Dopo che tutto e pronto e funzionante, se stai ascoltando rapporti infelici da parte dei dipendenti, potrebbe essere necessario esaminare piu a fondo i loro commenti e vedere se forse e necessario piu formazione o se il sistema non funziona correttamente. Puoi mantenere il tuo vecchio sistema di clock punch funzionante in tandem con quello nuovo, solo per poche settimane, nel caso. Pensa al vecchio sistema come alle ruote da allenamento. Puoi rimuoverlo completamente quando sembra che tutti abbiano imparato il nuovo sistema di clock punch.

Siate preparati per il futuro

Potreste pensare che i passi per automatizzare il vostro sistema di orologio pugno dipendente dovrebbero essere terminati al numero 4, ma portate con noi un momento. L'aggiornamento a un sistema digitale e mobile per i dipendenti e solo il primo passo in un piano molto piu ampio. Puoi, ovviamente, provare quel sistema per un po' prima di apportare ulteriori grandi modifiche, ma cio non significa che non dovresti essere preparato per il futuro. Ricordi il passo due? Si tratta di pianificazione e, grazie a Internet, e facile rimanere aggiornati sulle ultime tendenze della tecnologia aziendale.
Verra il giorno in cui tutto sara digitale, non solo il sistema di punzonatura del tempo, quindi perche non essere preparati ora? Ancora meglio, e possibile iniziare a fare il passaggio oggi modificando lentamente tutti i sistemi aziendali in versioni mobili. Una volta che vedrai quanto sia efficiente e priva di errori una soluzione di punch clock per dipendenti mobili, scommettiamo che sarai curioso di vedere come possono aiutare anche altre app per la produttivita. Ecco perche diciamo che il passo 5 e quello di preparare la vostra attivita per il futuro; ma come, esattamente, vi preparate per il futuro?
Guarda la tua attivita - chiediti cosa potrebbe esserci di meglio e poi inizia questo processo ancora una volta. Per caso hai fatto una seconda lista durante il primo passo? Cose che dovevano essere migliori, ma non erano legate al sistema di punzonatura temporale? Se e cosi, questo e un buon punto di partenza; questi sono oggetti di cui sei gia a conoscenza, quindi hanno bisogno della tua attenzione. Puoi anche chiedere ai dipendenti cosa pensano. Dal momento che sono in prima linea della tua attivita, sanno cosa funziona e cosa potrebbe servire aiuto. Ottenere le loro opinioni; vedere cosa cambierebbero!
Non essere troppo veloce, pero'. Scegli un'area alla volta che potrebbe essere utile e cerca altre app e soluzioni che funzionano bene con il tuo nuovo sistema punch clock. Speriamo che tu abbia scelto una che ha gia una grande lista di app compatibili, quindi il tuo prossimo grande switch sara ancora piu facile. Ora che si sta preparando per il futuro!

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Come risparmiare il passaggio a una soluzione Digital Time Punch Soldi. Tempo. Stress e frustrazione. Forza lavoro. Una scarsa pianificazione, strumenti di bassa qualita e processi inefficienti influenzano tutti questi aspetti. E' stato un dato di fatto per le aziende fin dall'alba dei tempi. Manager e proprietario-operatori sono incaricati ogni giorno il lavoro di rasatura costi e trovare modi migliori e piu efficienti per fare le cose.
Viviamo in un periodo di importanti progressi tecnologici che consentono di risparmiare tempo, denaro e persino l'ambiente. Diamo un'occhiata ai vecchi sistemi di punzonatura, per esempio. Di solito erano macchine grandi, pesanti e goffi che necessitavano di frequenti interventi di manutenzione o addirittura di essere completamente sostituite. I dipendenti dovevano usare carte perforate di carta. Le macchine e le carte erano entrambi un grande spreco di risorse, non solo denaro e manodopera, ma anche risorse fisiche. Dove pensi che siano andate tutte le parti del tempo rotto? E che mi dici di tutto quel giornale delle settimane passate?
Le app digitali e mobili punch clock rimuovono le macchine goffe e la carta sprecata, rendendo l'orologio in lavorazione piu veloce, efficiente e meno costoso. I dati vengono archiviati nel cloud, rendendoli facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo connesso. Cio significa che i report sono sempre solo un tocco o scorri via. Anche se accade qualcosa di catastrofico alla tua attivita fisica, tutti i tuoi dati sono sani e sicuri nel cloud e i tuoi dipendenti saranno pagati in tempo e con l'importo corretto. Non puoi dire lo stesso per quei vecchi dinosauri con le carte di carta.
Ora, immagina l'efficienza e l'accessibilita di quell'app di punzonatura ampliata fino al controllo dell'inventario, alla sicurezza alimentare, alla pianificazione dei turni, agli elenchi delle attivita quotidiane e ai record dei dipendenti. Che ne dite di comunicare in tempo reale con tutte le vostre filiali, anche se non siete fisicamente presenti? La tecnologia puo fare tutto questo. Anzi, lo sta facendo proprio ora. E possibile acquistare nuove attrezzature e installare software complicato, ma non sarebbe piu facile usare semplicemente cio che la maggior parte delle persone ha in tasca comunque? Smartphone, tablet, dispositivi mobili di tutte le forme e dimensioni- questo e il futuro del business e il futuro e ora.
Abbiamo attirato la vostra attenzione? Se vuoi saperne di piu sulla gestione di una piccola e media impresa utilizzando app per la produttivita di tutti i tipi, consulta alcuni dei nostri altri articoli.



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