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9 Hack di pianificazione impressionanti per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

9 awesome scheduling hacks to increase employee engagement
Daphne Blake

By Daphne Blake

Il problema con la pianificazione

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«Come manager o proprietario-operatore, uno dei compiti più importanti è pianificare i dipendenti (e te stesso!) in modo tale che siano soddisfatti delle loro ore, i costi operativi rimangono bassi e non si causano più danni che benefici nel processo. Un errore nella pianificazione può rapidamente uscire dal controllo, causando una valanga di problemi costosi e dispendiosi in termini di tempo che richiederanno una rapida attenzione. Ignora i problemi a lungo e può provocare disastri. A volte, anche se si affrontano immediatamente i problemi, i danni sono gravi e costosi in termini di tempo, denaro e reputazione, e il coinvolgimento dei dipendenti diminuirà drasticamente.

Sia che tu ti trovi in eccesso di personale, in mancanza di personale o semplicemente nella gestione errata degli orari, in modo che i dipendenti diventino infastiditi, vuoi evitare lo stress e il gemito coinvolti nella programmazione. Il nostro elenco di 9 fantastici hack di pianificazione ti aiuterà a identificare le insidie, imparare trucchi per evitarle e migliorare le tue capacità di pianificazione fino al punto in cui il coinvolgimento dei dipendenti potrebbe aumentare esponenzialmente. Preparati a trovare un posto per il tuo premio Best Boss Ever.»

Imparare i due livelli di pianificazione degli hack

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«Quando si parla di hack di pianificazione fantastici ed efficaci, è fondamentale iniziare con le basi. Potresti pensare di poter saltare questo passaggio, specialmente se hai pianificato il personale da anni, ma sarebbe un errore. Anche i manager più qualificati hanno bisogno di un corso di aggiornamento di tanto in tanto, soprattutto con i tempi che cambiano. Inoltre, se stai leggendo questo articolo, stai già cercando modi per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, quindi potresti anche ottenere il massimo dall'articolo!

Quindi, perché dobbiamo iniziare con le basi? Perché non saltare ai fantastici hack? Immagina una bella casa di lusso costruita senza fondamenta. Può sembrare fantastico per un po', ma alla fine la casa si sbriciolerà e tutto quel duro lavoro di costruirla sarà sprecato. Nel peggiore dei casi, qualcuno si fa male nel processo. La pianificazione è allo stesso modo. Puoi applicare subito i nostri hack avanzati senza rinnovare il tuo sistema di pianificazione, ma non durerà. Inizia subito con le basi e costruisci una solida base. Questo ti dà qualcosa su cui fare affidamento, una solida base per iniziare a costruire un nuovo sistema. Una volta che avrai le basi, passa agli hack di pianificazione più avanzati che aiutano a mettere a punto le tue attività di pianificazione per il massimo coinvolgimento dei dipendenti. Quando si dispone di una base stabile su cui basarsi, è possibile modificare ogni tipo di cose mentre si va avanti senza danneggiare le parti più importanti del sistema di pianificazione.»

Gli hack

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«1. Raccogli le tue informazioni - Per semplificare e semplificare la programmazione dei dipendenti futuri, raccogli subito tutte le tue informazioni. Significa parlare con i tuoi dipendenti. Devi sapere chi è disponibile in quali giorni e orari se sono disposti a fare straordinari e turni extra, se possono essere contati per coprire inviti e congedi per malattia, e se hanno giorni specifici devono assolutamente rinunciare. La raccolta di queste informazioni ora aiuterà tutti i tuoi sforzi di pianificazione in futuro. Quando sai già di cosa vogliono e hanno bisogno i tuoi dipendenti e di cosa sono capaci, oltre a cosa sono disposti a fare, hai appena ucciso due piccioni con una fava. Innanzitutto, ora hai un elenco completo di dipendenti e programmi preferiti con cui lavorare. In secondo luogo, e cosa più importante dal punto di vista del coinvolgimento dei dipendenti, hai appena mostrato ai tuoi dipendenti che puoi ascoltare e che ti interessa. Quando i membri dello staff sentono che ti interessano, il coinvolgimento dei dipendenti aumenterà notevolmente, ma non perfezionare ancora il premio Best Boss Ever. C'è ancora del lavoro da fare.

2. Guarda il passato e pianifica per il futuro - Idealmente, avrai già un programma un po' praticabile su cui puoi guardare indietro e vedere cosa funziona e cosa no. Scopri le settimane e i mesi passati, confrontando il coinvolgimento e l'assenteismo del personale con i registri di produttività e vendite. Verifica se riesci a trovare una sovrapposizione. La produttività diminuisce a turni specifici? In tal caso, guarda i tuoi registri e le interviste dei tuoi dipendenti per vedere se uno dei membri dello staff meno felici fa tradizionalmente questi turni. Se è così, potrebbe essere il momento di adattare i loro orari a qualcosa con cui saranno più felici. Puoi anche presentarlo con i membri del tuo staff. Mostra loro i registri per aiutare a mettere le cose in prospettiva e poi chiedi se potrebbero essere più felici in un altro turno. Solo perché hai parlato con il tuo staff al primo passaggio non significa che non puoi parlare di nuovo con loro una volta che hai tutte le tue informazioni. Ciò rafforza i tuoi sforzi nel primo passaggio, mostrando al tuo personale che stai cercando di migliorare le cose per loro migliorando la pianificazione. Questo è un grande impulso al coinvolgimento dei dipendenti».

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«3. Crea nuovi modelli: dopo aver raccolto il feedback dei dipendenti, esaminato le pianificazioni precedenti per problemi e punti luminosi, è ora di creare nuovi modelli. Questi modelli renderanno la pianificazione senza problemi e super veloce in futuro, quindi vale la pena di fare risparmiare tempo e denaro in seguito. Inoltre, con modelli eccellenti, è anche possibile assegnare compiti di programmazione a un membro del personale di fiducia, se necessario, poiché tutte le informazioni importanti saranno già presenti. Meno errori, dipendenti più felici, migliore coinvolgimento dei dipendenti, tutto perché hai impiegato il tempo necessario per creare modelli eccezionali per la pianificazione del successo. Il tuo modello specifico sarà unico per le esigenze di pianificazione specifiche del tuo ristorante, ma possiamo iniziare con alcune idee di base. Crea un modello che visualizza tutti i turni che devono essere riempiti. Fatene una per settimana, se avete un programma fluttuante o eseguite uno per l'uso mensile se i turni sono tutti abbastanza stabili. Per ottenere risultati ottimali, passa a una soluzione di pianificazione digitale, un po' più su questo. Una nota sul coinvolgimento dei dipendenti con la programmazione Quasi tutti i membri dello staff preferirebbero un programma prestabilito rispetto a uno fluttuante, quindi, se possibile, cerca di ridurre al minimo le modifiche alla programmazione. Questo è un altro posto in cui l'hack - 1 brillerà: chiedi ai tuoi dipendenti cosa preferiscono

4. Crea un piano di backup per callout e giorni malati: i gestori di un posto spesso dimenticano quando la pianificazione sta creando un piano di backup. Una chiamata nel bel mezzo della corsa alla cena è stressante per i dipendenti già in orologio, stressante per te mentre si scramenta per trovare un sostituto e irritante per i dipendenti che ricevono la tua imbarazzante telefonata chiedendo se possono entrare. Avere un piano di pianificazione dei backup prima dei call-out e prima delle emergenze migliorerà l'efficienza, la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti. Ricorda che l'importante hack -1 è giusto, ancora una volta, - 1 salva la giornata. Se hai già compilato un elenco dei membri dello staff che sono disposti a lavorare ore extra e a fare backup in caso di didascalie, li avrai già nel tuo modello creato in hack - 3. È facile come contattare coloro che desiderano fare il backup e portarli al negozio il prima possibile. Niente più telefonate imbarazzanti, niente più membri dello staff che accettano con rammarica più ore e niente più segreto brontola alle tue spalle per aver fatto entrare le persone nei loro giorni liberi. Con un solido piano di pianificazione dei backup, hai dimostrato ancora una volta ai tuoi dipendenti che ti interessano e puoi pianificare, ciao coinvolgimento e felicità dei dipendenti»

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«5. Ottieni gli strumenti giusti per il lavoro: quando si tratta di pianificare, i registri cartacei e i grafici sono stati gli strumenti di base. È funzionale, è vero, ma non è carino e non è il modo più efficiente per svolgere i compiti di pianificazione. Non solo i fogli di programmazione cartacea sono ingombranti e soggetti a danni e perdite, ma è anche un vero trascinamento per i dipendenti dover entrare in ufficio o ovunque si trovi il foglio di programmazione e controllarlo ogni giorno. Quindi, sfortunatamente, molti lo controllano solo una volta alla settimana. Ciò significa mancati cambiamenti di programmazione, problemi di personale eccessivi o insufficiente e grandi mal di testa. Il coinvolgimento dei dipendenti diminuisce quando non fornisci un modo rapido, semplice e semplice per i dipendenti di controllare il programma. Quindi, qual è la soluzione?»

Le app di pianificazione dello staff sono la chiave per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti

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«Non tanto un hack quanto un requisito per il successo, vale la pena ricordare l'incredibile flessibilità della pianificazione delle app e di altri software di produttività. Tutte le note dell'hack -1, le note di pianificazione da -2, i modelli da -3 e il piano di backup da -4 possono essere conservati in un unico posto. Con le giuste soluzioni di pianificazione digitale, puoi conservare tutte queste informazioni nel cloud, facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo connesso e persino fornire ai dipendenti un modo per interagire con la pianificazione, inviare note, fare richieste e controllare il lavoro in qualsiasi momento e ovunque. Com'è per il coinvolgimento dei dipendenti?

Ma c'è molto di più che puoi fare per migliorare il coinvolgimento, la felicità e la produttività dei dipendenti, e molto ha a che fare con l'sfruttamento della potenza delle app. Trova un'app di pianificazione che funzioni bene con altre app per la produttività, offre una prova gratuita e nessun contratto e ti offre un servizio clienti eccezionale. Con le moderne app di produttività nella cassetta degli strumenti del tuo manager, puoi sfruttare al meglio i talenti e gli sforzi del tuo staff e mostrare loro che stai al passo con i tempi. Il coinvolgimento dei dipendenti migliora quando i manager prestano attenzione ai tempi che cambiano.

Di seguito, copriamo gli hack di pianificazione più avanzati da utilizzare con le app di produttività, quelli che utilizzerai per ottimizzare le tue attività di pianificazione in base alle tue esigenze specifiche. Ma non lasciarti ingannare dalla parte avanzata di quella frase. Con la giusta app di pianificazione, questi hack sono incredibilmente facili e di solito integrati direttamente»

«6. Offri turni aperti e lascia che i dipendenti decidano chi li prende - Questo hack si basa su un'app di pianificazione che consente ai manager di annunciare turni aperti e autorizza i membri dello staff consentendo loro di scegliere i turni che desiderano lavorare. Il coinvolgimento dei dipendenti aumenta quando i membri dello staff hanno la possibilità di dire nel loro programma, se lavorano ore extra e se hanno un modo per controllare il tempo di lavoro. Questo trucco ti permette anche di rilassarti un po '. Consentendo ai dipendenti di prendere il controllo dei loro turni, stai dedicando meno tempo a fare telefonate o a gestire dipendenti scontenti. La giusta app di pianificazione ti permetterà di offrire i turni aperti solo ai dipendenti idonei, riducendo ulteriormente lo stress, poiché saprai per certo che i membri dello staff giusti vedranno l'apertura del turno.»

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«7. Incoraggia i dipendenti a scaricare l'app: per migliorare ulteriormente il coinvolgimento dei dipendenti, considera l'utilizzo di un'app di pianificazione che consente ai dipendenti di scaricare una semplice app sui propri smartphone, tablet o altri dispositivi mobili. Possono controllare il programma in qualsiasi momento, indipendentemente da dove si trovino. Questo rende l'hack -6 ancora più potente, perché mantiene il coinvolgimento dei dipendenti, anche quando non sono fisicamente al lavoro. Questo apre le linee di comunicazione (hackerare -1) in modi nuovi, contribuendo a costruire un senso di comunità e di appartenenza».

«8. Utilizza gli avvisi sulle regole del lavoro - Uno degli incubi della programmazione dei dipendenti sta assicurando di seguire tutte le regole locali del lavoro. Oltre alle penali costose e alla perdita di tempo e denaro per risolvere i problemi, quando violi le leggi sul lavoro, invii un messaggio ai tuoi dipendenti che sei incurante con il loro tempo, i bisogni e la salute. È un ottimo modo per uccidere il desiderio del tuo staff di lavorare sodo per te, riduce il coinvolgimento e la felicità dei dipendenti e rischia la tua reputazione. Con la giusta app per la produttività, tuttavia, le regole del lavoro sono integrate e riceverai avvisi quando una determinata decisione di programmazione viola tali regole. Non più cercare le leggi sul lavoro, niente più lunghe ore di ricerca su quali dipendenti siano vicini ai loro limiti e niente più stress per potenziali sanzioni. Il coinvolgimento dei dipendenti aumenta, la felicità aumenta e i tuoi profitti continuano a crescere, tutto grazie a una piccola app.»

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«9. Gestisci immediatamente le richieste dei dipendenti - Oltre alla facilità di programmazione, agli avvisi importanti sulle regole del lavoro e a una migliore comunicazione con i dipendenti, una buona app di pianificazione ti darà il potere di apportare modifiche alle pianificazioni del personale al volo e quindi distribuirle in tempo reale. Ciò elimina la preoccupazione che i dipendenti manchino un promemoria e assicurano che ogni dispositivo connesso sia informato delle modifiche. Oltre alle modifiche alla programmazione dell'ultimo minuto, hai la possibilità di rispondere, approvare o negare le richieste dei dipendenti per giorni di ferie o ferie. Le richieste cartacee spesso si accumulano o si perdono e i dipendenti diventano scontenti. Ignora il turbamento e gestisci richieste e commenti man mano che arrivano, in tempo reale. Oppure, se non riesci a farlo subito, pianifica un orario per gestire le richieste direttamente nell'app»

Altri ottimi suggerimenti per la pianificazione, la facilità e il coinvolgimento dei dipendenti

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«I seguenti suggerimenti non sono hack, ma sono abbastanza importanti da essere menzionati qui. Usa questi suggerimenti insieme agli hack di cui sopra e vedrai un miglioramento immediato del coinvolgimento, della felicità e della produttività dei dipendenti, il tutto togliendo lo stress da te. Ancora una volta, un'ottima app di pianificazione ti fornirà gli strumenti necessari per gestire i costi di manodopera con strumenti di budget integrati. La cattiva pianificazione può portare a spendere più di quanto è necessario per manodopera, il che mangia a fondo. Imposta quote di tempo e costi e utilizza questi strumenti per pianificare e pianificare meglio. Un alto tasso di fatturato può distruggere un programma frettolosamente gettato insieme. Schiva quel proiettile con un forte piano di programmazione (usando i nostri hack sopra) e sarai anche pronto a gestire qualsiasi turnover del personale in modo rapido ed efficiente. Se la tua soluzione di pianificazione non include strumenti integrati per offrire turni aperti ai dipendenti rimanenti e semplificare la rimozione delle informazioni dei dipendenti precedenti, stai usando il sistema sbagliato.»

Cosa cercare quando è il momento di aggiornare il sistema di pianificazione

«Pensate di aggiornare il sistema di pianificazione, ma non siete sicuri da dove iniziare? Di seguito, abbiamo elencato alcune delle cose più importanti da cercare quando acquisti per la tua nuova soluzione di pianificazione. Mentre ogni azienda ha esigenze uniche, ci sono alcune cose di base da cercare per essere sicuro di ottenere il massimo per il tuo dollaro.

a. Free trial b. No contracts c. Excellent, dedicated customer service d. Low monthly payments e. Simple and fast setup f. Cloud storage and connection g. Free app for employees h. Built-in communication solution"

Pensiero finale sulle app di coinvolgimento e pianificazione dei dipendenti

«Il tuo obiettivo è risparmiare denaro, risparmiare tempo, migliorare i profitti e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Speriamo che ormai ti renda conto che il miglior punto di partenza è il tuo sistema di pianificazione. La pianificazione è dove i manager mostrano ai dipendenti la loro importanza, che sono ascoltati e che sono una parte importante del business. Quando i dipendenti sentono di poter comunicare le loro esigenze, sentono che le loro richieste vengono prese sul serio e possono vedere tutto questo riflesso nel programma, saranno più disposti a lavorare di più e a rimanere impegnati con l'azienda. Anche fuori orario! Offri loro gli strumenti per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, ascoltare quando parlano e apportare le modifiche necessarie per mantenere il personale felice e il flusso dei profitti. Abbiamo un altro ottimo articolo su altri modi per migliorare la tua esperienza come manager o proprietario di una piccola e media impresa se vuoi saperne di più

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