scheduling | 6 mins read

La Guida dettagliata completa alla programmazione

the complete step by step guide to effective employee scheduling
Grace Njaramba

By Grace Njaramba

dei dipendenti o alla programmazione del personale, nella sua massima base, puo essere descritta come il processo di assegnazione delle attivita ai dipendenti per un determinato periodo di tempo. Continua a leggere per conoscere la pianificazione efficace dei dipendenti attraverso questa guida dettagliata.

Le chiavi per una programmazione efficace dei dipendenti

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Nella maggior parte delle aziende, la programmazione dei dipendenti e spesso responsabilita del manager. Tuttavia, nelle organizzazioni piu grandi, il compito puo essere dedicato esclusivamente a uno specialista di pianificazione o al responsabile delle risorse umane.

L' obiettivo della programmazione dei dipendenti e quello di assegnare le attivita nel modo piu efficace possibile. Una pianificazione efficace dei dipendenti consente alle aziende di raccogliere vari vantaggi, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, costi di manodopera ridotti, conformita e dipendenti e clienti soddisfatti. Purtroppo, la maggior parte delle persone responsabili della creazione di programmi dipendenti raramente crea programmi efficaci. In tal modo e comprensibile, soprattutto con circostanze inevitabili come cambi di turno dell'ultimo minuto e richieste di timeoff da affrontare. Fortunatamente, le aziende stanno imparando, e molte aziende stanno gia raccogliendo i vantaggi di una pianificazione efficace dei dipendenti con l'aiuto di software di pianificazione dei dipendenti come Zip Schedules, che, se utilizzato insieme a un software di monitoraggio del tempo, come Zip Clock, puo risparmiare fino a $2.000 al mese.

Le chiavi per una programmazione efficace dei dipendenti sono le esigenze di pianificazione aziendale e le esigenze di pianificazione dei dipendenti. Senza bilanciare i due, raggiungere programmi efficaci diventa impossibile. Se ti concentri su uno e trascuri l'altro, il business ne risentira. Ad esempio, se si attribuisce troppa importanza alle esigenze di pianificazione dei dipendenti, le operazioni aziendali subiranno o si fermeranno. Se, d'altra parte, si decide di favorire le esigenze di pianificazione del business rispetto alle esigenze dei lavoratori, le prestazioni e il morale dei dipendenti diminuiranno, e questo, come previsto, influenzera negativamente il business.

La chiave per una programmazione efficace dei dipendenti, pertanto, risiede nel bilanciamento delle esigenze di pianificazione dei dipendenti e delle esigenze di pianificazione aziendale.Necessita di

pianificazione aziendale Le esigenze
o i requisiti di programmazione dell'azienda dipendono dal tipo di attivita che gestisci e variano da reparto a reparto.Le

esigenze di pianificazione aziendale potrebbero include-

  • La necessita di pianificare una copertura sufficiente durante le ore di punta.
  • La necessita di fornire un buon servizio clienti.
  • La necessita di gestire o controllare alti tassi di fatturato, una sfida comune nel settore della ristorazione.
  • La necessita di controllare i costi della manodopera, che e gestibile creando pianificazioni che eliminano o riducono gli straordinari, in fase di programmazione e oltre la programmazione.
  • La necessita di rispettare le leggi sul lavoro.
  • Ecc.
Necessita di programmazione dei dipendenti
Alcune delle esigenze di programmazione dei dipendenti possono includere quanto segue elencato di seguito.

Alcune delle esigenze di pianificazione dei vostri dipendenti possono includere il seguente
  • tempo di consegna sufficiente, vale a dire, un avviso avanzato per quanto riguarda i loro programmi come avvisi dell'ultimo minuto interrompono il loro equilibrio lavoro-vita privata.
  • Cambiamenti che si allineano con il loro stile di vita. Ad esempio, un turno di notte e probabilmente piu adatto per un dipendente single, piuttosto che per un lavoratore sposato e che ha una famiglia a cui occuparsi.
  • Il desiderio di riempire turni e ruoli che vanno di pari passo con i loro punti di forza e capacita.
  • La possibilita di gestire autonomamente gli scambi di turni, scegliere turni extra e inviare richieste di time-off senza molte complicazioni.
Armati di informazioni, e quindi possibile impostare la creazione di programmi che bilanciano i fattori chiave per la programmazione dei dipendenti. Se non hai idea di cosa vogliano i tuoi dipendenti, siediti con loro e permetti loro di condividere le loro esigenze. Naturalmente, potresti non essere in grado di soddisfare ogni esigenza di pianificazione presentata a te, ma sarai, almeno, in grado di bilanciare tutto in un modo che non influisca negativamente sulla tua attivita.

La guida passo-passo alla pianificazione efficace dei dipendenti

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Diamo ora un'occhiata alla semplice guida in 4 passaggi per pianificare i dipendenti in modo efficace.

1. Determinare gli standard di produzione del lavoro
E necessario scoprire per quanto tempo un dipendente deve completare con successo una determinata attivita. E quindi possibile ripetere una procedura simile per quel ruolo di lavoro nella propria azienda.

2. Esaminare i livelli di attivita negli ultimi giorni o settimane
Il passaggio successivo consiste nell'esaminare i livelli di attivita nelle ultime settimane, ovvero scoprire quanto e stata occupata o lenta la tua attivita nelle ultime settimane. Ad esempio, se gestisci un ristorante, come sono stati gli affari durante la domenica sera nelle ultime due settimane? Il tuo sistema POS dovrebbe essere in grado di fornire questo tipo di informazioni sulla base dei tuoi report sulle vendite.

Armati di informazioni, puoi decidere il numero e il tipo di lavoratori che potresti richiedere durante le ore di funzionamento per un determinato giorno. Non e necessario determinare manualmente le esigenze di manodopera in quanto uno strumento di previsione, ad esempio Previsione Zip, puo prevedere i livelli di attivita per un determinato giorno, periodo o fascia oraria in base alle vendite rapporti con un solo clic. Inoltre, se utilizzato insieme al software di pianificazione dei dipendenti, Zip Previsione ti dara automaticamente un'idea del numero e del tipo di dipendenti che devi programmare durante un determinato intervallo temporale. Se integrato con uno strumento di gestione dell'inventario, puoi tenere d'occhio il tuo inventario dal tuo cellulare e ricevere avvisi quando stai esaurendo le forniture.

3. Fattore nelle esigenze di pianificazione e le esigenze di pianificazione dei dipendenti
Per bilanciare le esigenze dei lavoratori e le esigenze della vostra azienda, ecco alcuni suggerimenti utili.

  • Partita turni in base alle qualifiche e alle capacita.
  • Creare in anticipo le pianificazioni dei dipendenti per consentire un lead time sufficiente.
  • Distribuisci i turni in modo equo.
  • Definire chiaramente i ruoli dei dipendenti.
  • Consentire lo scambio di turni quando appropriato.
  • Rendi piu semplice per i dipendenti inoltrare le loro richieste di timeoff.
  • Fornire ai dipendenti un modo per raccogliere i turni aperti.
  • Pianificare circostanze inaspettate, come l'assenteismo.
  • Rispettare le leggi sul lavoro. Uno strumento di pianificazione dei dipendenti di qualita dovrebbe essere in grado di notificare qualsiasi legge che si sta per infrangere.
4. Crea il tuo programma dipendente
Ora puoi creare il tuo programma dipendente giornaliero, settimanale o mensile in base alle tue preferenze. Per creare un programma dipendente, ci sono 3 metodi principali che e possibile utilizzare.

1) Penna e carta
2) fogli di calcolo Excel o Google
3) Software di programmazione dei dipendenti

Utilizzando il metodo penna e carta e di gran lunga il modo piu economico per creare dipendenti , ma e anche il metodo piu dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. Il software di pianificazione dei dipendenti e ormai il metodo di pianificazione piu preferito in quanto si presenta con molti vantaggi oltre la pianificazione. Ad esempio, un sistema di qualita puo notificare eventuali conflitti di programmazione, suggerire modifiche, inviare notifiche, consentire la comunicazione di gruppo e abilitare lo scambio di turni tra molti altri vantaggi, alcuni dei quali abbiamo gia discusso in questo post.

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