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La Guida alla gestione dei processi aziendali La

your guide to business process management

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Che cos'e la gestione dei processi aziendali?

Sebbene gli esperti in gran parte non siano d'accordo su una definizione uniforme, la gestione dei processi aziendali e, nei termini piu semplici, una disciplina che cerca di migliorare i flussi di lavoro delle attivita aziendali. La gestione dei processi aziendali sa anche come BPM e una pratica aziendale per i professionisti da utilizzare per identificare e ottimizzare i processi della loro organizzazione.

BPM non e un evento una volta che consiste nel realizzare attivita di serie e quindi abbandonare la pratica. La gestione dei processi e una pratica aziendale che deve essere eseguita continuamente.

Una valutazione coerente dei processi aziendali incoraggia un miglioramento continuo. La gestione dei processi aziendali utilizza la business intelligence per identificare le aree fruibili per il miglioramento o la sostituzione dei processi.

Attraverso BPM, i professionisti aziendali possono identificare i problemi e le lacune che impediscono a uno specifico processo aziendale di essere il piu efficace possibile. Tali lacune e problemi possono apparire come un'interruzione del business digitale o frequenti errori di comunicazione dell'organizzazione.

Diversi tipi di processi aziendali

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Qualsiasi professionista aziendale di successo sa che ci sono processi aziendali praticamente infiniti da considerare. E utile suddividere i processi aziendali in base al tipo per semplificare il BPM. I tre tipi di processi aziendali sono-

1. Gestione- Questi processi gestiscono la funzionalita di un sistema. La gestione dei flussi di lavoro o la gestione dei progetti sono processi di gestione aziendale comuni

2. Operativo- questi processi ottimizzano i ricavi aziendali e supportano le interazioni aziendali. Marketing e vendite sono esempi di processi aziendali operativi.

3. Supporting- Questi processi servono il business di base. Il supporto tecnico e l'onboarding dei dipendenti sono due esempi di processi aziendali di supporto.

Per ogni processo aziendale, ci dovrebbe essere un manager designato come responsabile della sua efficacia. Questo aiuta con la responsabilita ed evita che un processo venga trascurato.

BPM dovrebbe evitare qualsiasi attivita non necessaria che non stanno lavorando per aumentare l'efficacia. Ci sono anche varie classificazioni di processi aziendali per i professionisti di business da considerare includere-

1. Processi aziendali principali- L'obiettivo principale di un processo aziendale e quello di produrre un profitto per un business. Pertanto, questi processi cercano di aggiungere valore a un prodotto o produrre un prodotto che e prezioso per i clienti.

Un prodotto non e prezioso se i clienti esterni non vogliono pagare per questo. Un processo aziendale principale di successo produrra un prodotto prezioso che genera profitto quando viene venduto a un cliente esterno.

2. Fornire processi aziendali- Questi processi sono necessari sia per l'infrastruttura di un'azienda che per supportare i processi aziendali principali. Invece di fare appello ai clienti esterni, fornire processi aziendali appello ai clienti interni all'organizzazione.

I clienti interni possono essere all'interno dei dipendenti dell'organizzazione o delle divisioni aziendali. Invece di un cliente che paga per questo processo aziendale, questi processi devono esistere affinche l'azienda stessa esista.

3. Processi aziendali di gestione - I processiaziendali di gestione esistono sotto la fornitura di processi aziendali ombrello. Questi processi sono necessari per lo sviluppo dell'azienda.

Anche i processi aziendali di gestione non vengono venduti a clienti esterni, ma vengono utilizzati dai clienti interni allo stesso modo altri processi aziendali che forniscono.

4. Processi aziendali di sviluppo- Questi processi valutano sia i processi aziendali che i processi aziendali principali. L'obiettivo di un processo di sviluppo aziendale e quello di generare un profitto a lungo termine, migliorando al contempo l'azienda.

Gli investimenti sono un grande esempio di processi aziendali di sviluppo in quanto il loro obiettivo e sia quello di migliorare i processi aziendali e generare profitti a lungo termine.

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Ciclo di vita della gestione dei processi aziendali

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Il ciclo di vita del BPM puo essere suddiviso in sei fasi. Queste fasi sono-

1. Pianificazione- Professionisti aziendali devono sviluppare un piano che si allinea con gli obiettivi stabiliti del processo aziendale. Qualsiasi processo corrente o preesistente deve essere identificato.

2. Analisi- Una continuazione della fase precedente, un'analisi approfondita dei processi aziendali correnti deve essere intrapresa. I processi preesistenti devono essere valutati per la loro conformita con gli obiettivi aziendali.

Il primo passo piu comune include la compilazione dei dati attraverso vari mezzi, che vanno dai piani di strategia aziendale ai modelli di processo.

L' analisi cerca di comprendere il ruolo di un processo e le sue prestazioni. Inoltre, l'analisi definisce i punti di forza e di debolezza del processo corrente.Le

principali misure di prestazione dovrebbero essere analizzate a fondo per la loro rilevanza durante questa fase. L'analisi qualitativa serve a dare priorita ai problemi identificati e ridurre le inefficienze.

L' analisi quantitativa si concentra sui numeri, compresa la quantita di tempo che i processi o le fasi richiedono. L'obiettivo generale di questo passaggio e decidere se i processi aziendali sono allineati agli obiettivi aziendali e nel modo piu efficace possibile.

3. Progettazione- Questo passaggio si applica se il passaggio precedente indica che e necessario un miglioramento del processo o un processo di sostituzione. La progettazione dei processi deve essere intrapresa con l'obiettivo finale di fornire valore ai clienti.

Lo sviluppo di una strategia aziendale chiara per il processo consentira di evitare che sorgano problemi. La modellazione dei processi rappresenta il processo nella sua forma strutturale al fine di documentarlo e analizzarlo.

Il modello di processo e estremamente utile per l'onboarding dei dipendenti e per gli attuali dipendenti da esaminare. Quando si presenta la necessita di ottimizzare i processi aziendali o supportare l'espansione aziendale, questi documenti sono fondamentali da consultare.

Un disegno puo essere rappresentato in forme diverse, che vanno da un diagramma a una descrizione narrativa. Un modulo di uso comune e un grafico di flusso di lavoro che puo rappresentare facilmente il processo dall'inizio alla fine.

4. Implementazione- L'implementazione sistemica utilizza software e tecnologie. L'implementazione non sistemica si verifica quando gli strumenti bmp non vengono utilizzati.

La tecnologia aziendale spazia dall'automazione robotica dei processi ai programmi software per il flusso di lavoro. La tecnologia aziendale digitale utilizzata in tutta la supply chain consente di ottimizzare i processi aziendali.

L' automazione dei processi e vari tipi di software di gestione possono essere costosi progetti per un'azienda da intraprendere. Pertanto, la scelta dell'attuazione sistemica o non sistemica puo dipendere principalmente dal capitale disponibile di un'impresa.

5. Monitoraggio- Il monitoraggio di un processo appena implementato non e un evento una tantum. La misurazione e il monitoraggio continui indicheranno se sono necessarie modifiche alla progettazione del processo.

Misurare le prestazioni rivelera se il processo appena implementato sta raggiunendo gli obiettivi aziendali. Il monitoraggio che sarebbe incredibilmente complesso se intrapreso dai membri del personale e semplificato attraverso l'uso di strumenti e software BPM.

6. Raffinamento- I processi di riprogettazione e riprogettazione possono essere necessari affinche diventino il piu ideale possibile. I passaggi precedenti indicheranno dove c'e spazio per il miglioramento e l'azione correttiva.La

raffinazione del processo appena implementato non solo perfezionera il nuovo processo, ma aumentera l'efficienza dell'organizzazione nel suo complesso.

I vantaggi della gestione dei processi aziendali

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entro il 2023, il mercato BPM dovrebbe raggiungere i 16 miliardi di dollari. Questa cifra non e sorprendente considerando i massicci benefici che BMP offre alle imprese tra cui -

1. Riduzione dei costi- il 50% delle aziende riferisce che il motivo principale per cui hanno iniziato a utilizzare BPM era per risparmiare piu denaro. Con l'aumento della concorrenza e la volatilita dei mercati, e necessario ridurre i costi per la sopravvivenza di molte imprese.

BPM puo anche ottimizzare la priorita dei processi aziendali e identificare quali processi sarebbero meglio esternalizzati. Sia attraverso l'automazione dei processi che l'outsourcing, BPM e in grado di individuare dove un processo non richiede l'impegno del personale interno.

2. Reattivita- La strategia aziendale ha aumentato l'attenzione sulla soddisfazione dei clienti e sui tassi di fidelizzazione. Mentre prima di concentrarsi maggiormente sulla produttivita, le aziende si stanno chiedendo come i loro processi possano essere maggiormente focalizzati sul cliente.

L' acquisizione di nuovi clienti e molto piu costoso che mantenere i clienti esistenti. Con il 67% dei clienti che segnalano una scarsa esperienza come motivo principale per la cessazione del business con un'azienda, una strategia aziendale incentrata sul cliente e piu importante che mai.

L' attenzione al cliente spesso porta indirettamente ad un aumento della produttivita. Inoltre, l'attenzione al cliente guida l'azienda verso le tendenze e gli standard di settore in continua evoluzione.

Una valutazione delle esigenze dei clienti non e un evento una volta, ma piuttosto un processo continuo che mantiene la vostra attivita il piu possibile pertinente e competitiva. L'innovazione e la flessibilita sono incoraggiate quando i processi aziendali si concentrano sui clienti.

3. Produttivita- BPM e noto per aumentare la produttivita e l'efficienza. Individuare e sostituire processi aziendali obsoleti consente a un'azienda di rimanere competitiva.L'

inefficienza e difficile da identificare senza un corretto BPM in atto. BPM fornisce attivita impostate per migliorare o sostituire i processi obsoleti.

4. Crescita- Diminuire lo spreco e l'inefficienza dei processi offre ai professionisti del business un ulteriore tempo per concentrarsi sullo sviluppo e la crescita. Le attivita ripetitive possono essere consolidate o eliminate per ottimizzare i processi aziendali e liberare tempo prezioso per il personale.

5. Standardizzazione- La standardizzazione dei processi aziendali comporta molti vantaggi. La creazione di modelli, elenchi di controllo, l'applicazione dell'automazione e la misurazione delle prestazioni ogni volta che ci si impegna in BPM contribuira a standardizzare i processi.

Ad esempio, un'automazione specifica dei processi aziendali puo essere esaminata e replicata quando si considera un'altra automazione del flusso di lavoro. Identificare i migliori processi di standardizzazione consente di migliorare i processi in tutte le operazioni aziendali.

Anche l'onboarding dei dipendenti e semplificata con la standardizzazione. Invece di dover riformare i dipendenti, tutti i nuovi dipendenti riceveranno le stesse informazioni attraverso il processo di onboarding dei dipendenti.

6. Conformita- BPM supporta la conformita aziendale notificando ai membri del personale ogni volta che si verifica una violazione, in modo che possano essere intraprese azioni correttive. Inoltre, BPM puo avvisare i membri dello staff se una violazione e vicina al fine di evitarla del tutto.

BPM e in grado di tenere conto e monitorare contemporaneamente un'ampia gamma di linee guida di conformita diverse. Questo non solo riduce gli errori, ma consente anche alla tua azienda di funzionare in modo piu efficiente.

Si stima che il costo della gestione dei processi aziendali impropri i processi aziendali

inefficienti abbiano un impatto superiore del 500% su un cliente rispetto alla scarsa consegna dei prodotti. I costi di BPM impropri sono vasti, che vanno dall'assistenza clienti inadeguata ai dipendenti mal addestrati.

Business intelligence e project management sono importanti, ma senza BPM i clienti possono portare la loro attivita altrove. La gestione del flusso di lavoro e l'automazione dei processi consentono alle aziende di concentrarsi maggiormente sull'assistenza clienti piuttosto che sui processi obsoleti.

Quando i clienti sono insoddisfatti, spesso si sfogano su Internet invece che sull'azienda stessa. Le recensioni cattive dei clienti sui social media o sui siti web di terze parti possono danneggiare gravemente il marchio della tua azienda e il potenziale di profitto futuro.

Quando una societa e influenzata negativamente da cattive recensioni dei clienti possono essere costretti a tagliare i costi licenziando i lavoratori. Man mano che i lavoratori vengono licenziati, l'ambiente di lavoro e danneggiato e i membri del personale sono meno in grado di concentrarsi sull'assistenza clienti.L'

assistenza clienti eccezionale puo fermare questo circolo vizioso prima che inizi. Con oltre la meta dei dipendenti che segnalano di essere gia disimpegnati sul posto di lavoro, i cambiamenti all'interno dell'organizzazione sono molto necessari.

Il coinvolgimento dei dipendenti e fortemente legato alle entrate, allo sviluppo e all'innovazione di un'azienda. Il miglioramento dei processi e l'automazione robotica dei processi riducono le attivita umili e non gratificanti che un dipendente e responsabile per eseguire.

La trasformazione digitale di un'azienda puo aumentare ulteriormente i livelli di coinvolgimento dei dipendenti. Quando i dipendenti si sentono lontani da un'attivita entusiasmante e innovativa, hanno meno probabilita di disimpegnarsi o diventare insoddisfatti nel loro ruolo.

Un altro costo che e quasi impossibile da quantificare sono le opportunita perse dovute a processi aziendali obsoleti. Rimanere attuali e competitivi nel mercato globale consente alle aziende di assumersi rischi e di perseguire opportunita che non sarebbero in grado di realizzare senza migliorare o sostituire processi obsoleti.

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Conclusione Gestione dei processi

aziendali aiuta le aziende a identificare, migliorare e sostituire i processi.

  • BPM e un importante strumento di gestione che consente alle aziende di migliorare costantemente i propri processi.
  • BPM non e un evento una volta, ma piuttosto un'attivita continua che si evolve con la vostra azienda nel tempo.
  • Il software di gestione dei processi e gli strumenti bpm aiutano a ottimizzare le operazioni aziendali in modi in cui un membro del personale umano non poteva.
  • I tre tipi di processi aziendali sono la gestione, l'esercizio e il supporto. Le classificazioni dei processi aziendali sono principali, fornendo, gestione e sviluppo.
  • Il ciclo di vita di BPM consiste in pianificazione, analisi, progettazione, implementazione, monitoraggio e perfezionamento.
  • I vantaggi del software BPM e della corretta gestione spaziano dalla riduzione dei costi al miglioramento dei processi di onboarding dei dipendenti.
  • Il BPM improprio comporta un'assistenza clienti insoddisfacente e un dipendente disimpegnato
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