Scheduling Mistakes | 6 mins read

Errori comuni di programmazione dei dipendenti che danneggiano

common employee scheduling mistakes that hurt your business
Mitesh Gala

By Mitesh Gala

la tua azienda non puo avere successo con una programmazione scadente. Ecco perche e necessario essere consapevoli di alcuni errori che molti imprenditori commettono durante la creazione di pianificazioni. Pianificazione turni correttamente e piu facile quando si

La tua azienda non puo avere successo con una programmazione scadente. Ecco perche e necessario essere consapevoli di alcuni errori che molti imprenditori commettono durante la creazione di pianificazioni. Pianificare correttamente i turni e molto piu semplice quando si fa un punto di evitare errori comuni. La
programmazione dei turni dei dipendenti e una delle tue responsabilita principali in qualita di imprenditore o manager. Tuttavia, se non stai attento, puo anche essere uno dei piu difficili. Molte organizzazioni non riescono a realizzare il loro pieno potenziale a causa di errori di pianificazione comuni.
Fortunatamente, questi errori sono evitabili. Devi semplicemente sapere cosa sono. In particolare, assicurati di non cadere preda di questi errori chiave-

Dimenticarsi di programmare un turno

E facile capire perche dimenticare di programmare un turno e un errore che devi evitare. Se dimentichi un turno, dovrai agitarti all'ultimo minuto per trovare un dipendente disponibile. Cio impedisce di affrontare altre importanti attivita aziendali.
Puo anche complicare il tuo programma in futuro. Ad esempio, forse normalmente avresti programmato il dipendente A per lavorare un turno, ma hai dimenticato di farlo. Quando ti rendi conto di questo, il dipendente A potrebbe non essere disponibile. Anche se Dipendente B e in grado di coprire per loro, e necessario regolare i loro programmi di conseguenza, altrimenti Dipendente A sara turbato dal fatto che hanno perso il reddito perche hai commesso un errore di programmazione.

Giocando Preferiti

A seconda della natura della tua attivita, alcuni turni possono essere piu desiderabili di altri. Ad esempio, forse possiedi un ristorante dove i dipendenti non mettono in comune le loro mance. Oppure, forse gestisci un negozio al dettaglio, e alcuni turni sono molto piu occupati di altri.
Tienilo a mente quando fai gli orari. Non vuoi mancare di rispetto ad alcuni dei tuoi lavoratori dando sempre i turni piu desiderabili agli stessi dipendenti.
Detto questo, a volte un dipendente la cui performance e relativamente scarsa non ha guadagnato i turni migliori. Forse non sono qualificati per gestirli. E possibile fare un'impressione sbagliata sui clienti se si pianifica un dipendente incompetente durante l'ora piu intensa della giornata.
Discutere questo durante le revisioni se un dipendente non e realmente qualificato per coprire i turni piu desiderabili ancora. Avranno piu rispetto per te se lavori con loro per apportare i miglioramenti necessari.

Attendere fino all'ultimo minuto

Considerare le esigenze dei dipendenti quando si effettuano le pianificazioni. Hanno vite personali al di fuori del lavoro. Pianificare le loro vite personali e piu facile quando sanno dei loro turni con due o piu settimane di anticipo. Inoltre, alcune leggi richiedono di programmare alcuni tipi di turni in anticipo.

Perdere documenti importanti

Una corretta organizzazione e fondamentale per il vostro successo. Cio e particolarmente vero quando si crea una pianificazione. Ad esempio, e possibile programmare accidentalmente un dipendente di lavorare piu ore di quanto dovrebbero se si perde il contratto. Poiche anche questi tipi di documenti tendono a contenere informazioni riservate, la loro perdita potrebbe comportare anche azioni legali.

Non contabilizzazione per i livelli di competenza

Non tutti i dipendenti sono intercambiabili. I livelli di abilita e le qualifiche variano. Ricorda questo quando pianifichi i turni.
Forse gestisci un ristorante con un bar popolare. Farai arrabbiare i tuoi clienti se nessuno dei dipendenti che si occupano di un turno sa come fare il barman. Al momento di decidere chi programmare per un determinato turno, valutare quali tipi di compiti saranno responsabili le persone. Questo passaggio di base ti aiuta a evitare un problema significativo.

Comunicare male

Identificare una forma di comunicazione con cui la maggior parte dei dipendenti sono a proprio agio. La standardizzazione dei processi di comunicazione rendera la programmazione molto piu semplice.
Detto questo, e necessario ricordare che diversi tipi di lavoratori sono a proprio agio con diversi tipi di strumenti di comunicazione. I giovani millennial possono sentirsi a proprio agio coordinarsi con un'app di messaggistica come Slack, mentre i dipendenti meno esperti di tecnologia potrebbero preferire la posta elettronica. Non scegliere un metodo finche non sei sicuro che tutti lo capiscano.

Non contabilizzare la

manodopera budget in genere rappresenta il 70% delle spese complessive. Pertanto, e necessario tenere a mente il budget quando si crea una pianificazione. Cio richiede la contabilizzazione di tutti i fattori rilevanti, comprese le tariffe degli straordinari e le forme supplementari di compensazione. Ad esempio, se a volte i dipendenti lavorano sul campo, potrebbe essere necessario compensarli per le spese di viaggio.

Ignorare le esigenze dei dipendenti

In generale, assicurati che i tuoi dipendenti si sentano a loro agio a esprimerti le loro esigenze. Assicurarsi che il processo di richiesta di tempo libero sia trasparente e semplice. Se i dipendenti chiedono determinati turni, considerare di agire secondo i loro desideri se la richiesta e ragionevole. Un dipendente forte che ha figli di cui prendersi cura puo avere bisogno di turni che permettano loro di affrontare sia le loro esigenze professionali che personali. Finche non sara turbato altri dipendenti apparendo a giocare preferiti, considerare questo durante il processo di pianificazione.

Consentire lo scambio di turni per ottenere una

pianificazione complicata in modo corretto diventa molto piu semplice quando si utilizzano gli strumenti giusti. Ad esempio, e possibile utilizzare uno strumento che consente ai dipendenti di scambiare facilmente i turni. E possibile supervisionare il processo fino a una laurea, ma non e necessario essere coinvolti direttamente.
Ci saranno momenti in cui i dipendenti devono perdere il lavoro. Dovranno chiedere agli altri di coprirli quando accadra. Se si dispone di un processo standardizzato che tutti hanno familiarita con, non dovrete preoccuparvi di queste situazioni che portano al caos.

Non fornendo chiare aspettative

I dipendenti non hanno solo bisogno di sapere quando dovrebbero riferire al lavoro. Hanno anche bisogno di sapere quali compiti ti aspetti che si concentrino quando arrivano. A volte, questo non e chiaro come si potrebbe pensare.
Forse hai una libreria. Durante alcuni turni lenti, i dipendenti potrebbero essere responsabili del ripopolamento degli scaffali. Durante gli altri, potresti aspettarti che rimuovano i vecchi display stagionali e li sostituiscano con quelli nuovi.
I tuoi dipendenti non riescono a leggerti nella mente. Se ci sono piu attivita su cui potrebbero potenzialmente concentrarsi durante un determinato turno, assicurati di capire quali sono i piu importanti.

Spendere troppo tempo a fare pianificazioni

di nuovo, utilizzare gli strumenti giusti e essenziale. Pianificare correttamente i turni dei dipendenti puo essere una delle tue principali responsabilita, ma cio non significa che dovresti dedicare un'intera giornata al processo. Invece, strumenti di ricerca che potresti usare per semplificarlo. Ad esempio, molti programmi utilizzano l'intelligenza artificiale per prevedere le esigenze di pianificazione future. Questo ti aiuta a risparmiare un sacco di tempo.

Utilizzo dei fogli di calcolo Per

quanto importante sia usare gli strumenti giusti, e anche necessario evitare di usare quelli sbagliati. Fare affidamento su risorse di pianificazione obsolete aumentera le vostre probabilita di commettere un errore.
In particolare, non utilizzare programmi per fogli di calcolo come Excel durante la creazione di pianificazioni. Si, quando la tua azienda e piccola, i fogli di calcolo possono sembrare adatti alle tue esigenze, ma man mano che la tua azienda cresce, possono diventare ingombranti.
Aggiungere le autorizzazioni corrette e un problema. In molti casi, modificare fogli di calcolo tramite dispositivi mobili e difficile (se non impossibile). Poiche i programmi per fogli di calcolo non sono progettati per le tue esigenze specifiche, non offrono funzioni di pianificazione speciali. E meglio passare a uno strumento di pianificazione robusto.
Non trascurare l'importanza di questi punti! E necessario creare pianificazioni in modo corretto ed efficace per prosperare. Evitando questi errori, lo farai.