Il software di gestione delle | 13 mins read

Tutto quello che devi sapere sul software di gestione delle

everything you need to know about task management software

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Che cos'e la gestione delle attivita?

La gestione delle attivita e un sistema completo di identificazione, tracciamento e completamento del lavoro. La gestione delle attivita include il monitoraggio dell'avanzamento delle attivita dall'inizio al completamento, l'impostazione delle scadenze e la delega dei compiti ai membri del team. Il software di gestione assicura che i progetti vengano eseguiti nel modo piu fluido possibile, suddividendo i progetti in attivita dettagliate e sotto-attivita.

Importanza della corretta gestione delle attivita

L'implementazione di un sistema di gestione delle attivita appropriato reindirizzera la manodopera dei dipendenti al suo utilizzo piu produttivo. Mindful team task management produrra una maggiore qualita del lavoro e diminuira l'errore umano.

Gli strumenti di gestione delle attivita aiutano i professionisti a dedicare una quantita di tempo ideale per ogni attivita e li rende responsabili per il completamento delle attivita.

La mancata implementazione di un sistema di gestione delle attivita puo comportare la mancata scadenza, lo stress non necessario e il fallimento del progetto. Quando i proprietari di imprese e i loro lavoratori sono eccessivamente estesi o bruciati, sono meno in grado di produrre un lavoro di qualita o fornire un'esperienza positiva per clienti o clienti.

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I vantaggi della corretta gestione delle attivita

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principali vantaggi dell'utilizzo della gestione delle attivita includono-

  • produttivita ottimizzata- Idealizzare la produttivita implementando un sistema di gestione delle attivita. Spendere la quantita di tempo appropriata per ogni attivita si tradurra in un maggior completamento delle attivita Una
  • maggiore efficienza- Il miglioramento della produttivita aumentera in modo simbiotico l'efficienza aziendale. Lasciare il personale con piu tempo per concentrarsi sulla promozione delle vendite o sull'ottenimento di nuovi clienti
  • Riduzione dello stress- Gli strumenti di gestione delle attivita riducono lo stress non necessario, il burnout e il multitasking improduttivo
  • Miglioramento della soddisfazione deiclienti - Rendi i clienti piu felici fornendo un organizzate vetrina con personale efficiente e produttivo
  • Trend Analysis- I sistemi di gestione delle attivita forniscono statistiche facilmente accessibili per aiutare a determinare quali aree hanno bisogno di attenzione o miglioramento. Una volta a conoscenza delle tendenze, il personale puo sviluppare un software di gestione delle

    Suggerimenti per la corretta gestione delle attivita

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    Anche se lo sviluppo di un sistema di gestione delle attivita adeguato puo essere intimidatorio, ne vale la pena. Di seguito sono riportati i suggerimenti per aiutare nel processo-

    1. Stabilire obiettivi-

  • Designare obiettivi chiari e raggiungibili Dividere gli
  • obiettivi in categorie a breve e lungo termine
  • Adottare il sistema di obiettivi SMART (Smart, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Tempo-
    • ) per discernere se gli obiettivi sono SMART. Assicurarsi che gli obiettivi soddisfino i criteri di definizione di ogni parola rappresentata nell'acronimo
    • Solo lavorare su compiti che contribuiscono direttamente al raggiungimento degli obiettivi stabiliti a breve e lungo termine della vostra azienda

    2. Pianifichi in anticipo-
    • Dedica 5-10 minuti prima del lavoro per pianificare la tua giornata. Selezionare una delle seguenti opzioni di pianificazione in base alla compatibilita programma-
    • La notte prima- Alla fine della giornata lavorativa, dedicare 15 minuti alla cancellazione dell'area di lavoro e alla composizione di un elenco degli obiettivi piu urgenti per il giorno successivo. Non solo e una grande tecnica di decompressione, ma vi sentirete piu concentrati quando arrivate in uno spazio organizzato il giorno successivo
    • Prima cosa al mattino - Arrivate al vostro spazio di lavoro pochi minuti prima per compilare una lista di cose da fare prioritarie, seguendo le stesse linee guida di cui sopra
    • Focus su un compito in un tempo, multitasking o freneticamente saltare da un'attivita all'altra puo comportare il completamento di nulla
    • Cercare sempre modi per lavorare in modo piu intelligente, non piu difficile

    3. Assegnare
    • lapriorita alle attivita- Classificare l'elenco delle cose da fare in base all'urgenza
    • delle attivita Estrai le attivita e le sottoattivita nella tua lista di cose da fare mentre sono completate al fine di sostenere l'organizzazione e la responsabilita. Inoltre, questo processo fornisce un senso di realizzazione e motivazione mentre si scartano le voci sulla vostra lista di cose da fare
    • Affrontare compiti meno essenziali in modo tempestivo, ma solo dopo le attivita prioritarie

    Considera il criterio categorico di Stephen Covey quando si crea la tua lista di cose da fare
    • Importanti e urgenti- compiti prioritari e sottocompiti che richiedono attenzione e azione immediata. Completare questi compiti piu importanti e urgenti prima, prima di passare a compiti meno sensibili al tempo
    • Importante ma non urgente- Compiti e sottocompiti che appaiono importanti superficialmente, ma dopo un esame piu approfondito possono essere rinviati ad un secondo momento
    • Urgente ma non importante- Compiti e sottocompiti che richiedono continuamente attenzione e azione, ma hanno poco o nessun valore duraturo una volta completato. Delegare compiti urgenti ma non importanti quando possibile
    • Non urgenti e non importante- Attivita prioritarie piu basse e sottoattivita che offrono solo l'illusione di attivita. Affronta queste attivita per ultimo e solo quando il tempo lo consente

    4. Mitigare le distrazioni-
    • Prestare attenzione sia alle interruzioni autoindotte che esterne
    • Soprattutto prestare attenzione all'utilizzo dei social media mentre si e in orologio. Anche se gli smartphone sono progressi tecnologici estremamente importanti, i dispositivi intelligenti possono anche essere estremamente coinvolgenti perdite di tempo. Oltre il 36% dei millennials e Gen Z rapporto spendere 2 ore o piu sui loro smartphone durante la loro giornata lavorativa
    • Spegni il telefono e chiudi la porta dell'ufficio quando appropriato, al fine di massimizzare l'efficienza
    • Designare un orario specifico nella giornata lavorativa per attivita sociali che vanno dal recuperare le e-mail a check-in con il personale

    5. Rifiuta le richieste improduttive-
    • Non abbiate paura di dire fermamente ma gentilmente di no a idee o richieste quando appropriato
    • Abbandonare le attivita che non stanno lavorando verso gli obiettivi a breve o a lungo termine della vostra attivita
    • Imparare dall'esperienza per evitare di perdere tempo in seguito
    • Ricorda, qualsiasi compito che ti distoglie dai tuoi obiettivi sta danneggiando la tua linea di fondo

    6. Traccia il tempo
    • - il monitoraggio del tempo aiuta a misurare il tempo approssimativo di una singola attivita
    • . Utilizza un semplice indicatore della scheda attivita per eseguire facilmente l'orologio in e fuori da varie attivita e progetti con un solo clic
    • . monitoraggio per migliorare l'efficienza, la facilita d'uso e l'accessibilita
    • Generare report dettagliati in tempo reale per analizzare il miglioramento e la crescita

    7. Sii flessibile e paziente-
    • Le scadenze non saranno sempre rispettate e i processi potrebbero non andare sempre come previsto. Solo il 37% dei team segnala di aver completato i progetti entro le scadenze piu spesso che no
    • Pratica pazienza, flessibilita e comprensione per ridurre il livello di stress di tutti
    • Incoraggia l'adattabilita della tua azienda per migliorare sia la soddisfazione del lavoro che i profitti complessivi della tua azienda

    Effetti di una gestione

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    non corretta delle attivita di pianificazione insufficiente e la causa principale dell'errore del progetto. Ulteriori conseguenze della scarsa pianificazione include-

    1. gestione del tempo insufficiente- La mancanza di scadenze genera in modo inproduttivo tra i membri del personale, abbattere i profitti dell'intera attivita. Il lavoro prodotto puo essere di scarsa qualita se e addirittura completato.
    2. Definizioni poco chiare di obiettivi- Senza obiettivi chiaramente delineati, i dipendenti non capiranno come e perche dovrebbero lavorare su un compito. Senza istruzioni per le attivita, i membri del personale non sono a conoscenza di cio che ci si aspetta da loro in termini di prestazioni. La produttivita e la produzione ne risentiranno di conseguenza, causando potenzialmente un fallimento del progetto.
    3. Budget non definito- un budget non definito non affronta correttamente il modo in cui i fondi devono essere utilizzati. La mancata impostazione di un budget puo comportare l'uso improprio o lo spreco di fondi, se il progetto e completato potrebbe costare molto di piu del necessario. Un obiettivo puo anche essere ritardato o addirittura fallito a causa della mancanza di un bilancio sufficiente.
    4. Clienti e clienti non soddisfatti- I clienti e i clienti potrebbero non essere soddisfatti del prodotto o servizio. Di conseguenza, potrebbero non frequentare la tua attivita in futuro. Una scarsa pianificazione danneggera la capacita della tua azienda di stabilire buone relazioni con i clienti attuali e potenziali.
    5. Aumento delle esposizioni a rischi e problemi elevati- Una pianificazione impropria aumenta la probabilita di rischi e problemi imprevisti. Evitare di perdere tempo per risolvere i problemi che sorgeranno da una scarsa pianificazione. L'utilizzo del metodo SMART durante la creazione di obiettivi e l'elenco di attivita ridurra la probabilita che l'azienda intraprenda un'impresa rischiosa.

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      Che cos'e il software di gestione delle attivita?

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      Il software di gestione delle attivita e un sistema tecnologico che snellisce i progetti e aumenta l'efficienza complessiva. Questo software include funzionalita che assegnano priorita alle attivita, delegano i progetti, gestiscono il tempo e rispettano le scadenze.

      Caratteristiche che il software di gestione delle attivita consente agli utenti di includere abilita come-

      • Organizzazione delle attivita
      • Gestione dei rischi
      • Pianificazione delle risorse
      • Gestione delle risorse Gestione dei
      • documenti
      • Monitoraggio del tempo e delle spese
      • Gestione delle attivita multiple
      • Analisi e compilazione report dati
      • Attivita ricorrenti Pianificazione
      • notifiche e avvisi
      • Stime temporali previste
      • Accessibilita remota
      • Condivisione dei file
      • Gestione delle spese Gestione dei
      • progetti agile

        Vantaggi principali dell'utilizzo del software di gestione delle attivita

        semplificando le attivita- Risparmiare tempo, rispettare le scadenze, delegare e tenere traccia delle attivita al fine di rimanere in programma e aumentare l'efficienza

      • Assegnare priorita ai progetti- Tracciando le attivita, i dipendenti possono discernere quali obiettivi sono piu importanti e che possono richiedere tempo e sforzi aggiuntivi
      • Promuovere la collaborazione- Condividi facilmente idee e feedback con il resto del tuo team, riferisci ai team manager, aumenta l'efficienza della comunicazione del personale e riduce il posto di lavoro inutile e controproducente Conflitti
      • Aumentare la responsabilita dei dipendenti- l'82% delle persone riferisce limitata a nessuna capacita di ritenere gli altri responsabili con successo, mentre il 91% dei dipendenti classifica la responsabilita in un elenco delle esigenze di sviluppo della loro attivita. Il software giusto puo migliorare notevolmente la responsabilita dei dipendenti attraverso scadenze e istruzioni chiare

        Come trovare il software giusto per il tuo business

        how to find the right software for your business 1597177855 7805

        Il software di gestione delle attivita deve

        1. consentire la creazione rapida e semplice delle attivita, la modifica e la delega. Le attivita dovrebbero richiedere solo pochi istanti per accedere o modificare e gli utenti dovrebbero essere in grado di delegare le attivita a chiunque del proprio team
        2. Consenti il monitoraggio delle attivita e la creazione di audit per tutti i dipendenti. Gli utenti possono visualizzare l'avanzamento delle attivita in tempo reale e le attivita completate con data
        3. e ora
        4. Consenti l'accessibilita remota su tutti i tipi di dispositivi, inclusi su un server web, un dispositivo mobile o via e-mail, in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo che abbia accesso a Internet. Inoltre, i sistemi di gestione delle attivita dovrebbero fornire agli utenti la possibilita di visualizzare o contrassegnare le attivita completate digitalmente

        Al momento dell'acquisto di un sistema software, considerare quanto
        1. seguente-Valutare- Iniziare con una valutazione completa e trasparente del motivo per cui la vostra azienda richiede un soluzione di gestione dei progetti. Inizia il brainstorming delineando le esigenze e i problemi attuali che devono affrontare l'efficienza.

          Seguire questo esaminando i processi aziendali esistenti per analizzare i punti critici. Quando sai di cosa ha piu bisogno la tua azienda, scegliere il software di gestione del progetto corretto per la tua attivita sara molto meno scoraggiante


        2. Ricerca- Non acquistare software di gestione dei progetti che non si adatta alla tua azienda. Dopo aver definito le esigenze aziendali, ricercare le funzionalita del sistema e leggere le recensioni online. Contattate i membri della rete e del team per informarvi sui programmi software che hanno trovato piu efficiente


        3. Foresee- Considerate potenziali ostacoli all'implementazione, che vanno dalla resistenza dei dipendenti alla migrazione dei dati e pianificate di mitigarli. Ascolta e interagisci con le preoccupazioni di tutti i membri del personale prima di scegliere e acquistare software. Identificare e preparare ogni potenziale barriera nella vostra lista


        4. Quantificare- Trovare un equilibrio tra costi e capacita. Concentrati sulle funzionalita di cui la tua azienda ha bisogno o di cui trarranno beneficio, tenendo conto anche delle esigenze del prossimo futuro. Non fissarsi su nuove funzionalita brillanti e rischiare l'acquisto di un programma software con importanti lacune di funzionalita.

          L' acquisto del software sbagliato per la tua azienda potrebbe finire per costare molto nel lungo periodo. Visualizza l'acquisto di project management come un investimento nella tua azienda invece di un


        5. testdi spesa finanziaria - Approfitta delle prove software gratuite. Prova tutti i software presenti nell'elenco, utilizzando scenari di progetto realistici per verificare se gli strumenti di gestione delle attivita del software soddisfano i requisiti della tua azienda. Richiedi feedback sulle funzionalita collaborative e considera attentamente le esigenze delle attivita del team nel processo decisionale.

          Inoltre, testare il servizio clienti e la reattivita del fornitore. Non esitate a chiedere aiuto al team di supporto software e ottenere risposte a tutte le vostre domande. Testare una moltitudine di prove gratuite aiutera la tua azienda a investire con fiducia in un sistema che si adatta alla cultura organizzativa, alle esigenze e alle tecniche di business


        6. Collaborare- Spostare una cultura del lavoro di controllo a una piu collaborativa attraverso gli strumenti di gestione appropriati. Grazie alle funzionalita collaborative, dipendenti e clienti possono comprendere e partecipare in modo proattivo ai progetti di team. Trovare l'equilibrio ottimale tra il livello di controllo e le funzionalita collaborative che il software fornisce


        7. Implementazione- Eseguire attraverso il piano di implementazione del software per garantire che sia il piu fluido possibile, considerando i tempi di implementazione. Decidere se gli strumenti di gestione verranno lentamente inseriti o installati a livello aziendale e tutto in una volta. Stabilire una procedura di onboarding sufficiente che garantisca l'accessibilita e la compatibilita Gli

        imprenditori e i project manager dovrebbero incoraggiare tutti i dipendenti a raggiungere assistenza e supporto ogni volta che e necessario. Ricorda, qualsiasi sistema software sara inutile se i tuoi dipendenti non sono a loro agio con la navigazione o l'utilizzo. Con un'attenta considerazione e un'implementazione fluida, un sistema di gestione delle attivita appropriato fara risparmiare tempo e risorse aziendali software di gestione delle

        Key Takeaways La gestione delle

        attivita ottimizza la produttivita, aumenta l'efficienza, riduce lo stress e migliora la soddisfazione dei clienti e l'analisi delle tendenze

      • Il
      • software di gestione delle attivita ottimizza l'organizzazione, la definizione delle priorita, la delega e il monitoraggio delle attivita di un'azienda
      • Aspetti che aiutare la gestione delle attivita include- definizione degli obiettivi, pianificazione in anticipo, priorita delle attivita, attenuazione delle distrazioni, diminuzione delle richieste improduttive, tempi di monitoraggio, ed essere flessibile e paziente
      • gestione delle attivita impropria puo portare a una gestione del tempo insufficiente, definizioni poco chiare degli obiettivi, indefinito budget, clienti e clienti infelici e maggiore esposizione a progetti o attivita ad alto rischio e problematici
      • Un
      • software di gestione adeguato puo semplificare le attivita, assegnare priorita ai progetti, promuovere la collaborazione e aumentare la responsabilita dei dipendenti
      • Valutare le esigenze aziendali, i prodotti di ricerca, prevedere ostacoli all'implementazione, quantificare i costi rispetto alle funzionalita, testare con una prova, collaborare con tutto il personale ed eseguire preventivamente il piano di implementazione al fine di prendere una decisione di acquisto del software informata
      • I professionisti aziendali utilizzano il software di gestione delle attivita al fine di semplificare ogni giorno attivita e massimizzare i profitti e la produttivita

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