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あなたの従業員のパンチクロックシステムを自動化するための5つの簡単なステップは、あなたのパンチクロックシステムを自動化することにより、時間とお金を

5 easy steps to automating your employee punch clock system
Victoria Brunette

By Victoria Brunette

あなたの新従業員のパンチクロックシステムを導入すると、任意の成功したビジネスを実行していくつかの準備作業 は、計画、忍耐、および詳細のための良い目を取ります。スタッフのインタビューや雇用、最新のプロモーション手段の調査や立ち上げ、新しいテクノロジーの実装方法を決めるまで、考えるべきことがたくさんあり、あなたの細心の注意を払うことが必要になる点もたくさんあります。
残念ながら、それはエラーの余地もたくさんあることを意味します。すべてのマネージャーは、たとえ小さな間違いでも、すぐに処理されなければ、巨大でコストのかかる問題に爆発する可能性があることを知っています。これは、ビジネスのためのテクノロジーのテンポの速い世界にとって特に当てはまります。ほとんどの企業は、物事がうまくいかないときのための緊急事態計画を立てています。損害を軽減し、できるだけ多くの時間とリソースを回収するための行動計画です。物事が制御不能になったときに実行する一連の手順を作成することをおすすめします。すでに1つまたは2つの緊急計画が策定されていることにご協力ください。
しかし、そもそもミスを避けるだけマシではないでしょうか?そのため、 従業員のパンチクロックシステムを 自動化するための5つの簡単なステップからなるこのクイックガイドを作成しました。あなたのタイムパンチシステムは、従業員と経営陣の間の主要なつながりであるため、アップグレードするときには細心の注意を払います。この記事では、スタッフのタイムパンチシステムと手順に焦点を当てていますが、これらのステップは、ビジネス内で行う必要があるあらゆるテクノロジの変更に合わせて簡単に変更できます。

なぜパンチクロックシステムから始めるのですか? 我々は上で簡単に述べたように、従業員のパンチクロックシステムは、あなたの従業員へのあなたの主な接続です。従業員はこのシステムを使用して、スケジュールの確認、勤務時間の入庫および出庫の確認、および獲得した金額の追跡を行います。従業員は、少なくとも1日2回このシステムを見て、それと対話し、それに依存するようになります。
経営面では、パンチクロックシステムは、どの従業員がうまく業績を上げているか、どの従業員が頻繁に呼び出され、どの従業員が後半に時計を表示します。これは、会計が給与チェックを追跡するのに役立ち、労働予算計画を立てるのに必要な主なデータ源です。
あなたのビジネスに使うことを選んだパンチクロック・ソリューションは、あなたの会社の成功に大きな役割を果たすので、現在のビジネスシステムをアップグレードする際にここから始めることをお勧めする理由を確認できます。
さらに手間をかけずに、従業員のパンチクロックシステムを自動化するための5つの簡単なステップをご紹介します。

適切な質問 まず

、アップグレードして解決しようとしている問題を決定する必要があります。あなたのパンチクロックシステム.古いものは遅く、面倒で、壊れやすいですか?社員がタイムパンチの手続きに文句言ってるのか毎回パンチが完遂に時間がかかりすぎるのか、それとも各週末にミスが多すぎるのか従業員が時間窃盗罪で有罪だと思いますか?あなたの会社には多額の費用がかかりすぎますか?

これらは、中小企業がパンチクロックシステムへのアップグレードを検討する一般的な理由です。ここ数年、 デジタルでモバイルのタイムパンチと従業員の出勤ソリューション が、上記の問題を解決する一般的な知識になっています。それがあなたのように聞こえるなら、それはスイッチを作る時間です。
質問、懸念、問題を書き留めてください。このリストは次のステップで必要になるので、十分に検討してください。パンチクロックシステム以外の懸念がある場合は、それらを書き留めてもかまいませんが、別のリストに保管してください。ステップ5で他のものをカバーします。

計画、計画、計画、 このステップ

を十分に強調することはできません。業界を問わず、すべてのビジネスは時間を要し、研究、計画、さらに計画を立てるのに労力を費やす必要があります。あなたはなぜ変更を行っているのか知っています-私たちはステップ1でそれをカバーしました-今、それを行う方法を理解する時です。あなたのリストを取得し、Webブラウザを起動します。解決策を見つける時が来ました!
a. パンチクロックのオプションについて調査し、柔軟性、会社と共に進化可能(将来ソリューションを再度切り替える必要がなくなります)、手頃な価格、セットアップが簡単なものを選択する必要があります。
候補者が素晴らしいカスタマーサービスと無料トライアルを提供する場合はボーナスポイント
契約を比較する-契約を必要としない契約を見つけることをお勧めします。契約がないと、より自由になり、財政の管理も維持できます。追加機能と互換性についても質問してください。各パンチクロックソリューションが提供するものを知りたい場合は、それらを現在の問題のリストと比較します。すべてではないとしても、最も解決するものを選択してください。
b. 新しいパンチクロックシステムを選択したら、従業員番号を含むすべての従業員のリスト、または特定のシステムで従業員を識別するために使用するものを作成します。この情報をすべて集めることは、後ですべての人を新しいシステムに投入するプロセスをスピードアップします。また、どの従業員が新しいシステムにまだ入っていないかを追跡する素晴らしい方法です。スイッチが 100% 完了するまで、このリストを手軽に保管してください。
c. この時間を取って、あなたのビジネスのために現地の規制を順守することは悪い考えではありません。現在コンプライアンスに準拠していることを確認してください。準拠していない場合は修正してください!労働規則は、あなたがほとんどの経営者のようなものだと事務処理や日常業務にあなたの頭を埋もれている場合は特に、すぐに変更することができ、時には多くの通知なしに起こります。新しいタイムパンチシステムを実装する前に、法務部門に相談し、完全に準拠していることを確認してください。必要な場合は、他の設定を行う前に、必要な変更を行います。新しいパンチクロックシステムの実装を開始するときに、減速を防ぐために、少し余分な努力を払う価値があります。覚えておいてください:私たちは問題を完全に回避しようとしています。緊急計画を試す方法を見つけることはできません。

彼らに話すべき何かを与える... そして、それを行う方法は

3 give them something to talk about and a way to do it 1542069596

もちろん、経営陣が責任を持ち、それが時間になったときに変更を加える権利と責任を持っています。しかし、それは従業員が状況に遅れないことを意味するものではありません。実際、このような変化を知らせずに起こすことは、スタッフの部屋に混乱をもたらす素晴らしい方法です。また、それは良いことではありません。モバイルパンチ時計と出勤システムに切り替えることは、スタッフとコミュニケーションを取るのに最適な機会です。また、あなたが聴いている人を見せてくれる素晴らしい機会です。
会議をセットアップしたり、変更内容を説明するパケット(なぜ、どのように、いつ、など)を書いたり、もう少し気軽に行ったり、従業員のBBQやピクニックを計画したりして基本事項を練りましょう。従業員に通知し、フィードバックを得る方法を選択する方法は、会社のポリシーと雰囲気によって異なります。そのため、正しい気持ちに耳を傾けることができます。ここでの主なポイントは、従業員がループ内にいる価値があることです。そのため、従業員がそこにいる機会を与えてください。
それは彼らにもフィードバックを提供する手段を与えることを意味します。不平を言ったり心配を持ち上げたり快適に感じられない人もいるし、それでいいよ。彼らの出席とその給料を含むものは、それらを少し神経質にするためにバインドされています。理解を示して,懸念を抱くときに耳を傾け,不安を和らげる方法を見つけようとします。対面して何かを言える気がしない場合に備えて、従業員に私的に連絡する方法を与えてください。目標は、透明性と懸念事項や考えを気にスタッフを示すことです。

トレーニングと調整

このステップでは、新しい従業員のパンチクロックシステムを設置する準備が整いました。スタッフも搭乗する必要があります。たとえ彼らがまだ懸念を持っていても、それは正常であることを覚えておいて、あなたが発生する可能性のあるものを扱うことができることを例で示してください。理想的には、超シンプルで高速なセットアップが付属する、モバイルタイムパンチと出勤ソリューションを選択しました。あなたはパンチクロックシステムプロバイダに複雑なマニュアルや不満の電子メールや電話を通過しなければならない場合、あなたはあなたのビジネスのために間違ったソリューションを選択している可能性があります。
無料トライアルと無契約について私たちが言ったことを覚えていますか?このステップは、これらの提案が便利な場所です。セットアッププロセスやトレーニングプロセスが気に入らない場合は、おそらくシステムを気に入らないでしょう。手遅れになる前に戻れ!市場にはあまりにも多くの強力で、手頃な価格で、柔軟なパンチクロックアプリがあり、あなたが嫌うものを使って立ち往生しています。
どちらにせよ、一度全員設定したら、みんなを鍛える時だ。これは、マネージャ、スーパーバイザ、およびすべてのスタッフが、新しいパンチクロックシステムの仕組み、問題の報告やフィードバックの方法、何かがうまくいかない場合の対処方法を学ぶ時間です。これはあなたの準備作業のすべてが報われる場所です!従業員リストとID番号はすべて準備が整っているので、全員をシステムに入れていくのはケーキです。生体認証システム(フィンガープリント)を使用している場合は、すべての設定時に従業員が立ち会う必要がありますが、適切なデジタルタイムパンチシステムにより、いつでもシンプルかつリアルタイムに変更を加えることができます。
すべてが稼働した後、従業員からの不幸な報告を聞いている場合は、コメントをより深く調べて、おそらくより多くのトレーニングが必要かどうか、またはシステムがうまく機能していないかどうかを確認する必要があります。あなたの古いパンチクロックシステムは、新しいものと一緒に動作させることができます, ちょうど数週間, 念のため.古いシステムをトレーニングホイールのように考えてください。誰もが新しいパンチクロックシステムを学んだように思われるときは、それを完全に削除することができます。

未来

に備える 従業員のパンチクロックシステムを自動化するためのステップは4で終わっているはずだと思っているかもしれませんが、しばらくお待ちください。デジタルのモバイル従業員の時間パンチと出勤システムへのアップグレードは、はるかに大きな計画の第一歩に過ぎません。もちろん、大きな変更を加える前に、そのシステムをしばらく試すこともできますが、将来に備えておくべきではありません。ステップ2を覚えていますか?それは計画に関するすべてであり、インターネットのおかげで、ビジネス技術の最新動向を最新の状態に保つことが容易です。
タイムパンチ系だけじゃなく全てがデジタルになる日が来るから、今更覚悟してみてはどうだろう?さらに、すべてのビジネスシステムをモバイルバージョンにゆっくりと変更することで、今すぐスイッチを開始できます。モバイル従業員のパンチクロックソリューションがいかに効率的でエラーのないかを確認したら、他の生産性アプリもどのように役立つか興味があります。だからこそ、ステップ5は将来のビジネスを準備することだと言います。しかし、どのようにして未来に向けて準備していますか?
あなたのビジネスを見て-何が良いかを自問し、このプロセスをもう一度開始してください。ステップ1でたまたま2つ目のリストを作ったのか?もっと良くなる必要があったけど、タイムパンチ系とは関係なかったのか?もしそうなら、それは始めるのに良い場所です。これらはあなたがすでに知っているアイテムなので、あなたの注意が必要です。従業員に何を考えているか尋ねることもできます。彼らはあなたのビジネスの最前線にいるので、何が機能しているのか、何が助けになるのかを知っています。彼らの意見を得る。彼らが何を変えるかを見てください!
しかし、あまりにも迅速ではありません。ヘルプを利用できる領域を 1 つずつ選択し、新しいパンチクロックシステムでうまく機能する他のアプリやソリューションを調べます。うまくいけば、あなたはすでに互換性のあるアプリケーションの大きなリストを持っているものを選んだので、あなたの次の大きなスイッチはさらに簡単になります。今、それは未来のために準備されています!

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デジタルタイムパンチソリューションに切り替えることで節約する方法 お金。時間。ストレスとフラストレーションです。人手だ不十分な計画、低品質のツール、および非効率的なプロセスは、これらすべてに影響を与えます。それは黎明期から企業にとって生命の事実です。マネージャーとオーナーオペレーターは、コストを削り、より良く、より効率的な方法を見つけるという仕事を毎日担当しています。
私たちは、時間、お金、そして環境さえも節約できる大きな技術進歩の時を生きています。たとえば、古いパンチシステムを見てみましょう。彼らは通常、頻繁なメンテナンスを必要とするか、完全に交換する必要さえある、大きな、重い、不器用なマシンでした。従業員は紙パンチカードを使わなければなりませんでした。機械とカードは、どちらも資源の大幅な無駄でした。お金や人手だけでなく、物理的な資源も無駄でした。壊れたタイムクロックの部品はどこに行ったと思いますか?そして、何週間も経たないすべての紙はどうですか?
デジタルのモバイルパンチ時計アプリは、不器用な機械と無駄な紙を取り除き、プロセス中の時計をより速く、効率的に、そしてより低コストにします。データはクラウドに保存されるため、接続されているどのデバイスからでも簡単にアクセスできます。つまり、レポートは常にタップまたはスワイプするだけで済みます。物理的なビジネスに重大な問題が発生した場合でも、すべてのデータはクラウド内で安全かつ健全であり、従業員は時間通りに支払われ、適切な金額が支払われます。紙のカードを持つ古い恐竜にも同じことを言うことはできません。
さて、そのパンチ時計アプリの効率性とアクセシビリティが、在庫管理、食品の安全性、シフトスケジューリング、毎日のタスクリスト、従業員記録にまで拡大したとします。あなたが物理的にいない場合でも、すべての支店とのリアルタイムコミュニケーションはどうですか?テクノロジーはそのすべてを行うことができます。実際、それは今それをやっています。新しい機器を購入し、複雑なソフトウェアをインストールすることはできますが、ほとんどの人がポケットに入っているものを使用する方が簡単ではないでしょうか?スマートフォン、タブレット、あらゆる形やサイズのモバイルデバイス。これがビジネスの未来であり、未来が今です。
私たちはあなたの注意を得ましたか?あらゆるタイプの 生産性アプリを使用して中小規模企業を管理 する方法の詳細については、他の記事をご覧ください。

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