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「従業員スケジューリングの効果的なステップバイステップガイド

the complete step by step guide to effective employee scheduling
Grace Wairimu

By Grace Wairimu

効果的な従業員のスケジューリングへの鍵ほとんどの企業

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では、従業員のスケジューリングはマネージャの責任です。しかし、大規模な組織では、タスクは、スケジューリング専門家または人事マネージャ専用であってもよいです。

従業員のスケジューリングの目標は、できるだけ効果的にタスクを割り当てることです。効果的な従業員のスケジューリングにより、企業は人件費の削減、コンプライアンス、従業員やクライアントの満足など、さまざまなメリットを得ることができます。残念ながら、従業員のスケジュールの作成を担当するほとんどの人は、効果的なスケジュールを作成することはめったにありません。これを行うことは理解できます。特に、直前のシフトの変更や対処する時間外のリクエストなど、やむを得ない状況では理解できます。幸いなことに、企業は学習しており、多くの企業はすでに、Zip Schedulleのような従業員のスケジューリング ソフトウェアの助けを借りて、効果的な従業員のスケジューリングの 利点を享受しています。は、Zip Clockのような時間追跡ソフトウェアと一緒に使用すると、月間最大2,000ドルを節約できます。

効果的な従業員のスケジューリングの鍵は、ビジネススケジューリングのニーズと従業員のスケジューリングのニーズです。両者のバランスを取らないと、効果的なスケジュールを達成することは不可能になります。あなたが一方に集中し、他方を無視すると、ビジネスは苦しむでしょう。あなたは、従業員のスケジューリングのニーズにあまりにも多くの重要性を置く場合たとえば、業務は苦しむか、停止に来ます。一方、あなたは、労働者のニーズよりもビジネスのスケジューリングニーズを優先することを決定した場合、従業員のパフォーマンスと士気が低下し、これは、予想通り、マイナスのビジネスに影響を与えます。

したがって、効果的な従業員のスケジューリングの鍵は、従業員のスケジューリングのニーズとビジネススケジューリングのニーズのバランスを取ることです。

ビジネススケジューリングのニー
ビジネスのスケジューリングのニーズまたは要件は、営業するビジネスのタイプによって異なり、部門ごとに異なります。

ビジネススケジューリングのニーズは、

  • ピーク時に十分なカバレッジをスケジュールする必要性を含むことができます。
  • 良い顧客サービスを提供する必要があります。
  • 高い売上高率を管理または制御する必要性、レストラン業界で共通の課題。
  • 時間外作業
  • を排除または削減するスケジュールを作成することによって、管理可能な人件費を管理する必要性、スケジューリング中、および超過スケジューリング。
  • 雇用法を遵守する必要性。
  • など
従業員のスケジューリングニーズ
従業員のスケジューリングニーズのいくつかは、以下を含むことができます。

あなたの従業員のスケジューリングニーズのいくつかは、次の
  • -十分なリードタイム、すなわち、最後の分通知は、自分のワークライフバランスを混乱させるような彼らのスケジュールに関する事前通知を含むことができます。
  • ライフスタイルに合わせたシフト。例えば、夜勤はおそらく、単身である従業員ではなく、結婚し、世話をするために家族を持っている労働者に適しています。
  • 彼らの強みと能力と手を携えて行くシフトや役割を埋めたいという願望。
  • シフトスワップを自己管理し、余分なシフトを選び、休暇要求を送信する機能を、多くの複雑さなしに実現します。
情報を使用して、従業員のスケジューリングに重要な要素とバランスをとるスケジュールを作成するように設定できます。従業員が望むものがわからない場合は、従業員と一緒に座り、ニーズを共有できるようにします。もちろん、提示された各スケジューリングのニーズに従う立場ではないかもしれませんが、少なくとも、ビジネスに悪影響を与えない方法ですべてのバランスを取ることができます。

効果的な従業員のスケジューリング

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へのステップバイステップガイドでは、従業員を効果的にスケジューリングするための簡単な4ステップガイドを見てみましょう。

1.作業生産基準の決定
従業員が特定のタスクを正常に完了するために必要な期間を確認する必要があります。その後、ビジネスのその役割に対して同様の手順を繰り返すことができます。

2.過去数日間または数週間のアクティビティ・レベルを調べる
次のステップは、過去数週間のアクティビティ・レベルを精査することです。つまり、過去数週間のビジネスがどれほど忙しかったか、遅かったかを調べます。たとえば、レストランを運営する場合、日曜日の夜に過去数週間のビジネスはどのように行われていますか?POSシステムは 、販売レポートに基づいてこの種の洞察を提供できるはずです。

情報を武器に、特定の日の営業時間中に必要とする可能性のある労働者の数とタイプを決定することができます。Zip Forecastなどの予測ツールは、売上に基づいて 特定の日、期間、またはタイムスロットの活動レベルを予測 できるため、労働ニーズを手動で判断する必要はありません。レポートを 1 回のクリックで確認できます。さらに、従業員のスケジューリングソフトウェアと一緒に使用すると、Zip Forecastは特定のタイムスロットにスケジュールする必要がある従業員の数とタイプを自動的に把握します。在庫管理ツールと統合すると、携帯電話から在庫を監視し、消耗品が不足しているときにアラートを受け取ることができます。

3.スケジューリングのニーズと従業員のスケジューリングのニーズの要因
作業者のニーズとビジネスのニーズのバランスをとるために、役立つヒントをいくつか紹介します。

  • 資格と能力に応じてシフトを一致させる。
  • 十分なリードタイムを確保するために、従業員のスケジュールを事前に作成します。
  • シフトを公平に配分する。
  • 従業員の役割を明確に定義します。
  • 適切な場合は、シフトスワップを許可します。
  • 従業員が休暇のリクエストを簡単に転送できるようにします。
  • 従業員がオープンシフトをピックアップする方法を提供します。
  • 欠勤など、予期せぬ事態に備える計画を立てる。
  • 労働法を遵守する。質の高い従業員スケジューリングツールは、あなたが壊れようとしている法律をあなたに通知することができるはずです。
4.従業員スケジュールの作成
好みに基づいて、毎日、毎週、または毎月の従業員スケジュールを作成できるようになりました。従業員のスケジュールを作成するために、あなたが利用できる主な3つの方法があります。

1)ペンと紙
2)ExcelまたはGoogleスプレッドシート
3) 従業員スケジューリングソフトウェア

ペンと紙の方法を使用すると、従業員を作成する最も安い方法ですスケジュールを使用することもできますが、これは最も時間がかかり、エラーが起こりやすい方法です。それはスケジューリングを超えて多くの利点が付属 しているように、従業員のスケジューリングソフトウェアは、今で最も好ましいスケジューリング方法です 。たとえば、品質システムは、任意のスケジューリングの競合を通知し、変更を提案し、通知を送信し、グループ通信を許可し、我々はすでにこの記事で説明したいくつかの他の多くの利点間のシフトスワップを有効にすることができます。

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