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スケジュールミス | 1 min read

ビジネスを傷つける一般的な従業員のスケジューリングミス

common employee scheduling mistakes that hurt your business
ミテシュ・ガラ

By ミテシュ・ガラ

スケジューリングが悪いとビジネスは成功しません。だからこそ、多くのビジネスオーナーがスケジュールを作成する際に犯す間違いを認識する必要があります。シフトを適切にスケジュールすることは、一般的なエラーを回避するポイントを作るとずっと簡単です。
従業員のシフトのスケジューリングは、ビジネスオーナーまたはマネージャーとしての中核的な責務の 1 つです。しかし、注意しないなら、それはまた最も難しいことの1つになる可能性があります。多くの組織は、一般的なスケジュールのミスが原因で、潜在能力を最大限に発揮できていません。
幸いなことに、これらのミスは避けられます。あなたは単に彼らが何であるかを知る必要があります。具体的には、これらの重要なエラーの餌食にならないようにしてください。

シフトのスケジュールを忘れた

シフトのスケジュールを忘れることが避けなければならない間違いである理由を理解するのは簡単です。シフトを忘れた場合、利用可能な従業員を見つけるために最後の瞬間にスクランブルする必要があります。これにより、他の重要なビジネスタスクに対処できなくなります。
また、将来のスケジュールが複雑になる可能性もあります。たとえば、通常、従業員 A にシフト勤務をスケジュールしたが、忘れたとします。これに気づく頃には、従業員Aは利用できないかもしれません。従業員Bが彼らを補填できるとしても、それに応じてスケジュールを調整する必要があります。そうしないと、従業員Aは、スケジュールミスを犯したために収入を逃したことに怒ってしまいます。

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お気に入りを再生中

ビジネスの性質によっては、一部のシフトが他のシフトよりも望ましい場合があります。たとえば、従業員がヒントをプールしないレストランを所有している可能性があります。または、小売店を管理している場合があり、一部のシフトは他のシフトよりもはるかに圧倒的に忙しいです。
スケジュールを作成するときは、この点に留意してください。常に最も望ましいシフトを同じ従業員に与えることで、一部の労働者を軽視したくないでしょう。
とはいえ、業績が比較的悪い従業員は、より良いシフトを獲得していないことがあります。多分彼らはそれを扱う資格がない。一日のうちで最も忙しい時間帯に無能な従業員をスケジュールすると、顧客に間違った印象を与える可能性があります。
従業員が本当に最も望ましいシフトをカバーする資格がまだない場合は、レビュー中にこれについて話し合ってください。あなたが彼らと協力して必要な改善をすれば、彼らはあなたをより尊敬するでしょう。

ギリギリまで待つ

スケジュールを作成する際には、従業員のニーズを考慮してください。彼らは仕事以外で個人的な生活を持っている。2週間以上前にシフトについて知っていれば、個人的な生活を計画する方が簡単です。さらに、一部の法律では、特定のタイプのシフトを事前にスケジュールする必要があります。

重要なドキュメントを失う

適切な組織が成功の鍵です。これは、スケジュールを作成するときに特に当てはまります。たとえば、契約を失った場合、従業員が想定よりも多くの時間勤務するように誤ってスケジュールする可能性があります。これらの種類の文書には機密情報も含まれる傾向があるため、それらを紛失すると法的措置ももたらされる可能性があります。

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スキルレベルを考慮しない

すべての従業員が交換できるわけではありません。スキルレベルと資格は異なります。シフトのスケジュールを立てるときは、このことを覚えておいてください。
おそらくあなたは人気のあるバーがあるレストランを経営しているでしょう。シフトを扱う従業員が誰もバーテンド(バーテンド)する方法を知らない場合は、顧客を怒らせます。特定のシフトに誰をスケジュールするかを決めるときは、担当者が担当するタスクの種類を評価します。この基本的な手順を実行すると、重大な問題を回避できます。

コミュニケーションが悪いです

ほとんどの従業員が慣れやすいコミュニケーション形式を特定します。コミュニケーションプロセスを標準化すると、スケジューリングがはるかに簡単になります。
とはいえ、異なるタイプの労働者が異なるタイプのコミュニケーションツールに慣れていることを覚えておく必要があります。若いミレニアル世代は、Slack などのメッセージングアプリとの調整を快適に感じるかもしれませんが、技術に精通していない従業員はメールを好むかもしれません。誰もがそれを理解することが確実になるまで方法を選ぶな。

予算を計上しない

通常、人件費は総経費の 70% を占めます。したがって、スケジュールを作成するときは、予算を念頭に置く必要があります。これには、残業代や追加の報酬形態など、関連するすべての要因を考慮する必要があります。たとえば、従業員が現場で働くことがある場合は、出張費の補償が必要になる場合があります。

従業員のニーズを無視する

一般的に、従業員が自分のニーズを快適に表現できるようにしてください。休暇を申請するプロセスが透明でシンプルであることを確認してください。従業員が特定のシフトを求める場合、要求が妥当であれば、希望に応じて行動することを検討してください。世話をする子供がいる強い従業員は、職業上のニーズと個人的なニーズの両方に対応できるシフトが必要な場合があります。お気に入りをプレイしているように見えて他の従業員を怒らせない限り、スケジュールプロセスでこれを考慮してください。

シフトスワッピングが複雑になるようにする

適切なツールを使用すると、適切なスケジュールがはるかに簡単になります。たとえば、従業員がシフトを簡単に交換できるツールを使用するとよいでしょう。プロセスをある程度監督することはできますが、直接関与する必要はありません。
従業員が仕事を逃す必要がある時がくるでしょう。こうなると他人に援護してもらわなきゃいけないだろうな誰もが慣れ親しんだ標準化されたプロセスがあれば、混乱につながるこれらの状況を心配する必要はありません。

明確な期待値を提供しない

従業員は、いつ仕事に報告すべきかを知る必要があるだけではありません。また、到着時にどのタスクに集中すると予想されるかを知る必要があります。時々、これはあなたが思っているほど明確ではありません。
本屋を所有しているのかも知れない。遅いシフトでは、従業員が棚の補充を担当することがあります。他の時期には、古い季節のディスプレイを削除し、新しいものに交換することを期待するかもしれません。
従業員が心を読めないんだな特定のシフト中に集中できる可能性のあるタスクが複数ある場合は、どちらが最も重要なのかを理解するようにします。

スケジュール作成に時間を費やしすぎ

繰り返しますが、適切なツールを使用することが不可欠です。従業員のシフトを適切にスケジュールすることは、あなたの最優先の責任のXNUMXつかもしれませんが、それはプロセスにXNUMX日を費やす必要があるという意味ではありません。代わりに、それを単純化するために使用するリサーチツール。たとえば、多くのプログラムは人工知能を使用して将来のスケジューリングのニーズを予測します。これにより、多くの時間を節約できます。

スプレッドシートの使用

適切なツールを使用するのと同じくらい重要ですが、間違ったツールを使用しないようにする必要があります。時代遅れのスケジューリングリソースに頼ると、ミスを犯す確率が高まります。
具体的には、集計表を作成するときは、Excel などのスプレッドシートプログラムを使用しないでください。はい、ビジネスが小規模な場合、スプレッドシートはニーズを満たしているように見えるかもしれませんが、ビジネスが成長するにつれて、スプレッドシートは扱いにくくなる可能性があります。
正しい権限を追加するのは面倒です。多くの場合、モバイルデバイスでスプレッドシートを編集することは困難です(不可能ではないにせよ)。スプレッドシートプログラムは特定のニーズに合わせて設計されていないため、特別なスケジュール機能も提供していません。堅牢なスケジューリングツールにアップグレードしたほうがいいよ。
これらのポイントの重要性を見落とさないでください!成功するためには、スケジュールを適切かつ効果的に作成する必要があります。これらの間違いを避けることで、あなたはそうするでしょう。

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デモのスケジュール