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タスク管理ソフトウェア | 1 min read

タスク管理ソフトウェアについて知っておくべきことはすべて

everything you need to know about task management software
ダコタ・シーツ

By ダコタ・シーツ

タスク管理とは何ですか。

タスク管理は、作業を識別、追跡、完了するための包括的なシステムです。タスク管理には、開始から完了までのタスクの進捗の追跡、期限の設定、チームメンバーへの職務の委任が含まれます。管理ソフトウェアは、プロジェクトを詳細なタスクとサブタスクに分割することにより、プロジェクトをできるだけスムーズに実行できるようにします。

タスクを適切に管理することの重要性

適切なタスク管理システムの導入は、従業員の労働を最も生産的な使用にリダイレクトします。マインドフルなチームタスク管理は、仕事の質を高め、ヒューマンエラーを減らします。

タスク管理ツールは、専門家が各タスクに理想的な時間を費やし、タスクの完了に責任を負うのに役立ちます。

タスク管理システムの実装に失敗すると、締め切りの逃れ、不要なストレス、およびプロジェクトの失敗につながる可能性があります。事業主とその労働者が過度に伸びたり燃え尽きたりすると、質の高い仕事を生み出したり、顧客やクライアントにポジティブな体験を提供したりすることは少なくなります。

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適切なタスク管理のメリット

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タスク管理を利用する主な利点は次のとおりです。

  • -生産性の最適化-タスク管理システムを実装して生産性を理想化する。各タスクに適切な時間を費やすと、より多くのタスクが完了します。
  • 効率の向上-生産性の向上は、共生的にビジネス効率を高めます。
  • スタッフに販売の促進や新規顧客の獲得に集中する時間を増やすストレスの軽減-タスク管理ツールは不要なストレス、燃え尽き、非生産的なマルチタスクを削減
  • -
  • 顧客満足度の向上-顧客をより幸せにする
  • 効率的で生産的な従業員が配置された組織化された店頭を提供する傾向分析-タスク管理システムは、注意や改善が必要な領域を判断するのに役立つ、簡単にアクセスできる統計を提供します。トレンドを認識すると、スタッフは適切で即応性の高いビジネス戦略を策定できます

適切なタスク管理のためのヒント

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適切なタスク管理システムの開発は威圧的になりますが、努力する価値は非常に高いです。

以下はそのプロセスを支援するヒントです。1.目標の確立-

  • 明確で到達可能な目標を指定目標を短期および長期のカテゴリに分ける
  • SMART目標システム(スマート、測定可能、達成可能、関連性、および時間限定)を使用して、目標がスマートかどうかを識別します。
  • 目的が頭字語で表されるすべての単語の定義基準を満たしていることを確認するビジネスの確立された短期および長期目標の達成に直接貢献するタスクにのみ取り組む

2.前もって計画する-一日の計画を立てるために
  • 、仕事の5〜10分前に捧げる。スケジュールの互換性に基づいて、次の計画オプションのいずれかを選択します
  • -前夜-就業日の終わりに、15分を作業領域をクリアし、次の日の最も緊急の目標のリストを作成するために捧げます。これは素晴らしい解凍技術であるだけでなく、翌日整理された空間に到着すると、より集中した気分になります
  • 朝の最初のこと-数分前にワークスペースに着いて、優先順位付けされたToDoリストをコンパイルし、上記の同じガイドラインに従って1つのタスクに焦点を合わせます
  • 一度に、マルチタスクまたはあるタスクから次のタスクに必死にジャンプすると、
  • 何も完了しない可能性があります。難しくなく、よりスマートに働く方法を常に探してください

。3.タスクの優先順位-ToDo
  • リストをタスクの緊急度で分類する組織とアカウンタビリティを維持するために
  • 、完了したタスクとサブタスクを To Do リストのタスクとサブタスクをクロスアウトします。さらに、このプロセスは、ToDoリストのエントリをクロスオフするときに達成感とモチベーションを提供します
  • 重要性の低いタスクをタイムリーに取り組みますが、優先タスクの後にのみ

ToDoリストを作成するときにStephen Coveyのカテゴリ基準を検討してください。
  • 重要かつ緊急-最優先のタスクとサブタスクで、即時の注意とアクションが必要です。時間の影響を受けにくいタスクに進む前に、これらの最も重要で緊急のタスクを最初に完了してください。
  • 重要だが緊急ではない-表面的には重要に見えるが、詳しく調べると後で延期できるタスクとサブタスク緊急だが重要ではない
  • -タスクとサブタスク継続的に注意と行動を要求しますが、完了すると永続的な価値はほとんどまたはまったくありません。
  • 緊急ではあるが重要ではないタスクを可能な限り委任する緊急でなく、重要ではない-忙しいという錯覚だけを提供する最も優先度の低いタスクとサブタスク。これらのタスクは、

時間が許すときだけ最後に対処してください。4.注意散漫を軽減する-
  • 自己誘発的および外部的な中断の両方に注意を払う
  • 。特に、時計にいる間はソーシャルメディアの使用に注意を払う。スマートフォンは非常に重要な技術の進歩ですが、スマートデバイスは中毒性の高い時間の浪費にもなりえます。ミレニアル世代とジェネレーションZの 36%
  • 以上が勤務時間中にスマートフォンに2時間以上費やしているとの報告効率を最大化するために、必要に応じて携帯電話の電源を切り、オフィスのドアを閉める。追いつくまでの社会活動のために
  • 、就業日の特定の時間を指定するスタッフとチェックインするためのメール

5.非生産的な要求を拒否する-
  • 適切な場合はアイデアや要求にしっかりと丁寧に拒否することを恐れないビジネスの短期または長期の目標に向かって機能していないタスクを放棄する後で時間を無駄にしないように経験から学ぶ
  • 目標からあなたをそらすタスクは、収益を損なうことであることを忘れないでください

。6.時間の追跡-
  • タイムトラッキングは、単一のタスクにかかるおおよその時間を測定するのに役立ちます
  • シンプルなタイムシートトラッカーを使用して、ワンクリックでさまざまなタスクやプロジェクトを簡単に出入りできます。
  • モバイルおよびデスクトップのトラッキングを含むスマートデバイスソフトウェアテクノロジを活用して、効率、使いやすさ、アクセシビリティを向上させる詳細なリアルタイムレポートを生成して、
  • 改善と成長を分析する

7.柔軟で忍耐強く-
  • 締め切りが常に満たされるとは限らず、プロセスが必ずしも計画どおりに進むとは限りません。
  • 締め切りまでにプロジェクトを完了することが多いと報告しているチームはわずか 37% に過ぎず、忍耐力、柔軟性、理解を実践して全員のストレスレベルを低下させて
  • 、ビジネスの適応性を促進し、仕事の満足度とビジネス全体の収益の両方を向上させる

不適切なタスク管理の影響

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不十分な計画は、プロジェクトの失敗の主な原因です。計画不良によるその他の影響としては、-

  1. 不十分な時間管理-期限の欠如は、スタッフの間で非生産的に繁殖し、ビジネス全体の収益を低下させます。制作された作品は、完成していても品質が悪い場合があります。
  2. 目標の定義が不明確-明確な目標がなければ、従業員はタスクにどのように取り組むべきか、なぜ作業を行うべきかを理解できません。タスクの指示がないと、スタッフメンバーはパフォーマンス面で何が期待されているかを認識しません。その結果、生産性と生産性が低下し、プロジェクトの失敗につながる可能性があります。
  3. 未定義の予算-未定義の予算は、資金の活用方法を適切に対処していません。予算を設定しないと、資金が誤用または無駄になる可能性があります。プロジェクトが完了すると、必要以上に多くの費用がかかることがあります。また、十分な予算編成がないために、目標が遅れたり、失敗したりすることもあります。
  4. 不幸な顧客と顧客-顧客や顧客はあなたの製品やサービスに不満を抱いているかもしれません。その結果、彼らは将来あなたのビジネスを頻繁に行うことがないかもしれません。計画が悪いと、現在および潜在的な顧客との良好な関係を確立するビジネスの能力が損なわれます。
  5. 高いリスクと問題へのエクスポージャーの増加-不適切な計画は、予期せぬリスクや問題の可能性を高めます。不十分な計画から生じる問題の解決に時間を無駄にすることは避けてください。目標とタスクリストを作成するときにSMARTメソッドを使用すると、ビジネスが危険なベンチャーに乗り出す可能性が軽減されます。

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タスク管理ソフトウェアとは何ですか。

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タスク管理ソフトウェアは、プロジェクトを合理化し、全体的な効率を向上させる技術システムです。このソフトウェアには、タスクの優先順位、プロジェクトの委任、時間の管理、締め切りの遵守などの機能が含まれています。

タスク管理ソフトウェアにより、

  • タスクを整理するリスク管理リソーススケジューリングリソース管理ドキュメント管理時間と経費の追跡複数のタスク
  • 管理分析とデータレポートコンパイル繰り返しタスクスケジューリング通知とアラート予測時間見積もりリモートアクセシビリティファイル共有経費管理アジャイルプロジェクト管理
  • タスク管理ソフトウェアを使用する主な利点

    • タスクの合理化-時間を節約し、期限を守り、タスクを委任して追跡してスケジュールを維持し、効率を向上させますプロジェクトの優先順位付け
    • -タスクを追跡することで、従業員はどの目標がより重要でどの目標が必要かを識別できます
    • 時間と労力を増やすコラボレーションを促進する-アイデアやフィードバックをチームの他のメンバーと簡単に共有し、チームマネージャーに報告し、スタッフのコミュニケーションの効率を高め、不必要な非生産的な職場での競合を減らします増加
    • 従業員のアカウンタビリティ-82% の人々が、他の人に説明責任を首尾よく保持する能力がないと報告していますが、91% の従業員がビジネス開発ニーズのリストでアカウンタビリティを高く評価しています。適切なソフトウェアを使用すると、期限と明確な指示により、従業員のアカウンタビリティを大幅に向上させることができます

    ビジネスに適したソフトウェアを見つける方法

    how to find the right software for your business 1597177855 7805

    適切なタスク管理ソフトウェアは、

    1. 迅速かつ簡単なタスクの作成、編集、および委任を許可する必要があります。タスクへのアクセスや編集には数分しかかからず、ユーザーはチームの誰にでもタスクを委任できる必要があります。
    2. すべての従業員にタスクの監視と監査の作成を許可します。ユーザーは、リアルタイムのタスクの進捗状況と完了したタイムスタンプ付きタスクを表示でき
    3. インターネットにアクセスできる場所からいつでも、Webサーバー、モバイルデバイス、または電子メールを含むすべてのデバイスタイプで、リモートアクセシビリティを許可します。さらに、タスク管理システムは、タスクをデジタルで表示またはマークする機能をユーザーに提供する必要があります

    ソフトウェアシステムを購入する際には、次の点を考慮してください。
    1. -評価-ビジネスの理由を包括的かつ透明性のある評価から始めるプロジェクト管理ソリューションが必要です。効率が直面しているニーズと現在の問題を概説して、ブレーンストーミングを始めましょう。

      これに従って、既存のビジネス・プロセスを調べて、ペイン・ポイントを分析します。ビジネスに最も必要なものがわかっている場合、


    2. ビジネスに適したプロジェクト管理ソフトウェアを選択することははるかに困難ではありません。研究-ビジネスに適合しないプロジェクト管理ソフトウェアを購入しないでください。ビジネスニーズを定義した後、システムの機能を調査し、オンラインでレビューを読んでください。ネットワークおよびチームメンバーに連絡して、最も効率的であると見なされたソフトウェアプログラムについて問い合わせる


    3. Foresee-従業員の抵抗からデータ移行に至るまで、実装上の潜在的な障壁を考慮し、それらを軽減する計画を立てる。ソフトウェアを選択して購入する前に、すべてのスタッフの懸念に耳を傾け、関与します。リストの各潜在的な障壁を特定して準備する


    4. Quantify-コストと能力のバランスを見つけます。ビジネスが必要とする機能やメリットが得られる機能に焦点を当て、近い将来のニーズも考慮します。光沢のある新機能に固執せず、重要な機能のギャップがあるソフトウェアプログラムを購入するリスクを冒してください。

      ビジネス用に間違ったソフトウェアを購入すると、長期的には多額の費用がかかる可能性があります。


    5. プロジェクト管理の購入を財務経費ではなくビジネスへの投資として表示テスト-フリーソフトウェア試用版を活用してください。リストにあるすべてのソフトウェアを試し、現実的なプロジェクトシナリオを使用して、ソフトウェアのタスク管理ツールがビジネス要件に適合しているかどうかを確認します。コラボレーション機能に関するフィードバックをリクエストし、意思決定プロセスにおけるチームのタスクのニーズを慎重に検討します。

      さらに、カスタマーサービスとベンダーの応答性をテストします。遠慮なくソフトウェアサポートチームに助けを求め、すべての質問に答えてください。多数の無料トライアルを試すと、組織文化、ニーズ、ビジネステクニックに合ったシステムに自信を持って投資できます。


    6. コラボレーション-適切な管理ツールを使用して、コントロールワークカルチャーをより協調的なものにシフトします。。コラボレーション機能により、従業員と顧客はチームプロジェクトを積極的に理解し、参加することができます。ソフトウェアが提供する制御レベルとコラボレーション機能の最適なバランスを見つけます。


    7. 実装-ソフトウェア実装計画を実行して、実装のスケジュールを考慮して、できるだけスムーズに実行してください。管理ツールをゆっくりと段階的に導入するか、全社的に一度にインストールするかを決定します。

    アクセシビリティと互換性を保証する十分なオンボーディング手順を確立するビジネスオーナーとプロジェクトマネージャーは、必要なときにいつでもすべての従業員に支援とサポートを求めるよう奨励する必要があります。従業員がナビゲーションや使用に慣れていない場合は、ソフトウェアシステムは役に立たないことに注意してください。慎重な検討とスムーズな導入により、適切なタスク管理システムにより、従業員の時間とビジネスリソースの両方を節約できます。

    主なポイント

    • タスク管理は、生産性を最適化し、効率を高め、ストレスを軽減し、顧客満足度と傾向分析を改善するタスク管理ソフトウェアは
    • 、ビジネスのタスクの組織、優先順位付け、委任、および追跡を最適化しますタスク管理に役立つ側面
    • 目標の確立、事前計画、タスクの優先順位付け、注意散漫の軽減、非生産的な要求の減少、時間の追跡、
    • 柔軟で忍耐強い不適切なタスク管理は、不十分な時間管理、目標の不明確な定義、未定義の予算、不幸につながる可能性があります顧客とクライアント、
    • および高リスクで問題のあるプロジェクトまたはタスクへの暴露の増加適切な管理ソフトウェアは、タスクの合理化、プロジェクトの優先順位付け、コラボレーションの促進、および従業員のアカウンタビリティの向上ビジネスニーズの評価
    • 、製品の調査、実装の予見を可能にします障壁、コスト対能力の定量化、試運転によるテスト、すべてのスタッフとのコラボレーション、および実装計画を先制的に実行して、
    • 情報に基づいたソフトウェア購入の決定を下すビジネスプロフェッショナルは、タスク管理ソフトウェアを使用して日常業務を合理化し、収益と生産性を最大化

     cta content inline and exit intent
    デモのスケジュール