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作業効率性 | 1 min read

作業効率について知っておくべきことはすべて

everything you need to know about work efficiency
ダコタ・シーツ

By ダコタ・シーツ

作業効率の概要

調査と統計は、大規模な職場改革の必要性を疑う余地のないことを明らかにしています。革新的な業界の専門家は、競争力を獲得し、より良い作業環境を作り、作業効率を最適化するために、ビジネス慣行を刷新する必要があります。

効率的であるとはどういう意味ですか

ビジネスの専門家は、既存の事業運営の効率化を適切に分析し、実施するために、職場の効率の定義を理解する必要があります。

効率は、最小量の入力を使用して最大量の出力を生成するシステムとして定義されます。効率的に作業すると、同じ量のリソース入力から生産量が増えます。

職場の設定では、通常、効率は、個々の従業員が単一の就業日に達成するタスクと労力を記述します。

チームまたは部門によって完了したタスクと作業は、職場の効率の定義に包含されます。従業員が効率的であると定量化するためには、勤勉かつ意図的にタスク完了に向けて作業する必要があります。

通常、効率的な従業員-

  • 優先度に基づいてタスクを完了プロジェクトをタスクに分割し
  • 、タスクをサブタスクに分割頻繁に
  • 小さな休憩を取る注意散漫を最小限に抑える意図的にコミュニケーションをとる慎重に委任する

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効率的に作業することの価値

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効率性の価値は、ビジネスの利益、成功、収益に反映されます。効率化は、次のような幅広い利点をもたらします。

  • 最適なリソース使用量廃棄物の削減コスト削減エラーの減少生産性の向上効率的な従業員は

、ビジネスにとって非常に貴重なリソースです。効率的な従業員は、チーム全体を立ち上げ、ビジネスの収益にプラスの影響を与えることができます。

ビジネスオーナーは、ビジネスのあらゆる側面に反映されるため、効率に値札を付けることはできません。このため、効率性は、ビジネスプロフェッショナルが無視できない重要な優先事項です。

対照的に、非効率的な従業員はビジネスを排水し、効果的に内部から腐敗させます。非効率性は、非生産的な職場環境を急増させ、企業文化を低下させ、企業のリソースを枯渇させます。

従業員が非効率的になる理由はたくさんあります。-

  • 仕事がやりがいのない、刺激的ではない
  • 中断された、または気を散らすことが多すぎる
  • 説明責任やモチベーションの欠如不明な指示や期限を考えると
  • 先延ばし

効率性と有効性

効率性は不可欠ですが、ビジネスを成功させるには有効性も必要です。効率と有効性は本質的に共生しており、効率は効果的である場合にのみ機能することができます。

有効性は、可能な限り少ない量の資源廃棄物で生産が発生することと定義されます。

職場環境では、有効性は、タスク、プロジェクト、目標、または最小限のリソース支出で達成された労働の完了です。フォーカルリソースは、従業員の時間から金銭的なコストまでさまざまです。

効率性と同様に、効果はビジネスのあらゆる側面に貢献します。効率性はビジネスの利益にとって重要ですが、その成長には有効性が不可欠です。

リソースの適切な割り当て、マインドフルな委任、および良心的なリソース使用は、効率的に運用されるビジネスシステムの主要な指標です。

効率性と生産性

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効率性、有効性、生産性は、ビジネスの成功の三大成です。3つの原則はすべて相互に関連しており、個々の概念を無視しても適切に理解することは不可能です。

以前、効率とは、最も少ない量の入力を使用して最大量の出力を生成するシステムとして定義しました。

生産性は効率的であるプロセスとして定義され、生産性は実際には効率です。生産性は時系列の出力を定量化するのに対し、効率は入力対出力を定量化します。

職場環境では、生産性は、利用可能なリソースを理想的に利用して、可能な限り多くの高品質の製品またはサービスを生産するプロセスです。

フォーカルリソースは、労働から在庫までさまざまです。特定の業種に応じて、製品、またはサービスは、ビジネス利益を生み出すものとして分類されます。

多くの企業では、利益は製品とサービスの組み合わせで得られます。サービス利益と製品利益の両方を獲得するビジネスの例は、さまざまなスタッフによってサービスが提供され、製品が提供される食品であるレストラン業界で表されます。

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ヒントとコツ

考慮すべきリソース、製品、サービスが事実上無限の可能性を秘めているため、ビジネスオーナーは、最適化プロセスを開始するための汎用的な生産性のヒントがあることを知って安心します。

業界の専門家が考慮すべき普遍的に有益なヒントとコツには、

1.時間追跡ソフトウェアを使用する-
調査によると、実際にできるのは約 17% の人しかいない時間の経過を正しく推定します。タイムトラッキングソフトウェアへの投資と実装を検討してください。

タイムトラッキングアプリは、従業員の生産性を記録し、タスクの実行にかかる時間をよりよく理解するのに役立ちます。データを分析することで、問題点を特定し、是正措置を講じることができます。

2.期限の確立-
期限は生産性にとって重要です。多くの場合、特定のタスクに費やされる時間の長さは、完了にどれくらいの時間が割り当てられているかによって異なります。

締め切りは、生産性を高めるのに十分なストレスをもたらします。現実的な期限だけが効果的であることを忘れないでください。非現実的な期限はモチベーションも効率も促進しない

3.タスクの優先順位付け-タスクの緊急度によって
To-Do リストを分類します。タスクとプロジェクトの優先順位を設定することで、従業員は組織化され、やる気があり、説明責任を果たすことができます。To Do リストを合理化することで、効率性、生産性、有効性が向上します。

4.会議を再考する-
調査によると、平均的なオフィス従業員は非生産的な会議に出席して月に31時間以上費やしています。

電子メール形式、電話会議、またはビデオ会議でチームメンバーと繰り返し話し合ったり、交渉したりできる場合は、正式な会議の代わりにそうすることを検討してください。

5.意識的に通勤-
可能かつ適切なときはいつでも従業員が自宅で仕事をできるようにすることで、不要な通勤を減らします。ビジネスの収益は、最も貴重なビジネスリソース、成功し、満足している従業員を優先する場合に利益をもたらします。

通勤する必要がある場合は、その時間を生産的に使用してください。公共交通機関を利用している場合は、時間を活用してカレンダーを見直したり、メールに返信したりしてください。

運転している場合は、時間をかけてプロジェクトをブレインストーミングしたり、現代のビジネスオペレーションを再評価したりします。

6.生物学を考えてみよう-
ウルトラジアンのリズムは120分の生物学的間隔で構成されています。最初の 90 分にはメンタルエネルギーのピークが含まれ、残りの 30 分にはメンタルエネルギーのディップが含まれています。

ウルトラジアンのリズムを最大限に活用するには、90分間隔で作業した後、30分間休みます。

90 分間連続して作業するのは難しいか、非現実的かもしれません。実際、ほとんどの人は、注意が漂う前に20〜25分間だけ集中しています

ポモドーロテクニックを使用して、それに対してではなくアテンションスパンで作業するようにしてください。ポモドーロ技法では、90分間のスプリント内で25分間の作業ごとに5分間の休息を指定します。

7.完璧主義を避ける-
完璧主義は生産性と等しくない。過度のレビューや改訂は、最も貴重なリソース、エネルギーと時間を使い果たします。

確立された期限内に良質の作品を制作することは、遅すぎるほどわずかに優れた製品よりもずっと理想的です。

従業員の効率性の向上

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効率的、効果的、生産的な従業員は、企業の最大の資産です。ビジネスの可能性と利益を増やすために、従業員を雇ったことを忘れないでください。

従業員は、必然的に顧客やクライアントに到達するトリクルダウン効果を生み出します。理想的な従業員は、より良い製品、カスタマーサービス、インタラクション、顧客とのエクスペリエンスを提供する可能性があります。

理想的でない従業員は、会社に財産を犠牲にし、ビジネスの全体的な成功を妨げる可能性があります。不健康な職場環境での心理を考えてみましょう。

より良い改善をしている従業員は、やる気のない相手が自分と同じ方法で財政的に報酬を受けているのを見ると、労働倫理を低下させることによって対応する可能性が高くなります。

業績のトップクラスの従業員は、給与や社内の地位に影響を与えないのであれば、余計な努力をしても意味がないと感じるかもしれません。

パフォーマンスの高いスタッフメンバーに報酬を与えないと、スタッフ全体のモチベーションが失われる可能性があります。このネガティブさは急速に増殖し、ビジネスの収益を急速に衰弱させます。

労働力を最適化するには、業績のよい従業員に報酬を与える必要があります。業績の低い従業員を懲らしめるよりも、それ以上ではないにしても、エネルギーと時間を費やすべきです。

従業員とポジティブなやり方でエンゲージし、ビジネスの全体的な作業環境と収益を向上させると、ビジネスオーナーとしてのあなたにとって追加のメリットがあります。

あなたの会社が成功を分かち合い、祝うことができれば、成長と継続的な改善のための事実上無限のスペースがあります。

従業員の効率を向上させる方法

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すべてのビジネスオーナーは、世界クラスの生産性、効率性、効果的な労働力を夢見ています。あなたは、ハイパーモニターやマイクロマネジメントをしなくても、頼りになる、満足し、自発的で説明責任のある従業員を持つことはとてもうれしく思います。
理想的な労働力は、ビジネスオーナーが本当に重要なことに集中する能力を提供します。つまり、企業を拡張し、自分だけが実行できるタスクに集中できます。

ありがたいことに、従業員の効率を向上させる方法はたくさんあります。

  • タスクを慎重に分割する従業員の身体的能力と精神的能力の両方を理解する説明責任パートナーを参加させる完璧主義を避ける

チームの生産性の向上

業界のリーダーは、仕事の生産性を向上させる最善の方法を理解するために、広く実践されている職場プロトコルと社会学的規範を解体し、挑戦しなければなりません。

自己管理からセルフケアまでの生産性ハッキングは、受け入れられている現代の業界標準に反して存在します。

ビジネスプロフェッショナルは、自分の非生産的、非効率的、または時代遅れのバイアスを再調査することで、大きな利益を得ることができます。

研究はこの結論を強く反映しています-

  • 1996年から2000年の間に、ストレスのために病気を患っている従業員は300%以上増加しました
  • 従業員の 75% は、今や労働者が一世代前よりも職場でのストレスを受けていると信じていると報告しています。
  • 米国の労働力の 34% だけが仕事に従事していると感じています。
  • 皮肉なことに、マイクロマネージドされた従業員が多いほど、生産性は低下します。
リモートワーカー-

  • より積極的で生産的ですより多くの時間を記録するより良いパフォーマンスを記録する病気の日数を減らすおそらく
、従業員を時計でソーシャルメディアの使用からそらすために、従業員を綿密に監督します。ソーシャルメディアの調査によると、ソーシャルメディアのパワーユーザーは、仕事での生産性が高く、マルチタスクがより効率的であり、全体的に職業的にはるかに満足して幸せであることがわかりました。

デジタル化

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業界のリーダーは、タイムトラッキングソフトウェアから通信アプリまで、さまざまなソフトウェアソリューションに投資して実装することで、効率性、有効性、生産性を向上させることができます。

実際、デジタルソリューションを導入した企業は、効率を高めています39% で。

デジタル化によるその他のメリットには、

  • 生産性の最適化コスト削減市場機会の拡大顧客満足度の向上タスクとプロジェクト完了の合理化プロジェクト管理ソフトウェア

システムには、スタッフ全員がリモートでアクセスし、更新することができます。

適切なトレーニングを提供し、トラブルシューティングのニーズについてスタッフに手を差し伸べるように促すことで、すべての従業員がプロジェクト管理ソフトウェアを効率的に利用できるようにします。

主なポイント

  • 離職した従業員の費用は年間483~6050億ドルです


  • 効率は、最も少ない量のインプットを使用して最高量のアウトプットを生成するシステムです。

    職場では、効率性には、個々の従業員が単一の就業日に達成したタスクと労働、およびチームまたは部門によって完了したタスクと労働の両方が含まれます。


  • 効率的な従業員はチーム全体を立ち上げ、ビジネスの収益にプラスの影響を与える一方、非効率的な従業員はビジネスをダウンさせます。


  • 有効性は、可能な限り少ない量の資源廃棄物で生産が行われることです。職場では、有効性は、可能な限り最小の資源支出で達成されるタスク、プロジェクト、目標、または労働の完了です。


  • 効率性、有効性、生産性は、成功するビジネスの三つ組を構成します。


  • 生産性は時系列の出力を定量化するのに対し、効率は入力対出力を定量化します。生産性は実際には効率であり、効率的であるプロセスです。

    職場環境では、生産性は、可能な限り高品質の製品またはサービスを最大限に生産するために、利用可能なリソースを最も理想的に利用するプロセスです。


  • 効率的、効果的、生産的な従業員は、企業にとって最大かつ最も貴重な資産です。


  • 業界リーダーは、仕事の生産性を向上させるために、広く実践されている職場プロトコルと社会学的規範を解体し、挑戦する必要があります。

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